Отчет по практике в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”»

Распорядительными документами, которые используются в организации , являются приказ и распоряжение.

Было рассмотрено несколько образцов приказов.  Приказы оформлены на бланке, где указаны название данного учреждения, вид документа, место его издания, предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту. Распорядительная часть Приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое напечатано прописными буквами  с новой строки. Изначально распорядительная часть приказов в ООО «Редакция журнала  “Промышленность Поволжья”»  оформлена неправильно. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» должно писаться с интервалом в одну букву и в конце слова обязательно должно ставиться двоеточие. Заголовок текста приказов в ООО «Редакция журнала  “Промышленность Поволжья”»  часто содержит более 23 символов в одной строке, что является нарушением  ГОСТА Р 6.30-2003.

Текст приказа разделен на пункты, которые пронумерованы арабскими цифрами. Пункты приказа формируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части  начинается с указания исполнителя (должностное лицо). Предписываемое действие сформулировано в тексте приказа. Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за исполнением.

Распоряжения ООО «Редакция журнала  “Промышленность Поволжья”»   по оформлению не отличаются от приказа.

Подготовка приказов и распоряжений включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых  сведений, подготовку проекта приказа, подписание, регистрацию.

Был проведен анализ бланков с точки зрения соответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям. Отклонений от существующих требований не выявлено.

В силу специфики организации  согласование документов не требуется.

Фиксация управленческих решений осуществляется приказом и распоряжением, например приказ о командировании работника.

При составлении документов ООО «Редакция журнала  “Промышленность  Поволжья”» использует такие программы, как Консультант и Гарант, а  также информационно-справочные системы гильдии издателей периодической печати.

Все документы ООО  «Редакция журнала  “Промышленность  Поволжья”» издаются в условиях единоличного принятия решений.

3. Целью информационно-справочной  и аналитической документации  в управленческой деятельности  ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» является информирование руководителя при принятии управленческих решений.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

В ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» используются такие информационно-справочные документы, как докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, заявление, акт, справка.

Акты ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  оформляются по одной схеме, содержат реквизиты, которые присутствуют в  бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, подпись, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Дата и место составления акта соответствуют дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формируется в родительном падеже.

Текст акта как и положено по ГОСТУ Р 6.30-2003 делится на три  части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки(работы комиссии). Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи. Выводы комиссии напечатаны с абзаца. В конце текста указаны данные о количестве экземпляров акта и их нахождение. Подписи располагаются в той же последовательности, как и в водной части. Все лица, упомянутые в акте ознакомляются с его содержанием под расписку.

В качестве информационно-справочной документации было рассмотрено и проанализировано несколько справок.

Текст справки состоит  из нескольких разделов, пунктов. В  него включены: ссылка на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает руководитель, подпись обязательно заверяется печатью.

Письма в ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  составляются в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Письма, оформленные на бланке формата А4, имеют заголовок  к тексту, отвечающий на вопрос "О  чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок не указывается.

Письма подписываются  руководителем организации.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами  письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

4. В ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  с 2001 г. основными способами  получения документов в организации являлись почта, курьерская доставка, факсом.

В 2003 г. получение документов осуществляется с помощью факса, электронной почты, почты. Курьерская доставка стала нецелесообразна.

С 2008 г. организация стала  пользоваться только электронной почтой и обычной почтой.

Почтой организация  пользовалась всегда, потому что  в  соответствии с Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" организация обязана отсылать свою издательскую продукцию в следующем объёме: 2 экземпляров в Российскую палату; 2 экземпляра в федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям.

ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  является коммерческой организацией, поэтому государственной тайны  там нет, а коммерческая тайна предприятия сохраняется в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне". Персональные данные работников сохраняются в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных".

Важные документы  организации хранятся в двух сейфах. В одном хранятся бухгалтерские  документы, в другом кадровые.

Прием и обработка  входящих документов в ООО «Редакция  журнала "Промышленность Поволжья"»  производится руководителем организации.

5. В ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» группировка дел осуществляется по категориям: бухгалтерская; кадровая. Ведётся журнал по личному составу и журнал учёта трудовых книжек.

Также присутствует группировка  дел по издательским нормативам и творческим материалам. Издательская деятельность на период создания организации в обязательном порядке лицензировалась. В организации присутствуют документы подтверждающие лицензированность. В настоящее время лицензирование отменено. Также присутствуют лицензированные программное обеспечение. В cвязи со спецификой деятельности организации ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» имеет идентификационные международные издательские номера: ISBN, ISSN.

Творческие материалы  ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"» включают в себя рукописи поэтов и писателей.

Лицензии на издательские программы ООО «Редакция журнала "Промышленность Поволжья"»   получала в Германии,  уникальный номер издателя в Российской книжной  палате, уникальные номера журнальной продукции – во Франции. №901806 – уникальный номер издателя / 978 - страна. 5 - печатная продукция. 05 – учёт продукции. Это система учёта продукции, которая соответствует международным стандартам

Выявлен пример учёта  издательской продукции. В трёх томном издании № ISBN должен быть уникальным на каждой книге, также должен присутствовать отдельный № на всю серию.

Помимо международных  стандартов учёт издательской продукции, используется по Российской системе  справочно – библиотечных видов: УДК и ББК. Отличия в том, что УДК (универсальная десятичная классификация, а ББК (большая библиотечная классификация). Разница между ними в том, что по УДК работают научные библиотеки, библиотеки университетов, а ББК библиотечная сеть массового доступа. Ставятся оба классификатора, если востребовано в обоих категориях читателей.

ООО «Редакция журнала  “Промышленность Поволжья”» присуща  гибкая номенклатура дел. Вместо типовой (традиционной) номенклатуры дел в  организации находятся базы данных документов, которые хранятся в электронном виде на различных носителях. К ним директор ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» периодически обращается в процессе реализации различных проектов или творческих задумок. Законодательно налоговыми органами разрешено вести бухгалтерский учёт в электронном виде, что успешно применяется в ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» с помощью программ 1С бухгалтерия. К такому виду учёта применяются требования обязательного  наличия лицензированных программ, к примеру,  ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» имеет лицензионный ключ нецифрового вида образца 2000 года.

В силу творческого характера  организации, базы данных регулярно  реактуализируются, т.е. создаётся новая  номенклатура, связанная с реализацией  нового творческого проекта.

В работе ООО «Редакция  журнала “Промышленность Поволжья”» используются современные технологии: бухгалтерская документация и взаимоотношения  с банками ведётся в электронном  виде, оцифрована значительная часть  архивов. Таким образом, ООО «Редакция журнала “Промышленность Поволжья”» - редакция третьего поколения.

Все документы ООО  «Редакция журнала “Промышленность  Поволжья”» хранятся в электронном  виде посредством программы 1С Клиент-банк. Сдача отчётности осуществляется не с помощью flash-накопителей, а по сети Интернет.

Документы ООО «Редакция  журнала “Промышленность Поволжья”»  хранятся по критериям полезности информации необходимой для реализации творческих задумок (максимальный срок хранения 7 календарных дней). Документы, которые  учитываются при годовом планировании, нужные для реализации различных проектов – хранятся не более года. Также существуют документы постоянного срока хранения.

6. В головном офисе организации имеются 3 персональных компьютера, которые соединены между собой локальной сетью с помощью витой пары. Серверный компьютер подключён к сети Интернет, с которого и осуществляется удаленное управление остальными структурными частями организации, которые расположены на удаленном расстоянии в г. Саратове. Управление и координация действий структурных подразделений осуществляется с помощью таких средств вычислительной техники и программного обеспечения. Сотрудники организации осуществляют бездокументный обмен информацией с помощью электронной почты, Skype и ICQ, обмениваясь быстрыми сообщениями.

Касательно  особенностей создания и оформления документов на компьютере, то они, как  и в большинстве организаций, те же, т.е. создаются с помощью  текстового редактора Microsoft Word 2007. Также присутствует традиционное создание документов на листах формата A4.

ВЫВОДЫ

1. Для организаций  малого типа, численность которых  составляет менее 60 человек, законодательство  установило упрощенный вид деятельности. Такой организацией и является  ООО «Редакция журнала  “Промышленность  Поволжья”», что не противоречит законодательству.

2. Документирование деятельности  организации в основном ведётся  в соответствии с ГОСТ Р  6.30-2003, но в некоторых документах  всё же присутствуют недочёты  и нарушения. В частности, неправильное  расположение тех или иных  реквизитов или полей на бланках.

3. Состав информационно-справочной  документации и качество организации  информационно-справочного обслуживания  отвечает требованиям ГОСТ Р  6.30-2003.