Подготовка организационной документации

ФГОУ ВПО СИБИРСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ИНСТИТУТ  ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ 

Факультет государственного и муниципального управления 
 

Кафедра государственного и муниципального управления 
 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине «Документоведение и делопроизводство»

Тема: «Подготовка  организационной документации» 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Новосибирск

2011г

 

Содержание

     Введение _________________________________________________  3

     1. Организационные документы: сущность и назначение  ________  5

     2. Виды организационных документов ________________________  8

     3. Разработка должностной инструкции менеджера по персоналу в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 _________________________________ 12

     Заключение ______________________________________________ 17

     Список  использованной литературы __________________________18

 

      Введение

     Тема  работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

     Важная  роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

     Необходимость разработки внутренних документов диктуется  законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни  любой структуры.

     Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

     Так, на примере ООО КЦ «МИД-Экспресс», созданного и действующего на основании Свидетельства о государственной регистрации юридического лица, Устава, ГК РФ, Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» с 03.02.2003, разработаем должностную инструкцию менеджера по персоналу в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Основными видами деятельности ООО КЦ «МИД-Экспресс» являются – рекруитмент, кадровый и организационный консалтинг.

     Целью написания данной работы является разработка должностной инструкции менеджера по персоналу для ООО КЦ «МИД-Экспресс» в соответствии с принятыми государственными стандартами оформления.

     Объект  исследования – организация документооборота в ООО КЦ «МИД-Экспресс».

     Предмет исследования – организационные  документы.

     Задачи:

• Дать определение понятию «Организационные документы»;
• Раскрыть сущность и назначение организационных документов для организации;
• Разработать должностную инструкцию менеджера по персоналу для ООО КЦ «МИД-Экспресс».

     Теоретическими  источниками рассмотрения данной темы стали: государственные стандарты – ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ 51141-98, а также труды следующих авторов - Кирсанова М.В., Стенюков М.В. и др. 

 

1. Организационные документы: сущность и назначение

     Деятельность  учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

     Организационные документы - комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

     Одна  из основных управленческих функций, реализуемых  в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм — организация систем и процессов управления, т.е.:

• создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
• регистрация организации;
• установление ее структуры;
• определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
• регламентация деятельности аппарата управления;
• лицензирование деятельности в необходимых случаях;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация труда работников и оценка труда работников;
• реорганизация организации;
• ликвидация организации и некоторые другие виды работ.¹

     Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и др.

     Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права  и обязательные для исполнения. Эти  документы являются правовой основой  деятельности организации.

     Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

     С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационные документы.

     Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида этих документов.

     Разрабатывает организационные документы руководство  учреждения или подразделения с  привлечением службы и квалифицированных  специалистов, хорошо знающих работу учреждения.²

     Организационные документы оформляются на стандартном  листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с  ГОСТ 6.30-2003)³ реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационного документа является дата его утверждения.

     Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные  заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

     В процессе подготовки организационные  документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации 

     2. Виды организационных документов

     Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

     Устав - это сложный документ, структура  и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

     Требования  к составлению устава даны в Гражданском  Кодексе РФ ч.1.⁴ 
Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Место составления или издания документа;
• Гриф утверждения документа;
• Текст устава;
• Подпись лица, утверждающего документ.

     Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

     Положения разрабатываются по указанию руководителей  предприятия, по инициативе руководителей  структурных подразделений.

     Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с  юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

     Положение оформляется на общем бланке организации  и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Наименование вида документа;
• Дата;
• Гриф утверждения документа.

     Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком. 
Текст Положения включает следующие разделы:

• общие положения.
• основные задачи.
• функции.
• права.
• организация работы.⁵

     Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)

     Инструкция  является документом постоянного или  длительного действия (до замены новой).

     Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д. 
Инструкция содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.