Основы делопроизводства

     Печатают  с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Текст документа

     Текст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках  формата А5 печатают с межстрочным  интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.

Отметка о наличии приложения

     Реквизит  отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го  знака ( от границы левого поля) в виде:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

     Если  вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз.

                        2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.

Подпись

     Реквизит  Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки  подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии  приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

Гриф  согласования

     Реквизит  Гриф согласования состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, наименования должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

Печать

     Реквизит  Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами.   Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск  печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе

     Отметка об исполнителе включает фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров 

924 45 67

или

Петров  Иван Васильевич

924 45 67

Заключение

     Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

     В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют  не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

     Информационные  технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое  реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача, может быть выполняться с помощью интерфейса «Проводник».

     Не  менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение  документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

     Уровень автоматизации делопроизводства существенно  повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью.  Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая  государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

     Документы, поступившие в организацию по каналам эл.почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).  В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы 

1. ГОСТ Р 6.30-2003  «Требования к оформлению документов».
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Утверждена Приказом Федеральной архивной службы России N 68 от 27.11.2000

Интернет  источники:

   4. Сайт основы делопроизводства:

http://uchcom.botik.ru/educ/clerk/Office-work/office-work.ru.html