Основные положения по документированию управленческой деятельности

Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Фирменный бланк — бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка — А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки других форматов.

Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки могут  быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа  и общий бланк. Установлено два  формата бланков: А4, А5.

Бланки каждого  вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Как уже отмечалось, расположение реквизитов на бланках и их размеры  приведены в прил. 1.1 и 1.2.

Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита 08. реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита  равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

Реквизит об (наименование организации - полное, сокращенное или  аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.

Общий бланк в  зависимости от документов организации  содержит следующие реквизиты: Государственный  герб РФ, наименование организации.

На бланке письма указываются такие реквизиты: 01 (02 или 03), 04,05,06,08,09. При необходимости  на нем проставляются ограничительные  отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к  тексту.

Бланк конкретного  вида документа включает следующие  обязательные реквизиты: Государственный  герб РФ, код организации, место составления  или издания документа. Можно  сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления  или издания документа, заголовка  к тексту, отметки о контроле.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств  оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые  вносится машинописный текст, должны располагаться  на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машинок.

Ограничительные отметки  для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков  или других обозначений. Допускается  наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа  на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Формуляр документа – бланк, модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Для оформления документа  какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются  не все реквизиты, перечисленные  выше, а только некоторая часть  из полного списка. Причем какие  именно реквизиты следует оформлять  на документе данного вида и в  какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа  строго определено стандартом.

Формуляр – образец  – совокупность расположенных в  определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации.

Формуляром документа  называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной  стандартом последовательности.

Таким образом, можно  говорить о формуляре акта, формуляре  протокола, формуляре приказа и  т.д.

Например: Формуляр заявления состоит из следующих  реквизитов:

• Адресат (должность, включающая полное наименование организации, Ф.И.О. в дательном падеже);
• адресант (должность, Ф.И.О. в родительном падеже, без предлога «от»);
• наименование вида документа;
• текст;
• дата;
• подпись.

Практическая  часть

АКТ

на списание испорченных бланков

трудовых книжек

 

 

г. 2010__________________ "19"_мая_ _2010 г.

 

Нами начальник отдела кадров Шишкина  Н.Г., Заместитель начальника отдела кадров Шустина Н.М., главный специалист Шаповалова Г.Г.______

(перечисляются должности, инициалы  и фамилии членов

комиссии по списанию бланков)

__________________________________________________________________

составлен настоящий акт о том, что за период с 01.01.2010_____________

по 19.05.2010_________на Открытое акционерное  общество «Радуга»

(полное наименование предприятия)

испорчено ошибочное написание  фамилии работника______________

(подробная причина порчи)

_______3____________ штук три _________________ бланков трудовых

(количество) (количество прописью)

книжек (вкладышей к ним), которые "_20__"__мая________ 2010_____ г.

уничтожены  путем сожжения.

Подписи членов комиссии

__ Шишкина  Н.Г ___________

__ Шустина  Н.М. ____________

__ Шаповалова  Г.Г.__________

____________________________

Протокол. Образец (форма)

 

ОАО Радуга

ПРОТОКОЛ

 

"_20_"__мая______ 2010__ г.

№ _75/5/145__________

2010г. ______________

 

Производство  товара__________________________________________

(заголовок)

Председатель - Иванов И.И.____________________________________

Секретарь - Приходько Т.И.____________________________________

Присутствовали: начальник цеха Ветров Н.Н., главный  инженер Петров Е.Н.,менеджер по продажам Пупкин С.Н., аналитик Сидоров А.А.,_______

(должности,  фамилии, инициалы в алфавитном  порядке)

Приглашенные: ______________________________________________

(должности,  фамилии, инициалы в алфавитном  порядке)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. Выпуск  новой упаковки для шоколада__________________________

2. Рынок  сбыта ________________________________________________

__________________________________________________________________

 

СЛУШАЛИ:

 

Директор  ОАО «Радуга» Иванов И.И. ____________________________

(должность,  фамилия, инициалы) (содержание доклада)

начальник цеха Ветров Н.Н _____________ Современные рынки и товары____

(должность,  фамилия, инициалы) (содержание доклада)

__________________________________________________________________

(должность,  фамилия, инициалы) (содержание доклада)

__________________________________________________________________

(должность,  фамилия, инициалы (содержание доклада)

__________________________________________________________________

(должность,  фамилия, инициалы) (содержание доклада)

 

ПОСТАНОВИЛИ:

 

1. Принять  новую упаковку для товара______________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 

Председатель ________________ /Иванов И.И. /

(подпись) (фамилия, инициалы)

 

Секретарь ________________ /Приходько Т.И./

(подпись) (фамилия, инициалы)

 

В дело № _100____

"_20_"_мая_______ 2010__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

М.П. УТВЕРЖДАЮ

Руководителю  предприятия

_________Иванову  И.И._______

_____________________________

(подпись,  фамилия и инициалы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример докладной записки

 

Директору

ОАО «Радуга»

Иванову И. И.

Докладная записка

17.03.2010 № 12

г. Барнаул

 

О замене компьютера

Довожу до Вашего сведения, что  в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая  имеет ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.

Менеджер по персоналу Н.И. Бойко

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец оформления делового письма

 

 

 

 

 

 

 

 

300024 Россия, г.Тула                                                                                                              

ул. Ак. Павлова д.52

Тел.Факс. (4852) 34-56-25,

Тел. 34-65-82, 34-56-25

Общество с ограниченной  ответственностью

«Авангард»

 

Исх.№ 43/03

От 20 марта 2010г.

 

 

 

Справка

Дана Иванову Константину Николаевичу в том, что он работает в ООО «Авангард» в должности старшего менеджера с 15.02.2008г. со среднемесячным окладом 15000руб.

Патрушев  Ю.В. в период с 01апреля  по 14 апреля 2010 года будет находиться в отпуске  с сохранением рабочего места.

Справка дана для предоставления по месту требования.

 

29марта 2010г.

 

 

Директор                                                                           Н.Н. Калинин

Начальник отдела кадров                                                Т.В. Серегина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Эта справка  напечатана на фирменном бланке ООО  «Авангард», содержит все реквизиты  фирмы: адрес, телефон, факс, адрес электронной почты. Справки составляются в произвольной форме, но обязательные составляющие, как должность работника, которому выдаётся эта справка , его ФИО,  присутствуют. Справка с места работы, должна быть заверена круглой печатью предприятия и подписями директора, и желательно бухгалтера. В данном случае вторая подпись начальника отдела кадров. Также, эта справка проиндексирована, на ней стоит исходящий номер и через дробь индекс структурного подразделения, в которую направлен документ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Для документационного обеспечения  работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной  структуры управления предусматривается  делопроизводственная служба. В нормативных  документах службу делопроизводства в  настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного  обеспечения управления (ДОУ). Службу документационного обеспечения  на разных уровнях управления и в  зависимости от масштабов организации  именуют по-разному: для министерств (ведомств) - управлением делами, для  исполнительных органов власти - общим  отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта  и 2-3 делопроизводителей.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации  форма работы с документами. Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших  организационных документов относятся  Положение о службе (канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные  инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.

Документооборот - это движение документов в организации и за ее пределами  с момента подписания до уничтожения  или помещения в архив, где  документ находится в состоянии  покоя и не участвует справочно-информационной системе. Основными принципами организации  документооборота являются следующие: