Ранение документов в электронном архиве

Содержание 

Введение ……………………………………………………………….3

1. Электронный  архив. Этапы создания электронного  архива……..4

2. Законодательство  по электронным архивам………………….…...6

3.Электронный  документ. Хранение электронных  документов……………………………………………………………..7

4. Юридическая сила электронного документа……………………...9

5. Закон   об  ЭЦП………………………………………………………9

6. Собственность  на электронные документы………………………12

7.Перспективы  законодательства по электронным  архивам……….14

Заключение ……………………………………………………………18

Список использованной литературы ………………………………...19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

   Архив документов в той или другой форме существует на любом предприятии. В архиве хранятся документы, представляющие наибольшую ценность для предприятия. В зависимости от профиля предприятия это могут быть финансовые, нормативные, организационные, эксплуатационные, проектно-конструкторские, технологические и другие виды документов. Традиционно документы хранятся в бумажной форме, реже в виде микрофильмов, слайдов.

    Сегодня документы на бумажной основе постепенно уступают место передовым технологиям электронного документооборота. Современные тенденции значительного роста объемов информации, необходимой для эффективного управления предприятием, приводят к тому, что приходится хранить и обрабатывать значительно больше документов, чем раньше, причем с каждым годом темпы роста информации увеличиваются.

    В настоящее время разрабатываются и находятся на рассмотрении Госдумы различные проекты закона «Об электронном документе». Данный закон позволит окончательно прояснить ситуацию с юридическим статусом электронного документа, а также сторон, участвующих в работе с ними.

   Преимуществами работы с электронными архивами являются:

1.длительное хранение без потери качества документов

2.быстрый и лёгкий поиск и доступ к документам

3.разграничение прав доступа

4.упрощённое внесение изменений

5.работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления

6.выпуск документации в презентабельном виде

7.быстрый вывод на печать  
 

1. Электронный архив. Этапы создания электронного архива . 

  Электронный  архив, cистема электронного архива  — система хранения электронных  документов, обеспечивающая надежность  хранения, конфиденциальность и  разграничение прав доступа, отслеживание  истории изменений, быстрый и удобный поиск.

   Электронные архивы — относительно  новая область, лежащая на стыке  ИТ, документооборота, бизнес-процессов  и других дисциплин. Происходящее  переосмысление роли архивов  в организации делает необходимой  выработку определенных стандартов в области электронных архивов. Значительный интерес представляют и вопросы законодательства, регламентирующего деятельность, связанную с созданием и использованием электронных архивов, особенно общеобязательные и отраслевые нормативные акты федерального уровня.

   Электронными архивами (electronic records management, ERM) сегодня активно занимаются  в Европе под эгидой ЮНЕСКО. В большинстве европейских стран  выработаны собственные стандарты  и рекомендации по их ведению.  В России с июля 2003 года функционирует международный Комитет по стандартизации, образованию и сертификации в области управления электронными архивами, хранилищами данных и документов (www.e-term.ru), цель которого — содействие объединению профессионалов, занятых в данной области.

    Большинство специалистов понимает, что собой представляет «электронный архив». Тем не менее, можно дать следующее определение: электронный архив — интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде. Ключевое слово здесь — «интегрированный». Зачастую электронный архив воспринимают как традиционный архив, где вместо бумажных дел содержатся соответствующие документы на машинных носителях (дискеты, компакт-диски). При таком подходе разница между бумажным и электронным вариантами архива невелика, а эффективность использования такого архива ограничена скоростью работы человека, наличием свободного места для хранения машинных носителей и т.п.

    Количество этапов создания подобной  системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

    1.Обследование компании. Результатом  его должен стать документ, отражающий  текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.

  2.Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).

  3.Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

  4.Сканирование  документов - начиная с их подготовки  и заканчивая проверкой качества  полученных после оцифровки изображений;

  5.Ввод  информации в систему, включающий  в себя либо, как минимум, создание  карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .

    Необходимо различать залповый ввод - единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд - и текущий ввод - сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления. 

 2.Законодательство по электронным архивам.

   

   Практически во всех странах «легальная» жизнь электронных документов базируется на трех законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России к настоящему времени принят только первый.

   Кроме того, непосредственное отношение к созданию и управлению электронными архивами имеют следующие акты:

   1.Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации";

   2.Федеральный закон "Об электронной  цифровой подписи";

   3.Стандарт РФ "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения" ;

   4.Инструкция Росархива "Основные  правила работы архива организации".

Как ни удивительно, термин «электронный архив» не является законодательно определенным, что оставляет свободу для его разнообразных трактовок. Единственным официальным вариантом является определение из проекта закона «Об электронном документе», который до сих пор не принят: «электронный архив — это массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами РФ». (Под словом «массив» здесь понимается всего лишь «набор».) Таким образом, основная нагрузка по определению электронного архива перекладывается на различные нормативные акты и на термин «электронный документ». 
 
 
 

3.Электронный  документ. Хранение электронных документов в архиве. 

Определение этому понятию дается в Законе «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним, электронный документ — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Выражение «электронно-цифровая форма» означает здесь последовательность двоичных символов. К главной особенности электронного документа можно отнести отсутствие жесткой привязки к конкретному материальному носителю. В качестве копии электронного документа может рассматриваться только его бумажная копия. Так, электронное письмо является электронным документом, хотя оно может и не иметь материального носителя. Между тем, переданное по факсу сообщение электронным документом не является.

     В стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. (Например, файл на дискете — документ на машинном носителе.) В данном определении присутствует четкое указание на наличие материального носителя документа, тогда как в случае сообщения, переданного по электронной почте, такого носителя нет.

    Камнем преткновения в процессе принятия новых законов и в применении существующих является вопрос о юридической силе электронного документа. Примечательно, что подписание соответствующего закона в США было отмечено как эпохальное событие, но и там еще очень далеко до реального массового применения имеющих юридическую силу электронных документов.

    В 2002 году Росархив подготовил проект Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Проект прошел согласования в правительстве и Государственной Думе, получил положительное заключение Минюста и ожидается к принятию во втором чтении до конца 2003 года. Это закон прямого действия, который заменит действующие «Основы законодательства РФ об Архивном фонде и архивах» и «Положение об Архивном фонде». В проекте закона не содержится каких-либо упоминаний об электронных архивах и электронных документах.

    Росархив также разработал проект «Основных правил работы архива организации». Существующая редакция одобрена Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года и носит рекомендательный характер до своего окончательного утверждения. Знакомство с Правилами представляет интерес в плане установления нормативных требований к электронным архивам организаций; любопытно, что и они не вводят термин «электронный архив».        Большое внимание уделяется процедурам хранения и учета материальных носителей электронных документов. Указано, что все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.д.) должны быть документированы. Практически осуществить данное положение затруднительно: необходимы отдельные нормативные акты (допустимо ли конвертировать графические форматы, и если допустимо, то можно ли преобразовывать изображения с потерей качества, каковы стандарты хранения текстовой информации и т.д.). Фактически в данном документе описано, что надо сделать, чтобы в обычном архиве хранить электронные документы с минимальными затратами на перестройку существующей структуры архива. Другими словами, там, где раньше была папка с 1000 листов, теперь будет храниться коробка дискет.

    Тем не менее, в проекте закона  есть раздел, посвященный автоматизированному научно-справочному аппарату архива, который практически вводит определение «электронного архива» . 
 

4.Юридическая сила электронного документа

 

   Вопросы юридической силы электронного документа и применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны: наличие ЭЦП — необходимое (но не достаточное) условие юридической силы электронного документа. Основы придания юридической силы электронным документам заложены Законом «Об информации, информатизации и защите информации». В соответствии с ним:

 «Документ,  полученный из автоматизированной  информационной системы, приобретает  юридическую силу после его  подписания должностным лицом  в порядке, установленном законодательством  Российской Федерации.