Документы на машинных носителях.

     В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического  или близкого к нему диапазона  излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

     Документы, содержание которых полностью или  частично выражено перфорациями, матричной  магнитной записью, матричным расположением  стилизованных знаков и т.д., приспособленные  для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми  документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного  документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а  лишь дополняет их.

     Постоянное  расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению  все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными  и печатными.

     Текстовое документирование.

     В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно  выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это  документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом  письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

     Стенография.

     Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

     Техническое документирование.

     Особого внимания заслуживает техническое  документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические  документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного  и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий  и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы  ведут записи процессов труда, средств  производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и  др.) Это также документация, связанная  с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

     Нотный  документ.

     Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается  в закреплении. Задолго до возникновения  каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это  при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой  систему - нотную запись.

Заключение

     Понятие "документ" теснейшим образом  связано с понятием "информация", т.к. документ является её основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем  больше надо школ, больниц, клубов, магазинов  и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек  в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В  условиях рыночных отношений, когда  очень быстро меняется экономическая  ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том  случае, если они вовремя знают  что, когда и почем. Информация давно  стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем  информации выступает документ.

     Всегда  документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере.

     Способы документирования информации и формы  передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в  использовании. 

Список  использованной литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
2. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами учебник - М. ИНФРА-М, 1998. - 575 с.
3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М. БИНОМ, 2001. - 400 с.
4. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991. - 270 с.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.
6. Электронная версия электронного гиперссылочного пособия http://cde.osu.ru/demoversion/course123/3_2.html