Система управления документооборотом на основе web-технологий

- регистрацию; 

- рассмотрение руководством.

Первичная (экспедиционная) обработка документов заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы  и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся  на два потока:

1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

2.Документы в адрес  структурных подразделений.

Секретарем организации проводится предварительное рассмотрение поступивших  документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя и в структурные подразделения организации. Руководству передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству  или исполнителям в день поступления в организацию.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются начальникам структурных  подразделений. Документы, которые  исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

 

 

Исходящие документы

Проект исходящего документа  составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился.

К проекту  документа исполнитель прилагает  список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Право подписания документа имеет не только руководитель организации, но и его заместители.

Руководитель  организации вправе внести изменения  и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку.

После подписания двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его  рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации  документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и  сортировка их по корреспондентам.

Отправка  исходящих документов происходит в  тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр  факса (телефонограммы) подшиваются  в дело.

 

 

Внутренние  документы

Внутренние  документы готовятся, оформляются  в пределах организации. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенностью  движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за определенный период времени.

При определении  объема документооборота однократно обязательно  учитываются все документы. Подсчет  входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии  и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем  документооборота выражается дробью, числитель – количество основных документов, знаменатель - количество копий.

 

 

1.5 РЕГИСТРАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ

 

Регистрация документа - запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления  или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его  на документе с последующей записью  данных о документе в журнале  регистрации или регистрационной  карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным  принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях. В инструкции по делопроизводству в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации, если он включает нерегистрируемую документацию всего предприятия.

При регистрации  документов используются следующие  основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с  их условными обозначениями; номенклатура дел.

 

Индексация документов

Индексация  документов в делопроизводстве - это  проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих  место их исполнения (составления) и  хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный  номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы  при его регистрации.

Индекс  входящего, исходящего и внутреннего  документа, как правило, состоит  из индекса дела по номенклатуре и  регистрационного номера документа.

Например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер  соответствующего дела по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный  порядковый номер входящего документа,  присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб  граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется  регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления  документа организацию. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Формы регистрации  документов и порядок их заполнения.

Используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная. (Приложение 2 ,3 ,4 )

 

 

 

В структурных  подразделениях применяют журналы  для регистрации входящих и исходящих  документов. (Приложение 5)

Для регистрации  всех категорий входящих, исходящих  и внутренних документов карточная  более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная  карточка, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа  может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству. (Приложение 6)

Бланки  регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Количество экземпляров регистрационной  карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных  подразделениях и звеньях, в которых  документ будет исполняться и  контролироваться.

Бланки  регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной  полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

На верхнем  поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Карточки  в картотеке располагают по датам  исполнения документов, т.е. каждому  дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

 

 

1.6 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

 

Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов.

Контроль  осуществляется за наиболее важными  входящими, исходящими и внутренними  документами.

Контроль  над исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.

В организации контроль над исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя.

Срок  исполнения документа - срок, установленный  нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует  два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный  срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.³

Контроль  за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с  
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания).

Данные  о ходе и результатах контроля над исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

ГЛАВА II. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ОСНОВЕ WEB-ТЕХНОЛОГИЙ

 

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между  отделениями, во-вторых, предоставят  возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную  торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети  на базе протокола IP, имеют возможность  использовать их для дальнейшего  развития систем управления и обработки  электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы  в электронные и сосредоточить  их в базе данных главного офиса, обеспечив  к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты  на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами  служащих компании.