Основные этапы составления номенклатуры дел

 
 
 
 
 
 
 
 

Оглавление

1.  Введение …………………………………………………………………...3

1. Понятие номенклатуры дел……………………………………………… 4
2. Виды номенклатуры дел ………………………………………………… 4
3. Порядок составления номенклатуры дел ………………………………. 5
4. Порядок пересмотра номенклатуры дел ………………………………... 6
5. Правила оформления номенклатуры дел ……………………………….. 7
6. Порядок формирования дел в организации ……………...……………. 13
7. Заключение ……………………………………………………………… 16
8. Список литературы ……………………………………………………... 17

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение

      Документы, посвященные определенному вопросу или участку организации, после исполнения группируются в дело.

      Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависят оперативность  работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для устранения сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно. Форма номенклатуры дел дается в Основных правилах работы архивов организаций.

      Свои  номенклатуры дел подготавливают все  структурные подразделения. Ответственность  за разработку сводной номенклатуры дел возлагается на канцелярию или  на секретариат. Сводная номенклатура дел включает номенклатуры дел всех подразделений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Понятие номенклатуры дел

      Номенклатура  дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в делах (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до  лет включительно) хранения.

      Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

      Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). 

      Виды  номенклатуры дел.

      Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

      Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

      Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учрежденной с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

      Порядок составления номенклатуры дел.

      Составлению номенклатуры дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их составление видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

      Работа  по составлению номенклатуры дел, как  структурных подразделений, так  и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как  правило, включает изучение их организационной  структуры и направленной, а также  комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определятся принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

      Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включается в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

      После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

      Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК) ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

      Номенклатуры  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

      Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в  качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. 

      Порядок пересмотра номенклатуры дел.

      Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

      Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

      Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

      При составлении номенклатуры дел следует  руководствоваться уставом или  положением об организации, положениями  о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатура дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. 
 
 
 

      Правила оформления номенклатуры дел.

      В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражаются все документируемые  участки и вопросы деятельности организации.

      В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих организаций, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

      Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел  кадров и т.п.).

      Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим  образом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Образец оформления номенклатуры дел

      Наименование  организации                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                            Должность руководителя

      НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                            ________  _________________

                                                                             Подпись   Инициалы, фамилия

      _________  _________________                 ____________________

         Дата            Региср. номер                                      Дата 

      На ________________ год

 

      Наименование  структурного подразделения  организации

1. (Указывается заголовок                                        (Указывается срок

дела)                                                                        хранения)

2. и т.д.

                      Наименование структурного подразделения

      02-01

      02-02 и т.д.

 

      Должность руководителя,

      отвечающего за составление 

      номенклатуры  дел                             Подпись             Инициалы, фамилия

        В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого (направлений деятельности) дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дела обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

      В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

      Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.п.).

      В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, нутрии частей).

      Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дел, и их взаимностью.