Система документов, унифицированная система документов и унифицированная система организационно-распорядительной документации

В состав организационно-распорядительной документации входят:

• организационные документы (положения, правила, должностные 
  инструкции, уставы и др.);
• распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, указания);
• информационно-справочные документы (акты, справки, письма, 
  телефонограммы, докладные записки, списки, перечни, отчёты и др.);
• по личному составу или кадровые (заявления, приказы по личному 
  составу, трудовые книжки, личные дела, трудовые договоры).

 

закрытое акционерное  общество «ЭКСПО» (ЗАО «ЭКСПО») ул. Шаболовка, д.65, Москва, 115419  тел. (495) 111–11–01 (многоканальный)  факс (495) 111–11–62  http://www.expo.ru, e-mail: info@expo.ru  ОКПО 29901111, ОГРН 1027739110111  ИНН/КПП 7715001111/772501001  №   На №   от

Директору  ЗАО «Евротрейд» В.В. Шестакову

Об оформлении писем, 
направляемых 
в генеральную дирекцию

Уважаемый Владимир Викторович!

Службой управления делами осуществлён  выборочный анализ писем (около 100), полученных из Вашего отделения в 2011 году. В результате проделанной работы выявлены типичные ошибки при составлении писем.

Просим Вас обратить особое внимание на качество оформления писем, направляемых в генеральную дирекцию и вышестоящие организации.

При оформлении писем необходимо руководствоваться  Рекомендациями по оформлению писем  в ЗАО «ЭКСПО», разработанными работниками  отдела документационного обеспечения.

Приложение:	1.	Анализ типичных ошибок при составлении писем отделениями на 2 л. в 1 экз.
	2.	Рекомендации по оформлению писем  в ЗАО «ЭКСПО» на 8 л. в 1 экз.

Заместитель генерального директора Б.К. Продвилов

Перекатова А.Ф. 
(495) 111–11–07 

открытое акционерное общество «МЕТАЛЛОТРЕЙД» (ОАО «Металлотрейд») ул.Дзержинского, д.29, ст. 2, Москва, 112756  Тел.: (495) 508–08–08, факс (495) 508–08–09  http://www.metaltrade.ru: e-mail: info@metaltrade.ru  ОКПО 2990357, ОГРН 1028754360427  ИНН/КПП 7719874824/772501001  №   На №   от

Директору  ГОУ «ГАОО» А.В. Смоленской

О получении архивной справки

Просим выдать архивную справку  о том, состоял ли Громыкин И.В. 
в должности заместителя директора ОАО «Московского хлебного завода» 
с 15.01.2012 по 30.03.2012.

Документы просим выдать секретарю ОАО «Металлотрейд» 
Куницыной А.В.

Генеральный директор О.В. Романов

Куницына А.В. 
(499) 508–08–08 

отдел продаж ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА  №

Генеральному директору  ЗАО «Глобус» Ю.П. Жукову

О привлечении Беляева Р.П. 
к дисциплинарной ответственности

12 января 2012 г. ведущий специалист по продажам Беляев Р.П. не явился 
в переговорную комнату в заранее установленное время (09.00) для проведения переговоров с клиентом. Встреча с клиентом была проведена М.Ю. Петровым.

По окончании переговоров  в 11.00 менеджер по продажам Волкова Е.И. сообщила, что Беляев Р.П. на работу не пришёл и о причинах отсутствия 
не сообщал. В течение всего рабочего дня 12.01.2012 Беляев Р.П. отсутствовал на рабочем месте, о чём составили акт.

В объяснительной записке Беляев Р.П. указал уважительную причину 
отсутствия – произошедшее с ним ДДП, о чём представлены документы из ГАИ, однако отсутствие без причины ведущего специалиста в назначенный день и время могло нанести урон компании – переговоры с крупным клиентом могли не состояться.

Прошу привлечь Беляева Р.П. к дисциплинарной ответственности.

Приложение:	1.	Акт об отсутствии Беляева Р.П. на рабочем месте от 12.01.2012 № 5 на 1 л. в 1 экз.
	2.	Объяснительная записка Беляева Р.П. от 13.01.2012 № 23 на 1 л. в 1 экз.

Руководитель отдела продаж Г.А. Дубровин

 

научно-производственное объединение

«АГРОПРИБОР»

(НПО «Агроприбор»)

ПРИКАЗ

№  

Москва

Об обеспечении  противопожарной безопасности 
и усилении охраны предприятия в праздничные дни

В соответствии с приказом министра от 04.01.2012 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 27.01.2012.
2. Коменданту здания Петрухову Л.С.:

• проверить состояние электропроводки, электрооборудований, сигнализации;

• обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях. Срок до 29.01.2012.

3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. представить в секретариат 
   генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни до 28.01.2012.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р.

Директор М.Д. Галкин

Соловьева Н.В. 
(499) 302–34–56 

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору МИНПРИРОДЫ РОССИИ (МПР Ростехнадзор) СПРАВКА  №   Москва

Министерству природных ресурсов  и экологии Российской Федерации

О работе с обращениями 
граждан в 2011 году

За 2011 год в Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору всего поступило 14 993 обращения граждан, что в 11,3 раза больше уровня 2010 года. Из них в центральный аппарат обратились 664 человека, что в три раза больше, чем в 2010 году, соответственно, в 86 территориальных органов и в 17 подведомственных организаций – 14 349 человек, что в 12,9 раза больше уровня 2010 года.

Анализ статистических данных за 2011 год о работе с обращениями граждан показывает, что рост количества обращений в этом году в основном связан с тем, что граждане, которые ранее обращались по вопросам экологического надзора 
в МПР России, стали обращаться в Ростехнадзор в связи с расширением его полномочий (согласно Положению о Федеральной службе по экологическому, 
технологическому и атомному надзору, утверждённому постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2010 г. № 401).

Как показала практика, работы с обращениями граждан, экологической 
и энергетической безопасностью и с надзором за этими сферами деятельности напрямую затрагивают жизненно важные интересы граждан.

Перечень тем, по которым  чаще всего обращались граждане, – социальные, экономические и экологические.

Руководитель К.Б. Пуликовский

 

заключение

В ходе проведённой мною работы и исследования проблемы, было выявлено следующее:

1. В связи с усложнением структуры и содержания информационных 
ресурсов, ростом их объёма возникла необходимость упорядочения потоков 
информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

2. На сегодняшний день всё более отчётливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота 
в различных системах управления.

3 Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, унификацию форм документов. Унификация документов заключается 
в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

5. Унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях, независимо от их подчинённости и формы собственности.

В результате проведённой работы, можно сделать вывод, что цель 
достигнута, задачи выполнены. 

список  использованной  литературы

1. /В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. –М.: МЦФЭР, 2004. –688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1–2004).
2. /М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 
   4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312 с. – (Высшее образование).
3. Документы и системы документации. URL: http://www.profiz.ru/sr/12006/1563
4. Влияние унификации документов на систему делопроизводства. URL: http://www.bestreferat.ru/referat-201623.html.
5. Унифицированные системы документации. URL: http://student.zoomru.ru/delo/unificirovannye-sistemy-dokumentacii/54233.428032.s5.html.