Основные положения по документированию управленческой деятельности

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ»

 

 

 

 

 

Контрольная работа 

Документирование управленческой деятельности

 

Основные положения по документированию управленческой деятельности

 

 

 

 

                                                                                           

 

 

                                                                                                  

 

 

 

                                                                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                     Выполнил: студент 4 курса

                                                                                       гр. 0608 

                                                                                                     Садовина Елена Сергеевна

 

 

                                                                        Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                               Санкт-Петербург

2011г.

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………..3

1. Понятие о документах  и способах документирования……………….....4

2. Основные положения  по документированию управленческой  деятельности…………………………………………………………………....7

3. Виды документов  и их классификация…………………………………....13

4. Правила оформления управленческих документов……………………....15

Практическая часть……………………………………………………………21

Заключение…………………………………………………………………….29

Список использованной литературы………………………………………....31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный и упорядоченный  характер. Для большинства российских государственных организаций и  коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения  делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить  эффективность деятельности предприятия. В рамках ДОУ предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс  влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда  работников.

Организация работы с документами  является важной составной частью процессов  управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность  и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования  унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе  создания и оформления документов и  в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает  экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

 

 

 

1. Понятие  о документах и способах документирования

 

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Запись информации на различных носителях по установленным  правилам называется документированием  и представляет собой процесс  создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать  действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать  общегосударственные правила составления  и оформления документа. Ответственность  и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ  по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

Официальный документ - документ, созданный юридическим  или физическим лицом, оформленный  и удостоверенный в установленном  порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной  или общественной деятельности, то он считается документом личного  происхождения.

Документы выполняют  ряд важных функций:

• информационную, являются носителем и источником информации;
• управленческую, позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
• правовую, служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
• коммуникативную, помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
• учетную, накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
• социальную, отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
• культурную, являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
• историческую, являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые  управленческие документы “обслуживают”  определенные управленческие функции. Например: планирование, бухгалтерский  учет, финансирование, отчетность, оперативное  управление, обеспечение кадрами  и т. п.

Документы, относящиеся  к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие  функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Унификацией документов - приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унифицированная форма документа  – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с  решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют  не только отдельные документы, но и  системы документации в целом. Унифицированная  система документации – это система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним  из методов их стандартизации.

Стандартизация  – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях  их добровольного многократного  использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение  конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность  видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных  правил придания документам юридической  силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения  специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и  организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или  документационным обеспечением управления.

 

2. Основные  положения по документированию  управленческой деятельности

 

Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях  и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также искусственных  языках с использованием новых носителей (диски, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения Управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы  документации - это комплекс взаимоувязанных  документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности. УСД  предназначены для использования  как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным  документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации  исполнения постановлений, решений  и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа  в каждой организации, принявшей  этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных  подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может  быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться  с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются  замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, на советах, собраниях, совещаниях, фиксируются  в протоколах. Протоколы оформляются  на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов  докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.