Регистрация документов современных организаций

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.Регистрационные формы и их заполнение.

2.1 Журнальная  форма регистрации.

Журнальная  форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой (см. Приложение 5).

В настоящее  время она используется только в  том случае, когда на первое место  выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные  ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальную  форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.¹⁷

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы  прошивают прочными нитками. Концы  ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Например: «В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания  записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа  с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью. Все журналы  имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке  журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный  номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания  журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная  форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

• формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;
• сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;
• сложности обязательной многократной регистрации документов;
• отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

 

2.2 Карточная  форма регистрации.

Более удобной  является карточная форма регистрации (см. Приложение 6).  Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

В необходимых  случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: ”Количество листов”, “Расписка в получении документа” и др. Расположение реквизитов произвольное.

Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться (см. Приложение 7).

Форму карточки и расположение в  ней реквизитов может определить организация и  записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографическим  способом или методом оперативной  полиграфии на плотной бумаге светлых и тонов формата А5 (148х210мм) или А6 (105х148мм).

Преимущества  карточной формы регистрации:

• Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки (см. Приложение 8,9);
• Карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);
• РКК можно группировать в картотеке по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объёме документов.¹⁸

          Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

• справочные, контрольно-справочные;
• картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.¹⁹ 

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным  документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного  раскрытия содержания документов создаются  тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические  картотеки используются только в  справочных целях, в качестве контрольных  картотек они не применяются.²⁰ 

2.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов.

Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистрация на компьютере. В этом случае на экран выводиться форма карточки с аналогичными графами, и в нее заносят сведения о документе.  Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

При использовании  автоматизированной формы регистрации  сведения о документе вводятся в  электронную регистрационно-контрольную  карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может  самостоятельно разработать программу  для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные  продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. ²¹

ВЫВОД: В зависимости от объёма документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и автоматизированная электронная  (на ПЭВМ). В небольших организациях с объёмом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (формат А4- 210х297 мм). Следовательно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводят свои журналы. Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологической последовательности.

Следует отметить, что журнальная форма регистрации  уже устарела, так как она затрудняет контроль исполнения документов и требует  много времени для проведения справочной работы по ним.²²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество поступающих и отправляемых документов во многих учреждениях измеряется десятками и сотнями тысяч, и не менее 80% из них регистрируются. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость всего делопроизводства. Рациональная организация регистрации не только способствует повышению оперативности работы административного аппарата, но и создает резерв для значительной экономии трудовых затрат в сфере делопроизводства.

Система регистрации, созданная в учреждении, определяющим образом влияет на всю систему  делопроизводства - технологию контроля за исполнением документов, организацию справочно-информационной работы, оперативное хранение документов, их систематизацию в период оперативного хранения в структурных подразделениях и в архиве. Многие виды документов, создаваемые в государственных учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации специальными службами.

Как уже отмечалось выше регистрация - это один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

И между тем  основы информационного обеспечения  закладываются именно на стадии регистрации  документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный  комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, мало-употребляемых слов и выражений, наконец в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует  неуклонного повышения ответственности  и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование  средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с  документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников и литературы

Источники

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: Главархив СССР, 1991.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, от 27.02.1998 №28.
3. Правила делопроизводства  федеральных органах исполнительной власти. от 15.06.2009 г. № 477.
4. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009 г. № 76.

                                                Литература

11. Андреев В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение/учебно-практическое пособие-М.:КНОРУС,2006
12. Басаков М.И Справочник секретаря по делопрои<sp