Регистрация и учет документов

При необходимости  безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием  до рассмотрения документа руководством организации.

1.2 Порядок обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление  и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. [1, с. 13]

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

- постановку  документа на контроль;

- проверку своевременного  проведения документа до исполнителя;

- проверку и  регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение  результатов контроля и исполнения  документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки  исполнения документов устанавливаются  актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока  исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции[16, с. 25]:

- формирование  картотеки контролируемых документов;

- направление  карточки контролируемого документа  (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- выяснение в  структурном подразделении фамилии,  имени, отчества и телефона  исполнителя;

- напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода  и результатов исполнения в  карточке контролируемого документа;

- регулярное  информирование руководителей о  состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о  ходе и результатах исполнения  документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов  с контроля по указанию руководителей;

- формирование  картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается  исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. 

1.3 Передача документов  внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение  документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения  или лицо, ответственное за документационное обеспечение. [1, с. 15]

1.4 Учет количества  документов

При формировании документов в дела используются следующие  признаки заведения дел.

Основанием для  группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Авторский признак  предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки  переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в  одном деле документов нескольких корреспондентов  осуществляется по географическому  признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия  и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие  требования[12, с. 39]:

- документы постоянного  и временного сроков хранения  необходимо группировать в дела  раздельно;

- подлинники  оделять от копий;

- годовые планы  и отчеты - от квартальных и  месячных;

- утвержденные  документы - от их проектов;

- включать в  дело по одному экземпляру  каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся  по окончании календарного года.

Приложения к  документам, независимо от даты их утверждения  или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в  деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному  составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета  сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний  Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные  записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном  деле, если они касаются одного и  того же вопроса.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным  подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий  документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами. [14, с. 28]

1.4 Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления. с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа  состоит из порядкового номера в  пределах регистрируемого массива  документов, который, исходя из задач  поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.