Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Технология обработки  исходящих документов включает следующие  основные процедуры (рис. 2):

разработку проекта документа  в структурном подразделении;

согласование проекта  документа в структурных подразделениях организации;

утверждение документа руководством;

регистрацию документа;

экспедиционную обработку  документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты  рассматриваются руководителями соответствующих  структурных подразделений и  согласовываются с другими заинтересованными  подразделениями.

Разработка материалов

Проверка

Передача документов в структурные  подразделения

 

Передача руководителю

Утверждение документов

 

Регистрация

Отправка адресату

Подшивка копии в дело

Рис. 2. Порядок обработки  исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу  или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие  ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его  визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования  можно ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа  представляется секретарю-референту  для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в  необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа  вместе с необходимыми материалами  секретарем-референтом или в отдельных  случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы  сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости  проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту  и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или  экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Учет объема документооборота.

Объем документооборота —  это количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного  объема обрабатываемой информации и  загрузки подразделений и отдельных  работников, получения данных для  проектирования мероприятий по совершенствованию  делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств  его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.

 

2. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

 

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.

 

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

 

5. Делопроизводство (организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

 

6. Основные правила работы  архивов организаций. — М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.

 

7. Кузнецова Т.В. Документы  и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова,  М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. – М.: Экономика. – 2007.