Порядок оформления личного дела работника

 

 

 

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса

 

 

 

Реферат

по дисциплине « Делопроизводство»

 на тему:

 

«Порядок оформления личного дела работника»»

 

 

Выполнила: Зуйкова М.Г.

студентка ФЭФ гр.30-У

Проверила: Шабурова М.П.

 

 

 

г. Семенов 2012 год.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………….………….. 3

1. Понятие и ведение «личного дела» …………………4

1.1 Понятие и состав личного дела……………………………4

1.2 Процедура ведения личного дела………………………… 6

2. Формирование и хранение личных дел…………….. 8

2.1 Формирование личного дела ………………………………8

2.2 Технологическая цепочка формирования ……………….12

2.3 Хранение личных дел ……………………………………..14

Заключение …………………………………………………….16

Список литературы…………………………………………….17

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения  личных дел работников установлен Инструкцией  о порядке формирования, ведения  и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления  на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после  заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией  установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Хранение и  учет личных дел организуются с целью  быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения.

Целью данной работы является ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.

 

1. ПОНЯТИЕ И ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

1.1 Понятия и состав личного дела

 

Личное дело ¹— это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых  к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение  личного дела работника не является обязательным.

Личное дело оформляется после издания приказа  о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных  лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации  по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию  специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Вопрос о  ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и  решение о том, в каких случаях  заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Состав личного  дела определяется локальным нормативным  актами организации.

Традиционно к  документам, которые включаются в  состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись  документов дела;

• анкета или  личный листок по учету кадров;

• дополнение к  личному листку по учету кадров;

• автобиография (резюме);

• копия документа  об образовании, копия трудового  договора;

• копия приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводе;

• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

• аттестационные документы;

• представления  к переводам;

• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника  взысканиях;

• другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении  на работу, зависит от того, на какую  должность принимается работник, в каком конкретно подразделении  он будет работать, какова специфика  его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие  трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного  дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

- порядковый  номер дела;

- фамилия, имя,  отчество работника;

- дата постановки  дела на учет и дата снятия  с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается  из папки и оформляется для  передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия  во внутренней описи делается соответствующая  запись.

В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Исключением является оформление приема на работу государственных  служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный  закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной  гражданской службе Российской Федерации».

Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

 

2. Процедура ведения личного дела работник

Ведение личного  дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение  личного дела означает:

• внесение записей  в графы и разделы личного  дела;

• добавление документов;

• изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;

• периодический  учет входящих в личное дело документов;

Внесение записей  в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения  процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Таким образом, личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

 

2. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1 Формирование личных дел работников

       Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование  личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с  этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

список научных трудов и изобретений; выписка из протокола  заседания совета института (для  научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие  в личное дело документы должны располагаться  в хронологическом порядке.

Основу личного  дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение  к личному листку». Первый из них  представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и  др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы  работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений  и помарок.

Сведения обо  всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с  заполнением личного листка по учету  кадров поступающий на работу пишет  автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.