Реквизиты документов

Реквизиты 11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания {принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2003 г. следует оформлять 05.01.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.01.05.

Такой способ оформления дат находит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Реквизиты 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству номенклатуре дел и распорядительных документах организации (например, распоряжение мэра Москвы «Об индексации служебных документов в аппарате Мэрии Москвы и органах исполнительной власти города, находящихся на документационном, кадровом и финансовом обеспечении Управления делами Мэрии в 2001 году» от 16.01.2001 № 6-РМ).

Предположим, регистрационный номер письма 01-13/143.. В этом случае:

01 — индекс структурного подразделения;

13 — номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения;

143 — порядковый номер письма.

Регистрационный номер распорядительного документа, акта, протокола — это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя организациями и более, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части «На № __________от  ______», в которую вносят регистрационный номер и дату поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления и издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Данный реквизит содержит сведения о географическом пункте, где зарегистрирована организация, место ее нахождения.   В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

Реквизит 15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

При адресовании частному лицу может использоваться отечественный формат адреса (664000, г. Иркутск, ул. Сиреневая, 15, кв. 13. Краснову М. Т.) или иностранный формат (Краснову М. Т., кв. 13, ул. Сиреневая, 15, г. Иркутск, 664000).

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

А.В.Зайцевой

П.С.Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2005

Личная подпись 05.11.2005

На документе не должно быть более четырех резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта

При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, пополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

Заголовок должен формулироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных («Об отмене...», «О выделении...», «О назначении...»).

Например:

Об освобождении от должности Петрова Н.К.

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий.

Заголовок к тексту документа должен согласовываться в падеже с наименованием вида документа.

Например:

Акт (чего?) приема-передачи дел

Сводка (о чем?) об объеме документооборота за второе полугодие

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. При этом нежелательно использовать конструкции со словом «Вопросы» (например, «Вопросы ревизионной комиссии») в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа (более полным и точным в данном случае является заголовок «Об утверждении отчета и проведении выборов ревизионной комиссии»).

В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Реквизит 19. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20. Текст документа.

Текст является основным элементом документа.

Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: «имеете», «владеете», «были», «находились».

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы (столбцы) должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 — 1,5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Связный текст управленческих документов обычно состоит из двух основных частей.

В первой части кратко излагаются причины или основания составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д.

Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например:

В соответствии с Инструкцией «О порядке ведения учета военнообязанных от №              или

В связи с поступающими запросами о порядке выдачи документов

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, распоряжения, которые можно разбивать на пункты и подпункты, нумеруя их арабскими цифрами. Действия или выводы однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, Действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.д.).

В документах коллегиальных органов текст излагают от 1-го лица множественного числа («постановляем», «решили» и т.д.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т.д.).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила» и т.д.).

В письмах используют следующие формы изложения:

•  от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

•  от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

• от третьего лица единственного числа («организация не возражает», «организация считает возможным»).

Постоянная информация в тексте документов различных видов может быть оформлена в виде трафаретного текста, а переменная вносится при создании определенного документа.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложения

Отметку оформляют следующим образом: «Приложение: на 5 л. в 2 экз.»

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1.  Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. и т.д.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

«Приложение: письмо Росархива от 05.06. 2008 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.».

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

В приложении к распорядительному документу (постановления приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут