Регистрация и учет документов

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации[10, с. 58].

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных  данных и создать условия для  перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа) Для поступающих в организацию документов, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров  регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных  карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться  и контролироваться.

Регистрация документов-ответов  осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления  и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации  документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной  регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки  формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с  используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки[10, с. 60]:

· справочные

· контрольно-справочные

· по географии  поступающих документов

· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

· тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

2. Организация контроля  за исполнением  документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях[18, с. 24].

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. [1, с. 19] Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока  исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции[20, с. 50]:

· формирование картотеки контролируемых документов

· направление  карточки контролируемого документа  в подразделение-исполнитель

· выяснение  в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

· напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения

· получение  информации о ходе и результатах  исполнения

· запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа

· регулярное информирование руководителей о состоянии и  результатах исполнения

· сообщение  о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов

· снятие документов с контроля по указанию руководителей

· формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем  порядке:

1. Заданий последующих  лет - не реже одного раза  в год

2. Заданий последующих  месяцев текущего года - не реже  одного раза в месяц

3. Заданий, поручений  текущего месяца - каждые десять  дней и за пять дней до  истечения срока. [13, с. 32]

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного  обеспечения или лицо, ответственное  за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные  руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие правила[13, с. 63]:

· Помещать в  дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

· Помещать вместе все документы, относящиеся к  разрешению данного вопроса

· Посещать приложения вместе с основными документами

· Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

· Раздельно  группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения

· Помещать в  дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

3. Хранение документов, составление номенклатуры  дел 

Номенклатура  дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел  с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации[13, с. 80].

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре  организаций. Она устанавливает  типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел для однородных по характеру  деятельности, но разных по структуре  организаций с указанием их индекса  и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  службами документационного обеспечения  министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной  экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура  для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем. [17, с. 21]

При составлении  номенклатуры дел организации следует  руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них  сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Личные дела вносятся в номенклатуру дал под общим заголовком и единым индексом. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру  дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел  организации хранится в службе документационного  обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура  дел составляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел  вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Дела организации  подлежат оформлению при их заведении  и по завершении года. Оформление дел  включает комплекс работ по их технической  обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений  при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные  документы в делах помогут  в создании хорошего архивного фонда  области, края, региона. В некоторых  регионах изданы законы об архивном фонде.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.