Система электронного документооборота на предприятии

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Тульский государственный  университет

Кафедра « Мировая экономика»

 

Контрольно-курсовая работа

 по дисциплине Документирование управленческой деятельности

 

по теме: «Система электронного документооборота на предприятии»

 

 

 

 

 

                                            

 

 

 

 

 

                                                

 

 

                                                                               Выполнил : ст.гр.730801 Евтихов А.И.

                                             Проверил: ст.препод. Косушко З.Я.

 

Содержание

Введение.......................................................................................................................3

Глава 1. Нормативные основы внедрения электронного документооборота........5

Глава 2. Этапы внедрения  электронного документооборота................................10

Глава 3. Требования к электронному сообщению. ГОСТ 53898-2010................16

Заключение.................................................................................................................19

Список используемой литературы...........................................................................21

Приложения................................................................................................................22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной  власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том  числе и электронных документов.

Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего  тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации  и использования электронных  документов. Главной задачей сегодня  является переход от дискретной формы  электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Несмотря на высокие темпы  развития информационных технологий, электронные документы еще мало применяются в управлении. Кроме  общих (технических, технологических  и др.) причин, недостаточное применение электронной документации в России усугубляется рядом факторов, создающих  препятствия для широкого внедрения  и эффективного использования электронных  документов в организациях.

К числу таких негативных факторов относятся:

• несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;
• недостаточное развитие информационных технологий в области управления;
• неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;
• отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки рынков товаров и услуг;
• недостаточный уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.

 

Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются  или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Нормативные  основы внедрения 

электронного  документооборота

Задача перехода от бумажного  к электронному документообороту стоит  сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над  движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и  не менее важно для государства.

Постановлением Правительства  РФ от 28.01.02 № 65 утверждена Федеральная  целевая программа "Электронная  Россия" (2002-2010 гг.).

Она призвана формировать  нормативно-правовую базу в сфере  информационных технологий, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, условия для подключения  различных групп пользователей  к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное  взаимодействие органов государственной  власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения информационных технологий.¹

 

Какова же сегодня нормативно-правовая база применения электронных документов (далее ЭД)?

Часто приходится слышать, что  она отсутствует вообще. Однако это  неверно. Во-первых, все нормативы  по документационному обеспечению  управления должны применяться и  к ЭД. Во-вторых, имеется целый комплекс правовых документов организационного, инструктивного, методического характера, на который можно опираться при работе с электронными документами.

Применение электронных  документов осуществляется, прежде всего, в соответствии с Федеральным  законом от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" и Законом РФ от 23.09.92 № 3523-1 "О  правовой охране программ для электронных  вычислительных машин и баз данных"(в ред. От 24.12.02).

Правовое регулирование  создания и применения электронных  документов предполагает использование  электронных документов в рамках закона, а также обеспечение их юридической значимости (порядок  их удостоверения - состав и способы  нанесения реквизитов) и защиту от искажений в процессе электронного обмена. Также нормативной регламентации  подлежат правила создания и использования  подлинников, дубликатов и копий  этих документов, требования к их передаче, доступу, хранению и т. д.

Функционирование электронных  документов регулируется не только федеральным  законодательством, но и общеотраслевыми  нормативно-техническими документами  Госстандарта России.

Какие же локальные нормативные  акты и методические документы должны существовать в организации, чтобы  обеспечить правовую основу электронного документооборота? Перечислим те из них, в которых должно быть отражено создание и использование электронных  документов:

• приказы руководства организации о разработке и принятии в эксплуатации информационной системы, в рамках которой должен осуществляться электронный документооборот, с перечислением задач и функций этой системы;
• приказ руководства организации о введении электронного документооборота, с определением полномочий должностных лиц и указанием на то, что какие виды электронных документов и при каких условиях должны приниматься работниками к рассмотрению и исполнению;
• перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, в том числе, исключительно в электронной форме;
• номенклатура дел организации;
• положение о внутреннем распорядке организации;
• положение о защите персональных данных работников;
• инструкция по делопроизводству организации;
• альбом форм электронных документов, с представлением их экранных форм и форм при распечатке на бумаге;
• положения о структурных подразделениях организации;
• должностные инструкции работников;
• руководства пользователей информационной системой.

 

Однако существуют и ограничения  на распространение электронных  форм документов существуют. Причем для внешнего документооборота они гораздо более жесткие, чем для внутреннего. Связаны эти ограничения с требованиями к оформлению и хранению документов и могут проявиться не сразу, а в ходе административного или судебного разбирательства конфликтных ситуаций в сфере бизнеса, менеджмента, служебных и трудовых отношений.

По большому счету любая  негосударственная организация  может самостоятельно вводить собственные  требования к оформлению документов, особенно внутреннего характера. Органы власти и государственные организации  в этом отношении сильно ограничены нормативными актами вышестоящих инстанций. Но даже частным фирмам и предприятиям следует учитывать несколько  существенных моментов, связанных с  документированием своей деятельности и отношений с партнерами.

В первую очередь, ограничения  на электронные формы связаны  с необходимостью аутентификации документов. Основным реквизитом подавляющей части  документов является собственноручная подпись уполномоченного лица, которая  к тому же иногда должна быть заверена печатью организации. Только при  их наличии документ может считаться  подлинником. Это практически непреодолимое  препятствие для хранения исключительно  в электронном виде некоторых  видов исходящих и входящих документов, даже если они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Другое формальное препятствие  для перехода к безбумажному делопроизводству – требование некоторых законов  к созданию документов на специальных  бумажных бланках (обычно с гербами  или эмблемами). Это требование относится  к некоторым видам уставных, финансовых документов, документов по личному  составу, нотариально заверенным документам и т.п. Однако для большей части  документов организаций негосударственной  формы собственности таких жестких  требований не существует. Достаточно локального нормативного акта для введения форм внешнего представления электронных  документов, в первую очередь, внутреннего  характера. Также по решению руководства  организации некоторые виды входящей документации (например, копии распорядительных и нормативных документов вышестоящих  организаций, информационные и деловые  письма) могут приниматься к рассмотрению и исполнению только в электронном  виде.

Таким образом, современная  нормативно-правовая база документационного  обеспечения управленческой деятельности находится в неупорядоченном  состоянии. Объективно это положение  объясняется следующими обстоятельствами.

Появление различных форм собственности сделало невозможным  распространение на все организации  требований к документам, которые  традиционно формировались государственными архивными органами. Так, разработанные  «Основные правила работы архивов  организаций», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», а также «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации» распространяются только на документацию государственных  организаций. Контроль за соблюдением правил документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственных организаций не входит в обязанности какого-либо федерального органа.

Широко развитая коммерческая деятельность по проектированию и внедрению  автоматизированных систем делопроизводства (документооборота, документационного  обеспечения управления и др.) приводит к все большему разобщению документальных систем и их несовместимости.

Системы автоматизированного  делопроизводства в ряде случаев  либо поддерживают несовершенную (нерациональную) практику работы с документами, либо устанавливают свой порядок, не соблюдая при этом требования традиционного  бумажного делопроизводства. Ни один государственный орган в РФ не координирует и не контролирует автоматизацию  документационного обеспечения  управления. Сегодня:

• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электронные документы;
• отсутствует законодательство о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов.

Законодательство в сфере  электронного документооборота находится  на стадии развития. Одним из проявлений недостаточного внимания государства  к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной  базы, которая позволила бы  шире использовать электронные документы  и современные технологии.

 

Глава 2. Этапы  внедрения электронного документооборота

Деятельность предприятия (управленческая, производственная, хозяйственная) тесно связана с обработкой и  хранением значительных объемов  документов: руководящих, отчетных, информативных  и т.д. В современных условиях эффективное управление предприятием становится невозможным без  эффективного управления его документооборотом. По этой причине особую актуальность приобретает использование на предприятиях систем электронного документооборота (далее СЭД), позволяющих значительно  сократить временные и финансовые затраты предприятия на организациях бизнес-процессов и архивного  хранения документов, а также разработать  и легко осуществить мероприятия  по их оптимизации.