Реквизиты документов

Документ — согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

              Реквизиты — это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

              Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

              Официальные документы — это документы, созданные юр. или физ. лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются ГОС как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1              — Государственный герб Российской Федерации;

2              — герб субъекта Российской Федерации;

3              — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4              — код организации;

5              — основной   государственный   регистрационный   номер (ОГРН) юридического лица;

6              — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7              — код формы документа;

8              — наименование организации;

9              — справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес и т.п.);

10              — наименование вида документа;

11              — дата документа;

12              — регистрационный номер документа;

13              — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14              — место составления или издания документа;

15              — адресат;

16              — гриф утверждения документа;

17              — резолюция;

18              — заголовок к тексту;

19              — отметка о контроле;

20              — текст документа;

21              — отметка о наличии приложения;

22              — подпись;

23              — гриф согласования документа;

24              — визы согласования документа;

25              — печать;

26              — отметка о заверении копии;

27              — отметка об исполнителе и номер его телефона;

28              — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29              — отметка о поступлении документа в организацию;

30              — идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размешенного на красном геральдическом щите, с тремя коронами над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одноцветном варианте и без изображения щита.

Положением о Государственном гербе РФ предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. В соответствии с Положением воспроизведение Государственного герба РФ должны применять органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д. вплоть до местных органов власти.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки, где указано наименование организации.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, Москвы и С-Пб, АО.          Герб субъекта РФ — главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий ею историческое и административное значение.

•   Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки — эмблемы, утвержденные указами Президента РФ.

Например, в соответствии с Положением о военном геральдическом знаке — эмблеме Вооруженных Сил РФ указанная эмблема помещается на бланках приказов и директив министра обороны РФ и его заместителей, угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов военного управления, объединений, соединений,  воинских частей, предприятий, учреждений, организаций, военных академий, институтов и училищ Министерства обороны РФ.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Товарный знак, или знак обслуживания (далее — товарный знак), изображается на бланке с соблюдением требований Закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23.09.1992 №3520-1

Товарный знак — это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы; официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций; официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

Реквизиты 04. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).          Код по ОКПО включает 8 знаков.  Коды по ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о введении ОКПО.

Органы власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юр. лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Положение о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов. — М.: Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России, 1993.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет {ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), который принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне

Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

•   Реквизит 08. Наименование организации

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъектов РФ располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ (русском)

Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Согласно Гражданскому кодексу РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в которых указывается их организационно-правовая форма (акционерное общество, производственный кооператив, хозяйственное общество с ограниченной ответственностью и т.д.). Коммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

При отсутствии типографского бланка, когда документ, включая и постоянные реквизиты, полностью набирается на компьютере (или печатается на пишущей машинке), требования к оформлению реквизита «Наименование организации» должны соблюдаться полностью.

Иногда возникает необходимость подготовить документ совместно двумя организациями и более. Документ в этом случае следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций располагаются в соответствии с их рангом: одного ранга — на одном уровне; наименование нижестоящей организации — ниже наименования вышестоящей. Если позволяет техническое и программное обеспечение, возможно оформление реквизитов совместных документов на средствах ЭВТ.

•   Реквизит 09. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электрон. почты и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, адрес электронной почты и др. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа должно отражать содержание Документируемого действия и компетенцию его автора. Реквизит употребляется только на бланках конкретного документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД, — приказ, устав, положение, инструкция и др., т.е. должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.     В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации — автора документа.