Содержание 

Введение 3

1. Основные понятия  документирования. 4

2. Кодирование информации. 5

3. Классификация способов  и средств документирования. 7

Заключение 13

Список  использованной литературы 14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

     Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом, для ее передачи во времени  и пространстве.

     Документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

     Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен  следующий термин.

     Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых  от формы их представления.¹

     Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

     В последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

1. Основные понятия документирования.

     Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств  фиксирования информации на материальном носителе. Документирование - совокупность методов, способов и процессов создания документов.

     Документирование - это запись информации на различных  носителях по установленным правилам. В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются  либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.²

     Носитель  документированной информации –  материальный объект, используемый для  закрепления и хранения на нем  речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде.

     Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

     Средства  документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся  пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео  техника.

     Способ  документирования - это действие или  совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и  другие способы документирования).

     Методами  документирования определяется специфика  знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты  создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

2. Кодирование информации.

     Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

     Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

     Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых  информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

     Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

     Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

     Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

     Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и  декодирования.

     Системе кодирования информации свойственны  следующие отличительные черты:

• код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы - неизменность, однотипность и определенность;
• код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;
• кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой - смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный - система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный - система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;
• выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;
• информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;
• чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять - понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.³

     Выработка коротких кодов - важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем, является Бейсик (британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык).

3. Классификация способов и средств документирования.

     Запись  информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения  информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают  рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

     Рукописный  способ.

     Первым  способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

     С изобретением пишущей машинки и  началом ее промышленного производства (1867 г.) появилась машинопись как  способ текстового фиксирования. Она  вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей  машинке, считается рукописью, или  машинописной рукописью. В настоящее  время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены  машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.

     Печатный  документ.

     Потребность в более широком распространении  информации нашла свое выражение  в механизированном размножении  фиксированных сообщений. Новый  технологический прием фиксации и размножения письменного документа  осуществлялся посредством печатного  станка, а затем и других средств  полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента  для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного  пресса. Переход к тиражному размножению  книг был качественным скачком в  истории книжного дела и всей мировой  культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении  текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или  других средств массового размножения  документов. На печатном документе  запись информации производится преимущественно  путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением  и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью  копировально-множительной техники. К  процессам оперативного размножения  документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря  полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

     Механический  способ.

     В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления  перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения  физического состояния поверхности  или структуры носителя. Различают  термопластическую - осуществляемую путем  нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний  резца параллельно к поверхности  носителя записи; глубокую - при которой  направление колебаний резца  перпендикулярно к поверхности  носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

     Фотокино–видеодокументирование.

     Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к  возникновению фотографии, звукозаписи  и т.д., а также к использованию  телеграфа, фототелеграфа, факса и  т.д. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность  фотографический процесс, названный  дагерротипией.

     Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при  помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации.⁴ Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.

     В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных  на кинопленке изображений.

     В начале XX в. появилась магнитная  запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения  состояния носителя записи или его  отдельных частей при воздействии  сигналов записываемой информации. Различают  запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую  запись.

     Существует  также электромагнитная и магнитооптическая  запись. Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную  любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.