Отчет о преддипломной практике D МУП «Йошкар-Олинская ТЭЦ-1»

    - приема и первичной обработки;

    - предварительного рассмотрения  и распределения;

    - регистрации документов;

    - направления на исполнение и  исполнения документов;

    - оформления и удостоверения документов;

    - отправки.

    1. Прием и отправка 

    Прием и отправка документов в ЗАО «Маритурист» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи, электронная почта используется мало.

    Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками секретариата. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно отделу кадров (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта. 

    2. Регистрация 

      Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения.

      Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

      Регистрируются  документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые  – внутренние и отправляемые.

      Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

      Документы регистрируются один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение он повторно, не регистрируется. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, обязано сообщить об этом для последующей отметки в журнале регистрации.

      Регистрационный номер документа – это  порядковый номер по журналу регистрации (исходящего или входящего).

      Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается  следующий состав основных реквизитов регистрации:

• дата;
• регистрационный номер;
• наименование организации (автора или корреспондента), адрес;
• дата документа;
• исходящий номер;
• краткое содержание;
• автор резолюции;
• резолюция;
• срок исполнения;
• ответственный исполнитель;
• подпись сотрудника, получившего документ, дата получения.

      Состав  обязательных реквизитов регистрации  в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• внутренней переадресацией документов по исполнителям,
• количеством листов документа,
• наличием приложений,
• промежуточными сроками исполнения,
• переносом сроков исполнения,
• сроком хранения документа.

 

    3. Контроль исполнения 

    Контроль  исполнения в ЗАО «Маритурист» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

    При постановке документа на контроль проставляется  штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем  углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

    Документы в ЗАО «Маритурист» подлежат исполнению в следующие сроки:

    - с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

    - без указания конкретной даты  исполнения, имеющие в тексте  пометку "срочно" - исполняются  в 3-дневный срок; имеющие пометку  "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

    При необходимости изменения срока  исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на имя  руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого  срока. 

    4. Классификация и систематизация документов. Формирование дел.

    Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ЗАО «Маритурист» составляется номенклатура дел.

    Номенклатура  дел предназначена для организации  группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Номенклатура  дел в организации составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласована и подписана генеральным директором и начальником отдела кадров, ответственным за ведение делопроизводства в организации.

      Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.  Дела формируются  в ЗАО «Маритурист» в структурных  подразделениях.

      Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем секретарю  или лицам, ответственным за ведение  делопроизводства в структурные  подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое  должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 

      Контроль  за правильным формированием дел  осуществляется начальником Отдела кадров.

      При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии  с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать  в дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; помещать в дела  ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 

    5. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив. 

    Экспертиза  ценности документов в ЗАО «Маритурист» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК). ЭК осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

    По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

    Передача  дел в архив производится только по описям.

    Дела  с исполненными документами постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Прием каждого дела производится сотрудником  архива в присутствии работника  ЗАО «Маритурист», ответственного за передачу дел на архивное хранение. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. 
 
 
 
 
 

    IV. Самостоятельная работа. 

    При прохождении практики в ЗАО «Маритурист» мне была предоставлена возможность поработать и в Отделе кадров и в канцелярии и в секретариате.

    Поскольку в данной организации функции службы делопроизводства возложены на секретариат, то там мною были изучены особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

    Были проведены такие работы, как: регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).

    Регистрация исходящих документов (приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты, приказы по личному составу студентов и т.д.) заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.

    Был осуществлен ряд операций по подготовкедел к хранению, а именно: составление внутренних описей, оформление обложки дел, нумерование листов. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение 

    Преддипломная практика по специальности «Документоведение и ДОУ» проходила в Отделе кадров ЗАО «Маритурист».

    Отдел кадров в данной организации отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение, а также ведение кадрового делопроизводства.

    Правила создания и оформления документов в ЗАО «Маритурист» установлены Инструкцией по делопроизводству, утвержденной генеральным директором. Нужно отметить, что порядок оформление документов в организациия соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

    В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок  и особенности их оформления.

    Выяснено, что в ЗАО «Маритурист» присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.