Проведения экспертизы ценности документов

В процессе экспертизы производится:

· отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

· отбор дел, которые  должны храниться временно в структурных  подразделениях;

· выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

· Одновременно проверяются  качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

· документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

· документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в  архиве организации;

· документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных  подразделениях;

· документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных  категорий дел анализируется  фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается  определение ценности документов и  сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно  следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и  отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов:

· опись дел постоянного  срока хранения;

· опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

· опись дел по личному составу;

· акт о выделении  к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие  дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться⁷. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Одновременно с описями  дел на заседании ЭК рассматриваются  и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения⁸. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2012 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2016 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2016 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к  уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается  должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации⁹.

 

 

 

 

 

3 Понятие «Особо ценный документ». Выявление и отбор особо ценных документов

Будущее место и роль документа в информационной среде  после его использования в  делопроизводстве вполне определены: временное или постоянное хранение. Именно на стадии архивного хранения происходит отнесение документа  к категории особо ценного  или уникального¹⁰.

В конце 30-х годов ХХ века в отечественной практике архивного  дела была впервые поставлена проблема выявления и учета особо ценных документов. Основная цель выявления  подобных документов была продиктована обеспечением их сохранности, особенно в чрезвычайных ситуациях, и одним из методов являлось создание страхового фонда копий этих документов.

В 1958 г. в СССР была издана Инструкция «Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение». В ней впервые были перечислены критерии отнесения документов к категории ОЦД («особо ценный документ»):

- время создания (возникновения)  документа;

- важность освещенных  в нем вопросов;

- значимость и полнота  сведений.

В качестве дополнительных факторов упоминались: автобиографичность, художественное оформление.

В дальнейшем на первый план была выдвинута проблема обеспечения  сохранности ОЦД при длительном хранении и использовании. В 1960-е  годы было разработано множество  методических рекомендаций по работе с ОЦД как общих, так и - с  учетом специфики хранящейся документации - по отдельным государственным архивам. С начала 80-х годов ХХ века в исследованиях начинают рассматриваться проблемы «уникальных документов» и «документальных памятников». Вначале эти понятия были тесно переплетены с понятием особой ценности документов. В Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов 1980 г. было зафиксировано, что страховой фонд «создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов».

Тогда же было дано определение  ОЦД - «документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества, имеющие непреходящие значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации и по внешним признакам»¹¹.

9 октября 2001 г. Росархивом  был издан приказ № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ и организации работы по его созданию. Регламент установил хронологические границы, в рамках которых следует выявлять уникальные документы - образовавшиеся до начала Первой мировой войны¹².

В 2004 г. в Федеральном  законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в РФ» были даны следующие  определения особо ценных и уникальных документов:

- «Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской  Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства, в отношении которого установлен режим хранения и использования» (статья 3, пункт 5);

- «Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий  себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) по его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности» (статья 3, пункт 6).

Таким образом, в настоящее  время под ОЦД понимают документы, в первую очередь имеющие важное непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. 

В новых Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (2006 г.) были уточнены критерии определения особо ценных документов:

- время создания документа;

- ценность содержащейся  в документе информации;

- юридическая сила, подлинность  документа;

- значение фондообразователя;

- авторство (и адресат)  документа;

- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа.

В качестве дополнительного  критерия может выступать величина страховой оценки документа (его  денежная страховая стоимость).

Выявление в архивах  ОЦД и уникальных документов можно  отнести к «высшей стадии»  экспертизы ценности документов, когда  уже из отобранных на постоянное хранение документов выделяется особый класс, заслуживающий повышенного внимания.

Методика выявления  ОЦД предполагает 3 этапа: на первом – составление списка фондов, на втором – изучение описей отобранных фондов, на третьем – изучение отобранных по копиям дел¹³.

Итогом первого этапа  будет составление списка фондов либо по отдельному архивохранилищу, либо по всему архиву в целом.

При изучении описей первоочередному  изучению подлежат описи структурных  частей фонда, отражающих основную деятельность фондообразователя. Наиболее надежный способ выявления ОЦД – это полистный просмотр дела.

Таким образом, перед  архивами стоит актуальный вопрос по совершенствованию работы по отбору, учету и хранению уникальных документов. Сохранность таких документов имеет важное значение, так как они историческое и культурное наследие нашей страны.

 

 

 

Заключение

 

Целью моей курсовой работы было изучение экспертизы ценности документов и порядка ее проведения.

В работе охарактеризована сама экспертиза ценности документов, ее значение и организация проведения. Также было раскрыто понятие особо ценного документа.

Таким образом, задачи, поставленные во введении данной курсовой работы, были решены.

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным значением этих документов. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Поэтому главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной система принципов, методов и критериев отбора документов.

На основе анализа  специальной литературы и информационно-правовых источников, я считаю целесообразным, сделать ряд выводов: - Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. 

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов  Российской Федерации по архивному  делу и документационному обеспечению  управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Для организации и  проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к  передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации  создается экспертная комиссия.

Я считаю, что актуальность темы полностью доказана, так как экспертиза ценности документов имеет важное значение, потому что ее итогом становится полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников и литературы:

 

Источники:

 

1. Федеральный закон «Об архивном деле Российской федерации» от 27 октября 2004г. №125 – ФЗ.
2. Приказ Росархива «Об утверждении регламента государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской федерации и организации работы по его созданию» от  9 октября 2001г. №75.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по результатам экспертизы ценности документов (Правила Росархива от 6 февраля 2002г).
4. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.
6. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1990.
7. Основные правила работы архивов организации. М., 2002.

 

Литература:

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение, 2010 г.
2. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство, 2009 г.
3. Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию, 1996 г.
4. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов, 1985 г.
5. Жукова М.П. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика), 2006 г.
6. Козлов В.П. Российское архивное дело, 1990 г.
7. Кудряев В.А. Организация работы с документами, 1998 г.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), 2002 г.
9. Ларин М.В. Управление документацией в организациях, 2002 г.
10. Румынина Л.А Документационное обеспечение управления, 2005 г.

 

Периодическая печать:

 

1. Алексеева Е.В. «Некоторые аспекты  выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов» // Делопроизводство. 2007 №2.
2. Алексеева Е.В, Афанасьева Л.П, Бурова Е.М. «Научные основы отбора и оценки документов» // Делопроизводство. 2003 №1.
3. Банасюкевич В.Д. «Экспертиза ценности документов» // Секретарское дело. 2003 №5.
4. Кузнецова Т.В. «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» // Секретарское дело. 2005 №11.
5. Осичкина Г.А. «Экспертиза ценности документов в делопроизводстве» // Секретарское дело. 1997 №4.
6. Парушина Н.В. «Порядок систематизации хранения и уничтожения бухгалтерских документов» // Аудиторские ведомости. 2006 №7.
7. Рогожин М.Ю. «Справочник по делопроизводству» // Налоговый вестник. 2011
8. Санкина Л.В. «Организация и проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве фирмы» // Секретарское дело. 2001 №1.
9. Старых Т.Н. «Создание реестра уникальных документов Архивного фонда Орловской области» // Делопроизводство. 2008 №4.