Первоначальная обработка документов в учреждении

 

Унифицированные формы

 

В большинстве  случаев подготовка проекта приказа  по личному составу заключается  в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник  и указания по заполнению. Унифицированные  формы применяются достаточно давно и большинству кадровых работников известны. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Общие требования к их заполнению установлены постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, который утвердил Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

 

Кадровику следует  помнить два общих правила  по работе с унифицированными формами:

 

1. Все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России  унифицированных форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа) не подлежат изменению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

 

2. Кадровая служба  для удобства пользования имеет  право по своему усмотрению  вносить в унифицированные формы следующие изменения:

вносить дополнительные реквизиты, например должности и  фамилии лиц, визирующих документ, или  особенности оплаты труда и др.;

расширять или  сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится;

заменять рекомендуемые  форматы бланков более удобными.

 

Вносимые изменения  должны быть закреплены приказом руководителя организации (или иным локальным  нормативным актом).

 

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров должны применяться организациями (юридическими лицами) всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателями – индивидуальными предпринимателями. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

 

Постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов.

 

 

 

Наименование  приказа (распоряжения)  Форма №

 О приеме  работника на работу   Т-1

 О приеме  работников на работу   Т-1а

 О переводе  работника на другую работу    Т-5

 О переводе  работников на другую работу    Т-5а

 О предоставлении  отпуска работнику   Т-6

 О предоставлении отпуска работникам   Т-6а

 О прекращении трудового договора с работником (увольнении)   Т-8

 О прекращении  трудового договора с работниками (увольнении)   Т-8а

 О направлении  работника в командировку   Т-9

 О направлении  работников в командировку   Т-9а

 О поощрении  работника   Т-11

 О поощрении  работников   Т-11а

 

 

Добавление  литеры «а» к номеру унифицированной  формы означает, что она предназначена  для документального оформления приказа по личному составу, в  котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

 

Заголовочная  часть унифицированных форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер и дата составления документа (пример 3).

 

При подготовке проекта приказа с использованием унифицированных форм следует соблюдать  следующие правила:

наименование  организации – автора документа  должно совпадать с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах;

обязательно указание регистрационного номера приказа;

дата в заголовочной части должна соответствовать дате издания приказа.

 

Регистрация, оформление, подписание

 

Номер приказа  проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, краткосрочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

 

Регистрационный номер приказа необходим для  учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих  документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки  зрения его официальности.

 

 

В приказах по личному  составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания  приказа, которая размещается в  его заголовочной части. Следует  иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется  работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку.

 

В соответствии с действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, даты могут быть оформлены двумя способами: цифровым (например 02.09.2009) или словесно-цифровым (например 02 сентября 2009 г.).

 

При работе с  приказами по личному составу  следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д. (пример 4).

 

После окончания  основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание:» и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных. Например: «Заявление Иванова И.И. от 27.09.2009 № 21», «Представление начальника отдела Петрова П.П. от 21.09.2009 № 27» и т.д.

 

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации  представляется полностью заполненная  унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Практическое задание №51

 Общий отдел                                 Директору МУП «Николаевская птицефабрика»

 ДОКЛАДНАЯ  ЗАПИСКА                                                                        С.Л. Елову

30.01.2013                                                                                                             № 12

г. Новобурейск

 

 

Об утере  работником Г.И.Степановым письма-запроса.

 

 

Довожу до Вашего сведения, что сотрудник Степанов Г.И. потерял письмо-запрос, поступивший  в адрес предприятия, два месяца назад. В результате этого

по данному  запросу не был дан ответ своевременно.

Прошу принять  соответствующие меры в отношении сотрудника

Степанова Г.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Секретарь-референт                                Белов                                       А.Л. Белов

 

 

Список используемой литературы:

1.Электронный ресурс: http://ru.wikipedia.org/wiki/Документооборот

2.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2004.

4. Можаева Н.Г. Служебная документация. Учебное пособие. – М.: Финансовая академия, 1994.

5. Справочник директора предприятия. ИНФРА-М. – М., 2000.