Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

Совершенствование системы документационного  обеспечения управления персоналом  
(на примере ООО «Лолита») 

Дипломный проект 
 
 

САМАРСКИЙ ФИЛИАЛ

ГОСУДАРСТВЕННОГО  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

ГОРОДА  МОСКВЫ

«МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 
 

Самара 2010

Цель  дипломного проекта  - исследование теоретических основ совершенствования системы документационного управления персоналом и разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения ООО «Лолита». 

    Задачи  исследования:

    1. Исследовать теоретические  основы  системы  документационного  обеспечения управления  персоналом и определить  его место в  системе управления  персоналом.

    2. Определить роль  системы кадрового  делопроизводства  в системе управления  персоналом.

    3. Исследовать  методику  оценки состояния  и совершенствования  системы документационного  обеспечения управления  персоналом.

    4. Провести анализ  системы документационного  обеспечения управления  персоналом ООО  «Лолита».

    5.  Дать оценку состояния  системы документационного  обеспечения управления  персоналом организации.

    6. Выявить актуальные  проблемы системы  документационного  обеспечения управления  персоналом в организации.

    7. Разработать программу  и план совершенствования  системы документационного  обеспечения управления  персоналом ООО  «Лолита».

    8. Дать экономическое  и правовое обоснование  совершенствования  системы документационного  обеспечения управления  персоналом.

    9. Определить прогноз  организационно-управленческой  результативности  совершенствования  системы документационного  обеспечения управления  персоналом.

   
 
Объект исследования – организация документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Лолита».  
 
 

Предмет исследования - система документационного обеспечения управления персоналом

Теоретические основы  совершенствования  системы документационного  управления  персоналом 

Документационное  обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом.  

Документационное  обеспечение управления – ДОУ 

Документирование

управленческой  деятельности 

Управление  документацией (документационный менеджмент) 

Запись информации 

Учет документов 

Оформление  информации 

Систематизация  документов 

Перемещение документов 

Хранение  документов 

    Рис. 1.  ДОУ и его важнейшие составляющие

Анализ  системы документационного  обеспечения управления персоналом  ООО  «Лолита» 

Учредитель  ООО «Лолита» 

Исполнительный  директор  

Бухгалтерия  

менеджер  по кадрам 

Главный кондитер-технолог  

Зам. директора  по коммерции  

Главный бухгалтер  

Бухгалтер- кассир  

Начальник смены  

Калькуляторы 

Водители 

Экспедиторы 

Начальник смены  

Кондитер 1 категории 

Кондитер 2 категории 
 

Кондитер 3 категории 
 

Технический персонал  

Маркетолог 

посудомойщица 

Кондитер 1 категории 

Кондитер 2 категории 
 

Кондитер 3 категории 
 

посудомойщица 
 

секретарь

Таблица 1

Структура персонала ООО  «Лолита»  в 2007-2009 г.г. 

№ п/п	Наименование  категории персонала	годы			Темп роста  к ., %
		2007	2008	2009	2008	2009
1	Численность промышленно-производственного  персонала, чел., всего	47	47	56	0,0	+6,4
	в том числе:
	1.1 Служащие, из них:	11	13	13	+18,2	+18,2
	1.1.1 Руководители	4	4	4	0,0	0,0
	1.1.2 Специалисты	4	5	5	+25,0	+ 25,0
	1.1.3 Технические  исполнители	3	4	4	+33,3	+33,3
	1.2 Рабочие, из  них:	31	34	34	+9,7	+9,7
	1.2.1 Основные	29	32	32	+10,3	+10,3
	1.2.2 Вспомогательные	2	2	2	0,0	0,0
2	Непромышленный  персонал, чел.	7	9	9	+28,6	+28,6
3	Итого	49	56	56	+14,3	+14,3

Характеристика  персонала ООО  «Лолита»  в 2007-2009 г.г. 

Рис. 2. Структура персонала 

    Рис. 3.  Возрастная структура  персонала 

    Рис. 4. Структура персонала  ООО «Лолита» по уровню образования

    Рис. 5. Динамика финансовых результатов деятельности ООО «Лолита» за 2007-2009 годы 

    

Наименование  финансового коэффициента	Значение  коэффициента
	2007	2008	2009
1. Коэффициент  автономии	0,35	0,22	0,14
2. Коэффициент отношения заемных  и собственных средств (финансовый  рычаг)	2,14	7,28	12,17
3. Коэффициент отношения собственных  и заемных средств	0,44	0,31	0,15
4. Коэффициент маневренности	0,47	1,00	1,00
Коэффициент абсолютной ликвидности (Кл = 0,7-1,0)	0,56	0,37	0,34
Коэффициент промежуточной (быстрой) ликвидности (Кпл = 1,2-1,5)	1,42	1,11	0,96
Коэффициент текущей ликвидности (Ктл ≥ 2)	2,16	1,61	1,55
Финансовая  устойчивость предприятия	Абсолютная  финансовая устойчивость	Кризисно  неустойчивое состояние предприятия	Кризисно  неустойчивое состояние предприятия

 

    Таблица 2

    Показатели  финансовой устойчивости ООО «Лолита»

    Рис 6.  Распределение  самарского рынка  кондитерских изделий  между основными  конкурентами 

    Рис.7.  Структура  выручки  по основным потребителям ООО «Лолита»

    Таблица 3

      Маршруты работы  с входящими и  исходящими документопотоками 

    

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение  документа	1. Создание проекта  документа
2. Экспедиционная  обработка	2. Проверка  секретарем или менеджером по  персоналу
3. Рассмотрение  документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача  адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение  руководителем подразделения	4. Подписание руководителем  документа
7. Назначение  и передача исполнителю	5. Регистрация  документа
8. Исполнение  документа
9. Контроль  за исполнением	6. Направление  документа в дело
10. Направление  документа в дело

Исполнительный  директор 

Секретарь 

Бухгалтерия 

Налоговые органы 

Банк 

Внебюджетные  фонды 

Юридический отдел 
 

Органы административного  надзора 

 Суды 

Клиенты 

Коммерческий  отдел 
 

 Клиенты 

Поставщики 

Кадровые  агентства 
 

Почта 

Отдел кадров 

Органы административного  надзора 

Обмен документацией 

    Рис. 8. Модель внешнего документооборота ООО «Лолита»

Отправка  ответа на письмо       10 

Прием почты,

проверка  правильности адресования     1 

Передача  письма с пометкой «Лично» 2 

Экспедиционная  обработка       3

                             

Предварительное рассмотрение письма секретарем    4

                             

Регистрация письма       5

                             

Передача  в подразделение   6

                             

Рассмотрение  руководителем подразделения  7

                             

Оформление  резолюции и передача исполнителю 8

                             

Исполнение  поручения     9

                             

 Контроль за  исполнением       11              9

                             

Помещение в  дело                                               12 
 

    Рис. 9. Маршрут движения письма

Документы	Количество  документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	328
Внутренние	434	1302	1736
Итого	902	2006	2608