Первоначальная обработка документов в учреждении

Белов А.Л

 

 

План:

 

Глава 1. Первоначальная обработка документов в учреждении……………………………………………………………………3

          Глава 2. Особенности выполнения реквизита «Отметка о наличии                                                                                                                                  приложений»……………………………………………………………...…..8

Глава 3. Требования к оформлению приказов по личному составу………………………..………………………………………….…....9

          Глава 4. Практическое задание №51…………………….…………………17

Список используемой литературы…………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Первоначальная обработка документов в учреждении

Понятие и принципы организации документооборота.

 

Под документооборотом  понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

 

 Основными  принципами организации документооборота  являются следующие: 

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить  время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.); ---каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

-порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

 

Основная  задача организации документооборота - прямоточность  в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

-объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

-структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

 

 -режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

 

 Учет объема  документооборота осуществляется  с целью получения данных для  расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

 

 Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

 

 Существует  три основные формы организации  работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. 

 

Централизованная  форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

 

 

 

 

 

Прохождение и  порядок исполнения входящих документов.

 

Документопоток  входящих документов составляют:

-документы вышестоящих организаций, органов власти;

- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

-документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

-жалобы и заявления граждан.

 

 В процессе  движения входящих документов выполняются следующие операции:

-прием входящих документов;

-первоначальная (экспедиционная) обработка;

-предварительное рассмотрение и распределение;

-регистрация;

-рассмотрение документов руководством;

-исполнение резолюций;

-отправка ответных документов.

 

Прием входящей корреспонденции осуществляется в  организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

 Вся корреспонденция,  поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

 

Первоначальная  обработка входящей документации имеет  своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и  подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

 

 На всех  документах (как регистрируемых, так  и нерегистрируемых) для фиксации  факта и времени их поступления  в учреждение делают отметку  в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты  в нем производится в день получения документа.

 

 Отметку  при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых  документах в момент регистрации. 

 

 В процессе  первоначальной обработки документы  сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

 

 Распределение  поступивших документов во многом  определяет прямоточность их  движения.

 

 В малых  организациях всю первоначальную  обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

 

 Здесь необходимо  подчеркнуть, что в настоящее  время документы могут быть  получены не только по почте,  но приняты по телетайпу, факсу  (факсимильное сообщение), электронной  почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

 

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

 

 На документах, направляемых непосредственно структурному  подразделению или исполнителю,  проставляется условное обозначение  (код) структурного подразделения,  в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

 

 При предварительном  рассмотрении выясняется также,  не нуждается ли документ, передаваемый  руководству, в подборке предыдущей  переписки по данному вопросу,  нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю  вместе с полученной корреспонденцией.

 

 Передача  документов на рассмотрение должна  осуществляться в день их получения.  Телеграммы и другие срочные  документы передаются в первую  очередь. 

 

Рассмотрение  документов руководством организации  и структурных подразделений  производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

 

 Результаты  рассмотрения документов руководителями  отражаются в резолюциях (реквизит 17).

 

 

          Глава 2. Особенности выполнения реквизита «Отметка о наличии                                                                                                                                  приложений»

Официальные документы  нередко имеют приложения. Прилагаться  к документам могут разнообразные  бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Приложением может быть и другой документ (например, справка, список, перечень, расчет и т.п.), который разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы основного документа, т.е. того документа, к которому прилагается. Приложением может стать и сам основной документ (например, приказ), если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом. Статус приложения приобретают вполне самостоятельные документы (положения, правила, инструкции и т.п.) при их утверждении распорядительным документом (нормативным правовым актом).

Связь между  основным документом и приложением  к нему оформляется при помощи реквизитов «отметка о наличии приложения»  и «гриф приложения». Данные реквизиты  помогают установить (восстановить) связь между основным документом и приложением к нему, что особенно важно при длительной работе с документами (например, в силу каких-то причин приложение может отделиться от основного документа). При получении корреспонденции по отметке о наличии приложения проверяется наличие и комплектность вложений. Она акцентирует внимание исполнителя документа на прилагаемых документах, формах и т.п.

Отметка о наличии  приложения помещается под текстом  основного документа или сопроводительного  письма перед реквизитом «подпись» и включает в себя слово «приложение» (в единственном числе независимо от количества приложений) и сведения о прилагаемом документе или документах, в т.ч. количестве листов и экземпляров.

Слово «приложение» располагают не отступая от границы  левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно («л.» и «экз.»). В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, количество экземпляров допускается не указывать. Слово «приложение» остается открытым, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложения, не названные в  тексте, то в отметке о наличии  приложения указывают полное название документа-приложения с указанием  количества листов и экземпляров.

 

Глава 3. Требования к оформлению приказов по личному составу

 

В каждой организации  руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному  составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена  Трудовым кодексом РФ. Например, они  необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).

 

Приказ –  важнейший документ в системе  кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

 

Приказами по личному  составу оформляют следующие  процедуры:

-прием на работу;

-перевод на другую работу;

-увольнение (расторжение трудового договора);

-предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

-командирование;

-внесение изменений в учетные документы;

-применение к работнику мер поощрения;

-наложение на работника дисциплинарного взыскания.

 

Все приказы  по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

Подготовка приказа

 

Подготовка  приказа начинается с обязательного  контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве  случаев составляются работниками  организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции (примеры 1 и 2). Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.