Отчет о преддипломной практике D МУП «Йошкар-Олинская ТЭЦ-1»

    Министерство  образования и науки Российской Федерации

    Федеральное агентство по образованию

    Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

    высшего профессионального образования

    “МАРИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ”

    (МарГУ) 

    ФАКУЛЬТЕТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ

    Кафедра международного менеджмента и маркетинга 
 

    Отчет о преддипломной  практике

    Специальность 032001.65 – Документоведение и ДОУ  Группа ДО-51 
 
 

    Автор _____________________ Е.А. Инюшкина

    подпись, дата

    Руководитель _____________________ З.Ф.Куваева

    подпись, дата 
 
 

    Йошкар-Ола, 2011

    Содержание 

Введение…………………………………………………………………………..3

I.  Основные сведения о предприятии МУП «Йошкар-олинская ТЭЦ-1»…..5

II. Отдел документационного обеспечения управления МУП «Йошкар-Олинская ТЭЦ-1»……………………………………………………………….. 7

III. Документирование управленческой деятельности в МУП «Йошкар-олинская ТЭЦ-1»………………………………………………………………11

VI. Заключение………….……………………………………………………… 17

V. Конспект статьи: Изменения в оформлении документов согласно новым методическим рекомендациям………………………………………………….18

Список использованной литературы и источников…………………………...20

Приложение 1. Номенклатура дел ЗАО Маритурист»…………………..……21

Приложение 2. Бланк итоговой записи о категориях и количестве дел……..28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    Я – Инюшкина Екатерина Андреевна, студентка специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления», в период с 26 сентября по 22 октября 2011 года проходила практику в ЗАО «Маритурист».

    Более 40 лет ЗАО «Маритурист» занимается туристско-экскурсионной деятельностью, кроме того, данное общество положило начало развитию туристической отрасли в нашей республике. Имея многолетний опыт работы, сотрудники ЗАО «Маритурист» всегда готовы помочь в решении самых сложных запросов своих клиентов, уделяя при этом большое внимание качеству предлагаемых услуг, имиджу компании, учитывая отзывы и пожелания своих клиентов, а также партнеров.

    Цель  преддипломной практики – изучение состава видов служебных документов, используемых в документировании деятельности конкретной организации, порядка и особенностей их оформления, а также сбор материала для выполнения выпускной квалификационной работы.

    Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: 

• рассмотрение теоретических аспектов автоматизации документационного обеспечения предприятий;
• знакомство с организационной структурой учреждения;
• изучение функций, задач, основных видов деятельности учреждения;
• анализ документооборота;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
• внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

    Объектом исследования выступает ЗАО «Маритурист». Предметом исследования является процесс документирования в коммерческой организации на базе «Маритурист».

    Источниками для написания работы послужили Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и других. 
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия», источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы ЗАО «Маритурист»: Устав фирмы; должностные инструкции сотрудников; приказы и указания руководства ЗАО «Маритурист» и другие материалы. 
Во время проведения исследования использовались как теоретические, так и аналитические методы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    I.  Основные сведения о предприятии ЗАО «Маритурист».

    На  основании Закона РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности», Постановления Совета Министров РСФСР №601 от 25.12.90 «Об утверждении положения об акционерных обществах», учредительного договора между Марийским туристским производственным объединением «Маритурист» и Российской Ассоциацией социального туризма от 30.11.92 и Постановления главы администрации города Йошкар-Олы №1577 от 16.12.92 образовано акционерное общество закрытого типа «Маритурист» (ЗАО «Маритурист»).

    Основные  цели деятельности общества: получение  прибыли, а также наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, организаций и граждан в продукции (работах, услугах), производимой обществом, в соответствии с уставными видами деятельности.

    Для достижения поставленных целей общество осуществляет следующие виды деятельности:

• организация и оказание туристических и экскурсионных и сопутствующих им видов услуг;
• оказание услуг по проживанию;
• аренда зданий и сооружений с целью организации в них туристических гостиниц, комплексов, бюро путешествий и экскурсий;
• развитие индустрии отдыха и развлечений, внутреннего и международного туризма, включая комплектование туристических групп за рубеж, оформление загранпаспортов и выездных виз, обслуживание иностранных туристов и граждан;
• рекламно-издательская деятельность;
• оказание услуг по аренде помещений и зданий;
• изучение конъюнктуры рынков, оказание маркетинговых, консалтинговых, информационно-рекламных услуг и т.д.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    II. Отдел кадров в ЗАО «Маритурист»: структура и основные функции.

    Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением ЗАО «Маритурист», который находится в непосредственном подчинении у генерального директора.

    Отдел кадров создан для обеспечения организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

    В своей деятельности отдел руководствуется действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами в области ДОУ, приказами и распоряжениями генерального директора, инструкцией по делопроизводству. Деятельность работников Отдела кадров регламентируется должностными инструкциями.

    В состав Отдела кадров входят:

• секретариат – 1 чел.;
• канцелярия – 1 чел.;
• начальник отдела кадров – 1 чел.

    Секретариат обеспечивает организацию своевременного рассмотрения руководством поступающих документов, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам; организует работу по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

    Канцелярия  осуществляет своевременную регистрацию  документов, регулирует ход исполнения документов, контролирует прохождение  и исполнение документов в установленный  срок.

    Персонал  Отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

    Численность состава отдела устанавливается штатным расписанием, утвержденным генеральным директором ЗАО «Маристурист» в пределах нормативной численности.

    Основными задачами начальника Отдела кадров в  ЗАО «Маритурист» являются:

• подбор и расстановка кадров;
• учет личного состава и ведение кадровой документации;
• контроль соблюдения дисциплины труда;
• повышение квалификации работников;
• проведение аттестации;
• формирование кадрового резерва;
• контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников;
• поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

             Кроме того начальник Отдела кадров регулирует весь документооборот в организации, осуществляет контроль за правильностью формирования дел, составления документов, а также всей текущей деятельности канцелярии и секретариата.

          Организационная структура  Отдела кадров приведена на рис. 1 

    

    Рис. 1 Организационная структура Отдела кадров ЗАО «Маритурист» 

III. Документирование управленческой деятельности в ЗАО «Маритурист». 

    Движение  документов в ЗАО «Маритурист» с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

    Документирование  управленческой деятельности заключается  
в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.  
К управленческим документам относятся приказы, распоряжения, протоколы, акты, письма, положения, инструкции и другие документы, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в пределах их компетенции. Они готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах предприятия и рассматриваются теми должностными лицами, которым они направлены.

    Предприятие также ведет переписку с другими  организациями, а также с гражданами в пределах своей компетенции. Ведение  переписки с предприятиями и  организациями по вопросам, связанным  с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет руководство по представлению руководителей структурных подразделений. Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции. В случае необходимости срочного исполнения текст документа передается по факсу, электронной почте или в виде телефонограммы.

    При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью компьютерных средств, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа, и правильном их оформлении. В целях унификации используемых форм документов и эффективного использования средств вычислительной техники при создании документов на предприятии устанавливаются единые правила оформления документов.

    Технологическая цепочка движения и обработки  документов в рассматриваемой организации состоит из следующих этапов: