Основные этапы составления номенклатуры дел

      Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

      Заголовки дел, заведенных по географическому  и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

      Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

      Не  допускается употребление в заголовке  дела неконкретных формулировок («разные  материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных  синтаксических оборотов.

      Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

      Состав  элементов заголовка дела, располагаемых  в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

      В заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных  последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

      Пример: «Документы о проведении научных  конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

      Термин  «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу.

      Пример: «Документы к протоколам заседания  коллегии министерства».

      Заголовки дел по вопросам не разрешенным в  течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

      Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

      В графе 3 номенклатуры дел указывается  количество дел (томов, частей). Она  заполняется по окончании календарного года.

      В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

      При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых  не предусмотрен типовым или ведомственным  перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по предоставлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

      В графе 5 «Примечание» в течении всего  срока действия номенклатуры представляются отметки о заведении дел, о  переходящих делах, о выделении  дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для  продолжения и др.

      По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел  организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел представляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Пример.

      Итоговая  запись о категориях и количестве дел,

      заведенных в 2010 году

 
 

      Постоянного

      Временного

      (свыше  10 лет)

      Временного 

      (до 10 лет включительно)

      ИТОГО

 
 

      Должность руководителя            Подпись                 Инициалы, фамилия

 
 

      Должность руководителя,

      отвечающего за составление

      номенклатуры  дел                        Подпись                  Инициалы, фамилия

 

      СОГЛАСОВАНО:

      Зав. госархивом

      ________________ района          Подпись                   Инициалы, фамилия

 
 

      В настоящее время действуют два типовых перечня:

      1. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182, согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии от 12 декабря 2006 года.

      2. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года.

 

      Порядок формирования дел  в организации.

      Формированием дел называется группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

      В дело помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

      Дела  формируются в организациях при  централизованном ведении делопроизводства – службой ДОУ организации, при централизованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

      Формирование  дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и  соответствующего государственного архива.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования:

      документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные  дела;

      включать  в дело по одному экземпляру каждого документа;

      группировать  в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

      дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

      Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются  в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

      Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они  относятся.

      Приложения  объемом свыше 250 листов составляют отдельно том, о чем в документе делается отметка.

      Распорядительные  документы группируются в дела по видам хронологии с относящимися к ним приложениями:

      уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

      приказы по основной деятельности группируются отдельно от  приказов по личному  составу;

      приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела;

      поручения вышестоящих организаций и документы  по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

      утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

      документы в личных делах располагаются  в хронологическом порядке по мере их поступления;

      лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные  дела и располагаются в них  по алфавиту фамилий;

      предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все  документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений  граждан по личным вопросам;

      переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

 
 
 
 
 
 

      Заключение.

      Документы архивного фонда РФ, отнесенные к  государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

      В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений  или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

      В зависимости от объема документов архив  создается как самостоятельное структурное подразделение организаций или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Номенклатура дел является неотъемлемой частью документооборота.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Список  литературы.

      1 Айман Т.О. Делопроизводство образцы  документов - 3е издание, - М.: РИОР 2008  279с.

2. Делопроизводство/ под редакцией Е.Л. Кузнецовой – 2е издание, переработанное и дополненное – М.: ИНФРА-М, 2003. 423 с.

      3  Кирсанова М.В. Делопроизводство: Учебное пособие – 3 издание – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. 303 с.

      4  Основные правила работы архивов организации Росархив, ВНИИДАД, М., 2006 152 с.: – под редакцией А. Лиозновой. Одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002