Система электронного документооборота на предприятии

Система электронного документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любой средней  или крупной компании, если ее внедрение  проводится как комплексное мероприятие, состоящее из организационных, административных и технических мер, направленных, прежде всего, на оптимизацию и повышение  прозрачности существующих бизнес-процессов.

Прежде всего, хотелось бы отметить причины, по которым следует  проводить автоматизацию документооборота. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее  важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание  в чужие руки может обойтись весьма дорого. Также следует выделить ряд  общих проблем, для тех организаций, где работа с документами ведется  традиционным способом:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источники которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации;
• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

При внедрении стоит определиться с системой электронного документооборота. Существуют различные классы систем:

• системы автоматизации делопроизводства и документооборота
• системы управления потоками работ
• системы организации и управления архивами документов
• системы электронного управления документами

Каждый производитель  систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные  и самые эффективные. Часто бывает и так – заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит  о своей системе, которая решит  и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на внедрение системы  автоматизации и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Приведем ряд рекомендаций, которые помогут избежать многих типичных ошибок:

1) определиться - решения  задач, какого рода вы хотите  поручить системе автоматизации.  Если в штате организации нет  специалистов, способных самостоятельно  определить класс нужной системы,  то лучше обратиться за помощью  к консультанту. Для начала можно  посмотреть обзоры, публикуемые  в специализированной прессе  и на некоторых сайтах в  интернете. 

2) определив, систему какого  класса нужно искать, изучить,  по возможности, все предложения,  выбирать систему не только  с необходимым вам функционалом, но и ту которую в дальнейшем  можно будет расширить за счет  добавления новых возможностей.

3) обратиться к техническому  специалисту. Возможности системы  во многом определяются программно-аппаратной  платформой, на которой система  будет эксплуатироваться.

4) выбрать систему, которая  легко настраивается, расширяется  и масштабируется (т.е. обеспечивает  защиту инвестиций), которая удобна  в использовании, обладает эргономичным  интерфейсом пользователя.

5) проверить систему в  действии. Вероятно, у производителя  есть демо-версия или вариант  поставки с оценочными лицензиями  – установите систему у себя  и проверьте ее в действии  до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители  в период оценки осуществляют  бесплатную техническую поддержку. 

6) не обязательно сразу  приобретать мощную дорогую систему.  Процесс автоматизации организации  может происходить поэтапно –  сначала можно внедрить простую  систему, которую в дальнейшем  можно развивать за счет масштабирования  и добавления новых возможностей.

Срок внедрения системы  зависит от множества факторов. Перечислим основные:

• Класс системы. Внедрение системы автоматизации делопроизводства, состоящей из одного АРМ секретаря, займет неделю, в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может, занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
• Масштаб внедряемой системы. Срок внедрения системы, безусловно, зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система – пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
• Настраиваемость системы. Адаптация системы в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами – настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс внедрения состоит  из нескольких этапов. Основными этапами  являют следующие этапы:

• Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут  идти параллельно. Особое внимание следуют  обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная  система, идеально подходящая для вашей  организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных  выше факторов внедрение системы  может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может  занять год и более.

Рассматривая более подробно вопрос об организации автоматизации  системы ДОУ, следует выделить следующие  пункты:

1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.

Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается  структурное подразделение  (должностное  лицо), ответственное за автоматизацию  системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.

К приказу прилагается  план мероприятий по автоматизации  системы ДОУ. В подобном плане  должны быть указаны даты начала и  завершения выполнения каждого мероприятия.

2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ, исследование может быть проведено как самостоятельно, так и по договору независимой исследовательской компанией – это могут быть профильный научно-исследовательский институт, консалтинговая компания и т.п.) с целью определения организации – разработчика системы.²
3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации – заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами при заявлении на участие в конкурсе.
4. Согласование технического задания на проектирования АС ДОУ. При необходимости – согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней.
5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование  АС ДОУ.
6. Проектирование АС ДОУ. Стадии и этап создания АС, а также содержание работ установлены «ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания».
7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.
8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).
9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.
10. Ввод АС ДОУ в действие.
11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Организация обучения осуществляется отделом кадров. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию ДОУ, либо, по договору, представителями организации – разработчика АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителями организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией.

Глава 3. Требования к электронному сообщению. ГОСТ 53898-2010

Сведения о  стандарте:

1. РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» совместно с Региональной общественной организацией «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и с Закрытым акционерным обществом «Научно-Технологический Центр ИРМ»
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст
4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Область применения:

Настоящий стандарт устанавливает  формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в  настоящем стандарте структуры  и с заданным составом элементов  и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное  сообщение в целом, так и составные  его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми  подписями и другими аналогами  собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной  цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается  как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

Модель сообщения:

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, должно оформляться как XML-документ и, возможно, один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном  виде, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Заголовок сообщения  должен быть самостоятельной, обязательной зоной сообщения. Зона сообщения  «Заголовок» сообщения должна составлять корневой элемент XML-документа. Кроме  зоны сообщения «Заголовок» в  сообщении обязательно должна присутствовать хотя бы одна из зон. Зоны сообщения  должны оформляться как самостоятельные, независимые элементы XML-документа  первого уровня иерархии. Тип зоны сообщения определяется именем этого  элемента. Используемые в сообщении  зоны (соответствующие элементы XML-документа) могут быть только из числа типов, определенных в настоящем стандарте. Зона заданного типа в сообщении может быть одна и только одна. Передаваемая в зонах сообщения информация должна оформляться как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии. В содержании зоны сообщения могут быть использованы элементы только из перечня элементов, определенных в настоящем стандарте для данной зоны сообщения, с установленной в настоящем стандарте допустимым количеством (кратностью) и только с установленным в настоящем стандарте составом атрибутов. Исключение составляет зона «Расширение» — состав и структура элементов данной зоны определяется разработчиком передающей системы управления документами. Данные взаимодействующих систем управления документами должны передаваться через значения содержания и атрибутов элементов, а также, при их наличии, дополнительных файлов - документов в электронном виде. Ссылки, команды и комментарии в содержании элементов (зон) сообщения не относятся к области применения настоящего стандарта и определяются разработчиком передающей системы управления документами. Ссылки, команды и комментарии могут использоваться как комментарий и(или) для передачи информации, не относящейся к области применения настоящего стандарта.

Примеры оформления электронного документооборота представлены в приложениях.

Заключение

1. Современная нормативно-правовая база документационного обеспечения управленческой деятельности находится в неупорядоченном состоянии. Объективно это положение объясняется следующими обстоятельствами.

Появление различных форм собственности сделало невозможным  распространение на все организации  требований к документам, которые  традиционно формировались государственными архивными органами. Так, разработанные  «Основные правила работы архивов  организаций», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», а также «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации» распространяются только на документацию государственных  организаций. Контроль за соблюдением правил документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственных организаций не входит в обязанности какого-либо федерального органа.

Широко развитая коммерческая деятельность по проектированию и внедрению  автоматизированных систем делопроизводства (документооборота, документационного  обеспечения управления и др.) приводит ко все большему разобщению документальных систем и их несовместимости.

Системы автоматизированного  делопроизводства в ряде случаев  либо поддерживают несовершенную (нерациональную) практику работы с документами, либо устанавливают свой порядок, не соблюдая при этом требования традиционного  бумажного делопроизводства. Ни один государственный орган в РФ не координирует и не контролирует автоматизацию  документационного обеспечения  управления. Сегодня:

• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электронные документы;
• отсутствует законодательство о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов.

Законодательство в сфере  электронного документооборота находится  на стадии развития. Одним из проявлений недостаточного внимания государства  к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной  базы, которая позволила бы  шире использовать электронные документы  и современные технологии.

2. Существующие этапы внедрения электронного документооборота сопровождаются рядом проблем, которые в свою очередь не носят неразрешимого характера, а, напротив, в ряде литературы  освещены конкретные рекомендации, позволяющие автоматизировать делопроизводство грамотно и с наименьшими потерями. Несмотря на существующие трудности, электронный документооборот находит все более широкое применение именно потому что, эффект от него измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами.
3. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.