Проведения экспертизы ценности документов

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………………. 3

1 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве …………………….. 5

1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов …………………5

1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов ……………… 10

1.3 Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов …………………………………………………………………….   15

2 Организация проведения экспертизы ценности документов ……………..  19

2.1 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов…19

2.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов ……………………………………………………………………..  22

3 Понятие «Особо ценный документ». Выявление и отбор особо ценных и уникальных документов ………………………………………………………. 25

Заключение ……………………………………………………………………... 29

Список литературы …………………………………………………………….. 31

Приложения ……………………………………………………………………  33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует  создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих  документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. 
   При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований Гражданского Кодекса и Трудового Кодекса Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003. 
   Знание основ документационного обеспечения управления необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации, в том числе при решении различных споров.

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы  необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго. Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению. Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. 
Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна.

Именно для установления ценности различных документов и  целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе.

Исходя их этого, я  считаю, что тема моей курсовой работы «Экспертиза ценности документов»  является актуальной.

Цель курсовой работы – теоретическое изучение организации проведения экспертизы ценности документов.

Для достижения цели были поставлены конкретные задачи:

- рассмотреть назначение  экспертизы ценности документов;

- определить критерии  экспертизы ценности документов;

- охарактеризовать организацию  и порядок проведения экспертизы ценности документов.

Объект исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Предмет исследования: значение экспертизы ценности документов, организация  и порядок её проведения.

При написании данной курсовой работы я изучила и проанализировала учебные пособия таких специалистов-документоведов, как Т.В.Кузнецова,  Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова, Л.А. Румынина, В.И. Андреева и др.

 Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованной литературы.

1 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов

 

Ценность документа – это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением¹.

Ценность документа должна отвечать информационным потребностям общества.

Ценность различных  документов как для организаций, так и для государства в  целом, неравнозначна. Она зависит  от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к  дальнейшему хранению и использованию  является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

- экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

- оформление дел;

- составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или  установление сроков их хранения основе принятых критериев².

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений;

- в ведомственном архиве;

- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

- составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

- регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

- направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

- проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

- подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Для проведения экспертизы ценности документов, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии, основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы экспертной комиссии и центральной экспертной комиссии являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием  сроков хранения с полистным рассмотрением  дел постоянного хранения и дел  с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная  комиссия архивного органа) для дел  временного хранения. По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

 

На мой взгляд, основная цель экспертизы ценности документов заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации. Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Документы оцениваются  на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности³.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который  требует рассматривать любое  явление в процессе развития и  дает ключ к раскрытию закономерностей  развития тех или иных общественных явлений, отношений.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного  изучения каждого документа.

Принцип комплексной  оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов  сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Система делится на три  группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения  относятся:

- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- значение физического лица в жизни общества;

- время и место образования документа.

К критериям содержания:

- значимость события (явления), отраженного в документе;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторение информации документа в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

А к критериям внешних  особенностей документов:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

- физическое состояние документа;

- подлинность документа.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы  поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие  критерии, как время и место  образования документов. Эти два  критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие  большое значение. Это периоды  организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

Критерий повторяемости  информации  широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются  виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: