Организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве

 

2.4. Анализ организации  и проведения экспертизы ценности  документов в ЗАО «Строительная  Компания «Дружба». 

 

Экспертиза ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» на стадии делопроизводства проводится:   ?  при составлении номенклатуры дел и формировании дел;   ? в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; ? при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК входят: начальник общего отдела, юрист, секретарь-референт Генерального управления.     ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.    В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.   ЭК осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности» («ДМН»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.    Отбор документов для постоянного хранения и уничтожение проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. 
  В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.       После проведения экспертизы ценности документов составляются акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты  сверяются с номенклатурой дел, и проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количество дел.   Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.   Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.  
Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Строительная Компания «Дружба»  обладает рядом недостатков:  
? встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; 
? отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства (инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии); 
? не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора; 
? отсутствует номенклатура дел Компании;    
В связи с тем, что в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.   
Цель проведения экспертизы ? освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.  
Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей ЭК.   
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты: 
1. Общие положения.   Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия. 
2. Основные задачи экспертной комиссии.      
3. Основные функции.    
4. Права экспертной комиссии.    
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.   
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации.   В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:    
?  во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение;      
? во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

 

Заключение

Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий  и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и  практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После  использования этой информации в  оперативных целях такие документы  теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы  сохраняют свое значение в течение  ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы  должны храниться постоянно.

Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений  об установлении сроков ее хранения. После  этого информация может быть уничтожена или определена на временное (до 10 лет) либо постоянное (свыше 10 лет) хранение в зависимости  от необходимости ее практического использования. Собственно в этом и состоит задача экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает  состав и содержание документов организации  на основании критериев ценности документов в целях определения  сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Работа по подготовки документов к последующему хранению и использованию, отбору документов на постоянное хранение является завершающим этапом процесса делопроизводства и включает: экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описи дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в ведомственных  архив. 

 Экспертиза ценности  документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в  длительном хранении, то используют  средства для долговременного  хранения документов, а при небольшом  сроке целесообразно применять  средства оперативного хранения  документов. 

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

 

  

 

Список использованных источников и литературы 

 

1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. – М.: ИПК Издательство  стандартов, 1998.

2. Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

3. Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти : утв. приказом Министерства и  массовых коммуникаций РФ культуры  от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2005.

4. Об архивном деле  в Российской Федерации : федер.  закон от 22 октября 2004 г. № 125. – М., 2004.

5. О Центральной экспертно-проверочной  комиссии при Федеральном архивном  агентстве : положение от 02 мая  2007 г. № 22. – М., 2007.

6. Альбрехт Б. В. Экспертиза  ценности документов / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера.  – 2003. – № 11. – С. 39-43.

7. Альбрехт Б. В. Экспертиза  ценности документов / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера.  – 2003. – № 12. – С. 39-43.

8. Андреева, В. И. Экспертиза  ценности документов / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера.  – 2008. – № 5. – С. 32-35.

9. Андреева, В. И. Передача  документов на архивное хранение / В.И. Андреева // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2008. – №  9. – С. 44-47.

10. Быкова, Т. А. Подготовка  документов к последующему хранению  и использованию: учебно-методическое  пособие / Т. А. Быкова,  Е. М. Емышева. – М. –  МИФИ, 1996. –  68с

11. Вялова, Л. М. Положение  об экспертной комиссии организации  / Л. М. Вялова // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – №  11. – С. 29-32.

12. Вялова, Л. М. Положение  об экспертной комиссии организации  /Л. М. Вялова // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2006. – №  12. – С. 30-33.

13. Зверева, Н. А. Рекомендации  по организации работы архивной  службы / Н. А. Зверева // Справочник  секретаря и офис-менеджера. –  2004. – № 3. – С. 41-47.

14. Зверева, Н. А. Экспертиза  ценности документов / Н. А. Зверева  // Справочник секретаря и офис-менеджера.  – 2005. – № 9. – С. 37-40.

15. Зверева, Н. А. Экспертиза  ценности документов / Н. А. Зверева  // Справочник секретаря и офис-менеджера.  – 2005. – № 10. – С. 37-42.

16. Зверева, Н. А. Экспертиза  ценности документов. Особо ценные  документы предприятия / Н. А.  Зверева // Справочник секретаря  и офис-менеджера. – 2007. – №  10. – С. 36-44.

17. Кошелева, Е. А. Проведение  экспертизы ценности документов /Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. – 2008. – № 11. – С. 42-45.

18. Кузнецова, Т. В. Секретарское  дело / Т. В. Кузнецова – М.: ЗАО  «Бизнес- школа «Интел-Синтез», 2001. – 328 с.

19. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова – М.: ООО  «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

20. Кузнецова, Т. В. Как  провести экспертизу ценности  документов и установить сроки  их хранения / Т. В. Кузнецова. //Жилищное  право. – 2006. – № 2. – С. 60-65

21. Кудряев, В. А. Организация  работы с документами: учеб. для  вузов / В. А.  Кудряева. – М.:ИНФРА – М, 2003.– 592 с.

22. Пшенко, А. В. Документационное  обеспечение управление: учеб. пособие  / А. В. Пшенко. – М.:ФОРУМ:ИНФРА-М  – М, 2002.– 256 с.

23. Стенюков, М. В. Секретарское  дело / М. В. Стенюков. – М.: «  Издательство ПРИОР» – М, 2001. –   192 с.  

24. Энциклопедия делопроизводства. Экспертиза ценности документов [Электронный ресурс]. – Режим  доступа: www.termika.ru