Система документов, унифицированная система документов и унифицированная система организационно-распорядительной документации

 

 

МИД РОССИИ

федеральное бюджетное учреждение 
среднего профессионального образования

КОЛЛЕДЖ

МИНИСТЕРТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ФБУСПО Колледж МИД России)

Кафедра 
специальных и общепрофессиональных дисциплин

Цикловая комиссия 
по документационному обеспечению управления и архивоведению

Амеличкина Юлия Андреевна

Система документов, 
унифицированная система документов 
и унифицированная система 
организационно-распорядительной документации

Курсовая работа 
по междисциплинарному курсу «Документационное обеспечение управления» 
студентки второго курса (очная форма обучения) 
21 группы

Москва – выпуск 2013

 

оглавление

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ	1
ОГЛАВЛЕНИЕ	2
Введение	3
Теоретическая часть
Система документации	5
Унифицированные системы документации	7
Унифицированная система организационно-распорядительной документации	9
Практическая часть
Письмо-просьба	10
Письмо-запрос	11
Докладная записка	12
Приказ	13
Справка	14
Заключение	15
Список  использованной литературы	16

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечивают защиту 
интересов компании, увеличивают эффективность управленческого труда.

В этой связи очень важными  становятся вопросы унификации документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава 
и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости 
различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает в себя:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и её дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической 
  информации, отражающих специфику отрасли.

Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчётных). Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании 
Генерального регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органах управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления.

Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации 
документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением 
исследования.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение влияния унификации документов на систему делопроизводства.

Задачи курсовой работы:

• охарактеризовать систему делопроизводства;
• определить роль унификации документов в системе делопроизводства;
• рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства.

Я считаю, что унификация очень важна для документоведения во всём мире и поэтому я выбрала эту тему и считаю её очень актуальной. Курсовая работа состоит из:

• титульного листа;
• оглавления;
• введения;
• разделов с теоретической и практической частями;
• заключения;
• списка использованной литературы. 
  

1.1. Система документации

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Виды систем документации:

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• отчётная документация;
• информационно-справочная документация;
• договорная документация;
• документации обеспечивающего типа.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Плановые  документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом и по отдельным направлениям 
деятельности подразделений. Плановые документы могут иметь разную 
периодичность: год, полгода, квартал, месяц.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности организации необходимо для выполнения поставленных задач, программ, планов. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Документы, входящие в  систему отчётной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля деятельности. Система отчётной документации представлена такими видами документов, как 
отчёт, справка отчётного характера.

Система информационно-справочной документации. Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия 
решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения. Система 
организационной документации включает документы, содержащие решения 
организационного типа; система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения.

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы для реализации целей и задач организации. Её взаимоотношения с внешними организациями, лицами осуществляются с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.

Системы документации обеспечивающего типа можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции. Состав этих документов 
определяется содержанием основной деятельности организации. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов представляет собой документы учётного характера, то есть документы, реализующие функцию учёта. Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. 

1.2. Унифицированная система документации

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения, организации и предприятий документов, типизации и формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих 
документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций 
и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действуют восемь УСД:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Унифицированная система первичной учётной документации.
3. Унифицированная система банковской документации.
4. Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
5. Унифицированная система отчётно-статистической документации.
6. Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.
7. Унифицированная система документаций по труду.
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда России.
9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведётся соответствующими ведомствами и министерствами, которым поручена эта работа.

Для поддержки УСД в актуальном состоянии производится их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Унификация – это процесс «приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать 
документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу 
с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

 

1.3. Унифицированная система 
организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная система документации – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных 
и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, 
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Специалисты, работающие в службах  ДОУ (секретариатах, канцеляриях, управлениях делами и т.п.), обрабатывают преимущественно документы, 
входящие в Унифицированную систему организационно-распорядительной 
документации (УСОРД). Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.