Распорядительные документы. Распоряжение

Министерство  образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО  «Казанский национальный исследовательский

 технический  университет имени А.Н.Туполева-КАИ»

Лениногорский филиал

Кафедра Экономики и Менеджмента 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности

вариант 18 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Лениногорск 2012

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………..………………………3 

ГЛАВА I Распорядительные документы и требования к составлению.

           1.1.Назначение и состав распорядительной  документации…………………………………………………………………………...…5

           1.2.Процедура издания распорядительных  документов в условиях единоличного  принятия решения………………………………………………………...7

           1.3.Процедура издания распорядительных  документов в условиях коллегиальности…………………………………………………………………………..9

           1.4.Составление и оформление распорядительных  документов………………11 

ГЛАВА II. Распоряжение.

           2.1. Понятие распоряжения………………………………………………………12

           2.2. Виды распоряжения………………………………………………………….12

           2.3. Составление и оформление распоряжения………………………………...13

          

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………..20

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………………….21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

       Контрольная работа включает в себя материалы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для экономистов. Представленная работа посвящена теме: «Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления. Что такое распоряжение».

       В управлении, как и в других областях человеческой деятельности,       существует разделение труда, которое  приводит к тому, что различные  специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции.

       Некоторые функции являются типовыми, присущими  любому аппарату управления (например, организационно-распорядительную деятельность).

       Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

       Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

       Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации.

       Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места           в системе федерального управления и ряда других причин.

       Однако  в любой организации используют документы, отражающие       организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность.      Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной        документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА I. Распорядительные документы и требования к составлению.

1.1. Назначение и состав распорядительной документации. 

       Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других     факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

       Основным  назначением распорядительных документов является регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

       Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут      касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

       Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

       В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Распорядительные документы могут издавать совместно несколько органов управления.

       С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений)        все распорядительные документы делятся на две группы. В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

       В системе коллегиальных органов  особое место занимают совещательные по своему статусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель      организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

       В условиях единоличного принятия решений  власть по всем вопросам управления в  организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

       Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

       В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются     приказы, распоряжения, указания. 
 
 
 
 

1.2. Процедура издания распорядительных документов

в условиях единоличного принятия решений. 

       Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его      соответствие действующему законодательству. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений (приказов, указаний, распоряжений) включает несколько стадий.

       Проекты распорядительных документов готовят  на плановой основе, по поручению руководства  организации, по инициативе руководителей  структурных подразделений или  подведомственных организаций, а также  отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

       Проекты распорядительных документов готовятся  специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает  интересы различных подразделений, по решению руководства организации  создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

       Сбор  и анализ информации для выработки  управленческого решения предусматривает  сбор объективной, достаточной и  своевременной информации. Для этого необходимо определить источники такой информации –      это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.

       Итогом  сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонних оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

       Оформление  выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как   если бы это был окончательный вариант документа.

       Согласование  проекта документа подразумевает визирование и внешнее согласование.

       Обычно  внешнее согласование проводится при  подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования».

       Внутреннее  согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров) главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), с юридической службой (на предмет       соответствия проекта документа действующему законодательству), а также       с заместителями руководителя организации.

       В процессе согласования могут быть высказаны  замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при цитировании на проекте    документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».