Регистрация документов

констатирующей (или преамбулы) и распорядительной.

  В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Если основанием для издания распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части излагаются факты или события, послужившие причиной издания распоряжения.

  Бывают  случаи, когда констатирующая часть  может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании^.

  Констатирующая  часть отделяется от распорядительной словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой  строки от поля прописными буквами. В констатирующей части в основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:

  «В  соответствии с указаниями…»;

  «В  целях обеспечения сохранности  бланков строгой отчетности…»;

  «В  целях выполнения плана выпуска  продукции…».

  Если  распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

  «Во исполнение Указа Президента России от … № … «О…»;

  «Основание: Указ Президента России от … № … «О…».

  Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.

  Пункты  и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

  Текст любого организационно-распорядительного  документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.

  У распоряжения могут быть разные приложения- положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

  Если  приложение носит справочный или  аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа  или распоряжения дается ссылка «согласно  приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

  Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

  Он  должен отвечать на вопрос «о чем (о  ком)?», например, «Об утверждении  инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».

  При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без  абзацного отступа) через одинарный  межстрочный интервал без кавычек  и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

  Когда проект распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц.

  Согласование  проекта документа подразумевает:

• внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
• внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко.

  На  предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов.

  Этапы подготовки проекта документа, его  согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

  При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

  В этом случае визы должностных лиц  проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

  Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителей  подразделений, которые выносят проект.

  Фрагмент  документа

  Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом.

  Согласование  с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд  преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

  Несмотря  на вышеуказанные, достаточно весомые  преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется  на небольшом количестве предприятий.

  Регистрация распоряжения

  Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

  Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

• записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
• записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
• внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).

  Стоит отметить, что в настоящее время  целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
• возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

  Причем  автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

  В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

  Во  время регистрации документу  присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

  Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

  Теперь  приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

  Фрагмент  документа

  Доведение распоряжения до исполнителей.

  Доведение распорядительного  документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с  распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

  Если  при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.