Система управления документооборотом на основе web-технологий

6. В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).
7. В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Фонд №, Опись №, Дело № —  позиции для фиксации отметок  о хранении исполненного документа.

Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении исполненного документа:

В позиции «Примечание» указывается  фактическое местонахождение документа  в том случае, если исполненный  документ в дело не помещен или  извлечен из дела. Записи датируются.

     При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                         (Приложение 4)

 

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ (ЭЛЕКТРОННАЯ) ФОРМА  РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

Автоматизированная форма позволяет  выйти на более высокий уровень  организации бухгалтерского учета, получить все необходимые формы  непосредственно на ПЭВМ после ввода. И проверки всей информации за отчетный период.

 При автоматизированных формах  труда от работника требуется  постоянная готовность к действию  и быстроте реакции, необходимая  для своевременного устранения  возникающих неполадок.  Бухгалтерский  учет с применением автоматизированной  формы строится следующим образом.

Первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента их поступления. А затем  их показатели вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Дальнейшим развитием таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета стала  автоматизированная форма, ориентированная  на широкое использование ЭВМ  и другой вычислительной техники.

На четвертом этапе - умственных действий - учащиеся выполняют действие в скрытой от внешнего наблюдения форме - в уме, в максимально сокращенной  и автоматизированной форме. На этом этапе необходимо предусмотреть  достаточное количество времени  на самостоятельную умственную и  практическую работу учащихся. Очертив  проблему и вкратце изложив динамический подход к ее решению, мы попробуем  теперь представить себе, как будет  выглядеть управление производством  в автоматизированной форме. Этот следующий  шаг к кибернетическому управлению в настоящее время подробно изучается. ЭВМ - динамична и позволяет реализовать  различные потребности управления (контроля, анализа и др.); система не является и автоматизированной формой учета, разработанной для универсальных ЭВМ, так как при автоматизированной форме обработка информации централизована, а в условиях микроЭВМ - децентрализована, что коренным образом меняет технологию и организацию учетного процесса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                             (Приложение 1 )

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Движение  входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

 

Рис 2. Схема движения входящих документов

 

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение
е	Перераспределение
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой  ДОУ

Вся поступающая  корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие  конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа  к документу в том случае, если существует специальное подразделение  для обработки корреспонденции  с грифом.

Конверты  уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

• если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);

• если на документе вообще отсутствует дата;

• если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

• если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя  целостность вложения, необходимо убедиться  в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя  правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют  ошибки, которые не позволяют принять  документ в работу. (На гарантийном  письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность  прочесть листы документа, если он получен  по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить  в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших документах (в том  числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим  для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка

При предварительном  рассмотрении документы сортируются  на две группы:

• 1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;

• 2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая  служба ДОУ может разработать  и представить на утверждение  руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации  в службе ДОУ (приложение). Обязательно  регистрируются те документы, которые  будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации  рассматривается в разделе «Регистрация документов»).

Для того чтобы правильно провести предварительное  рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы  ее развития.

Распределение

Зарегистрированные  документы распределяются на две  группы:

• документы, которые должны быть представлены руководителю;

• документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии  отбора документов для рассмотрения руководителем:

• важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);

• срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему  помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные  предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное  им самим время.

Руководитель  должен рассматривать документы  в день доклада или, в крайнем  случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16).

Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или  письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения  на исполнение.

Перераспределение

На основании  резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные  подразделения на исполнение.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                (Приложение 5)

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Форма журнальной регистрации исходящих документов (пример):

Индекс документа	Дата Отправки док-та	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения  и раздела номенклатуры дел
06-0/96	15.04.2006	Администрация Челябинской области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова	06-10

 

Форма журнальной регистрации входящих документов (пример):

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03	25.03.2006	05-16/100	Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала "Правоведение"	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2006	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2006

 

 

 

 

¹Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

²Храмцовская Н.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004 – 143с.

³Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - 7-8с.

⁴Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004. – 452с.

10.  Кондраков Н.П.  Бухгалтерский учет: Учебное пособие.  – М.: ИНФРА – М, 2004. – с. 645.