Организация секретарской деятельности

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стрем­ление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;

вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности се­кретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

В разделе может быть представлена схема рабочего места секре­таря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

копировальные средства и аппараты;

офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне ав­томатизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень не­большом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не ска­заться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точ­ное отображение звуковой информации.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуют­ся секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при боль­шом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, на­пример телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переме­нам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

постепенное вхождение в работу;

ритмичность труда;

обязательное чередование труда и отдыха;

планирование работы.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в лю­бом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования — это наличие в ра­боте секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназна­ченной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дуб­лирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что на­иболее благоприятное время для выполнения творческих или труд­ных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и цо второй половине дня, от 14 до 17 часов, рабо­тоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется пла­нировать на одно и то же время рабочего дня, например обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Приведем пример раздела обучающей инструкции о структуре затрат рабочего времени секретаря на выполняемые им операции.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередно­го решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем днев­нике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограм­мы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей инфор­мационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соот­ветствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с ука­занием руководителя. Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению опреде­ленных мероприятий.

21. Если руководитель остается работать после окончания рабо­чего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок"свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

В разделе обучающей инструкции «Документация» не только перечисляются все виды документов, с которыми работает секретарь, но даются также правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т.п. В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией с внешними и внутренни­ми «корреспондентами» (подразделениями, ответственными испол­нителями, вышестоящими организациями и др.):

В отдельной таблице можно зафиксировать все информацион­ные связи секретаря и руководителя.

Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Вза­имоотношения секретаря» и «Ответственность» принципиально не отличаются от должностной инструкции, их анализ не дается.