Регистрация документов современных организаций

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Актуальность  темы - Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Таким образом, актуальность темы обусловлена переходом традиционных методов работы с документами к современным автоматизированным (электронным) методам.

 Значение  регистрации документов заключается  также в том, что присвоение  документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его  создания, отправления или получения,  а значит, как уже указывалось,  придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него..

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень (см. Приложение 1). Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

Цель курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов в современных учреждениях.

В любой сфере  общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Сегодня организация, которая хочет получить современное  решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым религиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Исходя из поставленной цели, можно  сформулировать следующие задачи:

1. Раскрыть понятие регистрации документов, ее цели и принцип;
2. Рассмотреть особенности регистрации документов в различных организациях;
3. Изучить организацию информационно-справочной системы;

Структура курсовой работы - данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, изложенных на 41 машинописного текста. В первой главе рассказывается о регистрации документов: понятие, цели, принципы регистрации документов; особенности регистрации документов в различных организациях; правило регистрации и индексирование документов; индексирование документов; организация информационно-справочной системы; система регистрации. Во второй главе рассматриваются формы регистрации документов: журнальная форма регистрации; карточная форма регистрации; автоматизированная (электронная) форма регистрации документов.

При написании курсовой работы были использованы такие труды как:

1. Андреев В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение/учебно-практическое пособие.
2. Басаков М.И Справочник секретаря по делопроизводству.
3. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.
4. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления.
6. Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности.
7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.
8. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно - справочное пособие.: Изд-торг корпорация «Дашков и К».
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).
10. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие.

 

Так же использованы и источники:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.1991г.;

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28;

3. Правила делопроизводства  федеральных органах исполнительной власти. от 15.06.2009 г. № 477;

4. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009 г. № 76.

 В учебно-практическом  пособии В.И.Андреева «Практика  делопроизводства: организация и  ведение» дается системное представление  о составе правленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.¹

 В учебном  пособии И.С. Гареева «Организация  и технология документационного  обеспечения управления» на основе  изучения существующей практики работы с документами и в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства рассмотрены вопросы теории и практики документационного обеспечения управления.²

 В учебном  пособии О.И Замыцкова «Делопроизводство» данный курс дает наиболее полное представление о системе документирования управленческой деятельности, анализа информации, организации работы с документами на основе современных информационных технологий..³

 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.1991г.- это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях и общественных организациях.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.⁴

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ от 15 июня 2009г. №477 «Об учреждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедур и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкции по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Правила делопроизводства  федеральных органах исполнительной власти (далее- Правила) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступления в силу с даты их утверждения.⁵

 

 

Глава 1.Регистрация документов.

1.1 Понятие,  цели, принципы регистрации документов.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».⁶

Можно дать и  более развернутое определение  регистрации как подтверждения  факта создания или получения  документа в определенный день путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроль за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация  преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные  письма, поздравительные письма и  телеграммы, приглашение программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжении государственных органов, информационные материалы.

 

       Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь.            В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный  номер документа, присвоенный ему  учреждением-автором;

• автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

• заголовок (о  чем документ, т.е. краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа  и как исполнен);

• № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации  отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и  исходящих документов, сведения, вписываемые  в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан  записывается их адрес.

Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе Например, часто  учитывается количество листов, наличие  приложений и т.д.

В Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов и задач использования информации предлагается дополнять такими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;