Отчет по практике в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”»

 

4. Изучение основных этапов документооборота организации.

В ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» с 2001 г. основными способами получения документов в организации являлись почта, курьерская доставка, факсом.

В 2003 г. получение документов осуществляется с помощью факса, электронной почты, почты. Курьерская доставка стала нецелесообразна.

С 2008 г. организация стала пользоваться только электронной почтой и обычной почтой.

Почтой организация  пользовалась всегда, потому что  в соответствии с Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" организация обязана отсылать свою издательскую продукцию в следующем объёме: 2 экземпляров в Российскую палату; 2 экземпляра в федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям (Приложение 8).

ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  является коммерческой организацией, поэтому государственной тайны там нет, а коммерческая тайна предприятия сохраняется в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне". Персональные данные работников сохраняются в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных".

Важные документы  организации хранятся в двух сейфах. В одном хранятся бухгалтерские  документы, в другом кадровые.

Прием и обработка  входящих документов в ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"» производится руководителем организации.

 

5.Изучение  систематизации и обеспечение  сохранности документов в организации.

В ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» группировка  дел осуществляется по категориям: бухгалтерская; кадровая. Ведётся журнал по личному составу и журнал учёта трудовых книжек.

Также присутствует группировка  дел по издательским нормативам и творческим материалам. Издательская деятельность на период создания организации в обязательном порядке лицензировалась. В организации присутствуют документы подтверждающие лицензированность. В настоящее время лицензирование отменено. Также присутствуют лицензированные программное обеспечение. В cвязи со спецификой деятельности организации ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» имеет идентификационные международные издательские номера: ISBN, ISSN.

Творческие материалы ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"»  включают в себя рукописи поэтов и писателей.

Лицензии на издательские программы ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"»   получала в Германии, уникальный номер издателя в Российской книжной палате, уникальные номера журнальной продукции – во Франции. №901806 – уникальный номер издателя / 978 – страна. 5 – печатная продукция. 05 – учёт продукции. Это система учёта продукции, которая соответствует международным стандартам

Выявлен пример учёта  издательской продукции. В трёх томном издании № ISBN должен быть уникальным на каждой книге, также должен присутствовать отдельный № на всю серию.

Помимо международных стандартов учёт издательской продукции, используется по Российской системе справочно-библиотечных видов: УДК и ББК. Отличия в том, что УДК (универсальная десятичная классификация, а ББК (большая библиотечная классификация). Разница между ними в том, что по УДК работают научные библиотеки, библиотеки университетов, а ББК библиотечная сеть массового доступа. Ставятся оба классификатора, если востребовано в обоих категориях читателей.

ООО «Редакция журнала  “Промышленность Поволжья”» присуща гибкая номенклатура дел. Вместо типовой (традиционной) номенклатуры дел в организации находятся базы данных документов, которые хранятся в электронном виде на различных носителях. К ним директор ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» периодически обращается в процессе реализации различных проектов или творческих задумок. Законодательно налоговыми органами разрешено вести бухгалтерский учёт в электронном виде, что успешно применяется в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» с помощью программ 1С бухгалтерия. К такому виду учёта применяются требования обязательного  наличия лицензированных программ, к примеру,  ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» имеет лицензионный ключ нецифрового вида образца 2000 года.

В силу творческого характера организации, базы данных регулярно реактуализируются, т.е. создаётся новая номенклатура, связанная с реализацией нового творческого проекта.

В работе ООО «Редакция  журнала “Промышленность Поволжья”» используются современные технологии: бухгалтерская документация и взаимоотношения с банками ведётся в электронном виде, оцифрована значительная часть архивов. Таким образом, ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» - редакция третьего поколения.

Все документы ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» хранятся в электронном виде посредством программы 1С Клиент-банк. Сдача отчётности осуществляется не с помощью flash-накопителей, а по сети Интернет.

Документы ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”»  хранятся по критериям полезности информации необходимой для реализации творческих задумок (максимальный срок хранения 7 календарных дней). Документы, которые учитываются при годовом планировании, нужные для реализации различных проектов – хранятся не более года. Также существуют документы постоянного срока хранения.

Таким образом, приходим к следующим выводам, что учёт издательской продукции отличается от учёта иной продукции. Редакция соответствует международным стандартам. Также ведётся особая номенклатура дел.

 

6. Анализ организации  работы по рассмотрению обращений граждан.

В ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» обращения  граждан не поступают, в связи  с этим их регистрация и обработка  не ведётся.

 

8. Изучение организацию работы с электронными документами в организации.

В головном офисе организации имеются 3 персональных компьютера, которые соединены между собой локальной сетью с помощью витой пары. Серверный компьютер подключён к сети Интернет, с которого и осуществляется удаленное управление остальными структурными частями организации, которые расположены на удаленном расстоянии в г. Саратове. Управление и координация действий структурных подразделений осуществляется с помощью таких средств вычислительной техники и программного обеспечения, как: Skype, Ventrilo, электронная почта. Сотрудники организации осуществляют бездокументный обмен информацией  с помощью электронной почты, Skype и ICQ, обмениваясь быстрыми сообщениями.

Касательно  особенностей создания и оформления документов на компьютере, то они, как и в большинстве организаций, те же, т.е. создаются с помощью текстового редактора Microsoft Word 2007. Также присутствует традиционное создание документов на листах формата A4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

За время прохождения практики был проанализирован порядок составления и оформления управленческих документов, сложившаяся практика сопоставлена с требованиями нормативно-методических документов, было обращено внимание на наличие необходимых реквизитов, регламентированных государственным стандартом Р 6.30-2003.

Документирование деятельности организации в основном ведётся  в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003, но в некоторых документах всё же присутствуют недочёты и нарушения. В частности неправильное расположение тех или иных реквизитов или полей на бланках. Из-за специфичности организации приём и первичная обработка входящей документации осуществляет непосредственно руководителем. Руководитель сам справляется со всем документационным обеспечением управления. В этом деле ему успешно помогают современные компьютерные и информационные технологии.

В силу своей специфики, ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» по своему типу отличается от других организаций, например ей присуща гибкая номенклатура дел, вместо типовой (традиционной) номенклатуры дел в организации находятся базы данных документов, которые хранятся в электронном виде на различных носителях. К ним директор ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» периодически обращается в процессе реализации различных проектов или творческих задумок.

Считаю целесообразным внедрение специальных информационно-поисковых систем (ИПС) или СУБД, которые удовлетворяли бы потребностям организации. Такие системы предоставят, контролируемый доступ к базе данных, обеспечат защиту от несанкционированного доступа к базе данных со стороны пользователей. Для внедрения такой(их) систем необходимо сначала найти специалиста для выбора соответствующей ИПС, СУБД, который правильно подберёт нужный продукт, соответствующий размерам и деятельности организации,  а затем уже осуществить её внедрение.

За время прохождения  практики был изучен опыт специалистов ООО «Редакция журнала “Промышленность  Поволжья”»  по созданию web-сайтов и обеспечению их информативности, а также был рассмотрен опыт по созданию центров доступа к правовой и иной значимой информации, что непосредственно связана с темой моей дипломной работы.

Были исследованы технологии документационного обеспечение управления, выявлена их взаимосвязь с основными целями и задачами учреждения.

 

   Приложение 1

 

 

                                             2001 г. – Редакция первого поколения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                             Приложение 2

                             2003 г. – Редакция второго поколения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 Журнал                                    Журнал                   «Российская газета»       Журнал

«Промышленность Поволжья»   «Транспорт Поволжья»                                             «Гудок»

 

 

  Приложение 3

                                          

                                

 

 

              2008 г. – Редакция третьего поколения

 

 

 

Приложение 4

 

Заключение  эксперта №1

от 12 марта 2012 года

Эксперт Чуянов Денис  Александрович, образование высшее, специальность «Документоведение  и документационное обеспечение управления», специализация «Документоведческая экспертиза в органах государственной власти и местного самоуправления», на основании письменного запроса заведующего отделом технического обеспечения Тареева Сергея Евдокимовича, от 10 марта 2012 года; провел документоведческую (информационную) экспертизу.

 

На исследование представлено:

организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, бухгалтерские и другие группы документов ООО «Редакция журнала “Промышленность  Поволжья”»

 

Перед экспертом поставлены следующие вопросы:

1. Состояние организационного  построения и функционирования  делопроизводства организации;

2. Качество и порядок  оформления организационно-распорядительной  документации организации;

3. Состав информационно-справочной  документации и качество организации информационно-справочного обслуживания;

4. Основные этапы документооборота  организации;

5. Систематизация и  обеспечение сохранности документов  в организации;

6. Компьютерные технологии  организации документооборота, организация работы с электронными документами.

 

ИССЛЕДОВАНИЕ

1. В связи с узкой   специализацией ООО «Редакция  журнала “Промышленность Поволжья”»  произошло агрегирование функций  организации. Служба ДОУ была  ликвидирована потому, что в малых  организациях экономически нецелесообразно содержать её. Функции службы ДОУ выполняет руководитель, что не противоречит законодательству. Законодатель, понимая это, установил планку, когда человек (руководитель) может вести учёт единолично. В связи с этим исчезла надобность в бухгалтерии и административно-хозяйственном отделе. И стал вестись упрощенный учёт.

2. Был проанализирован порядок составления и оформления управленческих документов, сложившаяся практика сопоставлена с требованиями нормативно-методических документов, было обращено внимание на наличие необходимых реквизитов, регламентированных государственным стандартом Р 6.30-2003.

В организации используются такие организационно-правые документы  как устав и устав редакции СМИ, который соответствует законодательству о печати.

Устав организации утверждён учредителем юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверен печатью организации. Устав оформлен на стандартном листе бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и пронумерованных арабскими цифрами.

На титульном листе  устава указано: вид документа (УСТАВ), организационно-правая форма юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения  устава учредителем, который заверен  печатью организации. На подлиннике устава регистрирующим органом вверху слева проставлена отметка о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверена печатью регистрирующего органа.