Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

 

Департамент образования города москвы

Самарский филиал

Государственного  образовательного учреждения

Высшего профессионального образования 

Города  москвы

«Московский городской педагогический

университет»

 

Факультет менеджмента

 

 

 

Совершенствование системы документационного 

обеспечения управления персоналом

(на примере ООО «Лолита»)

Дипломный проект

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Самара 2010

 

 

Департамент образования города москвы

Самарский филиал

Государственного  образовательного учреждения

Высшего профессионального образования 

Города  москвы

«Московский городской педагогический

университет»

 

Факультет менеджмента

 

Задание  по подготовке дипломного проекта

 

 

 

Содержание

 

Введение 4

1.Теоретические основы  совершенствования  системы документационного управления  персоналом 7

1.1.Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом 7

1.2. Роль системы кадрового делопроизводства в  системе управления персоналом 13

1.3. Методика оценки состояния и совершенствования  системы документационного обеспечения управления персоналом 16

2.Анализ  системы документационного обеспечения управления персоналом  ООО «Лолита» 30

2. 1. Общая характеристика  организации 30

2.2.Оценка состояния системы документационного обеспечения  управления персоналом 48

2.3. Актуальные проблемы  системы документационного обеспечения управления персоналом 56

3.Содержание и организация совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита» 61

3.1.Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом 61

3.2.Экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом 66

3.3.Прогноз организационно-управленческой результативности совершенствования системы  документационного обеспечения управления персоналом 70

Заключение 76

Список использованных источников и литературы 80

Приложения 86

Введение

 

Актуальность исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер [2.19, с. 12].

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия [3.9]. 

В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом   актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования дипломного проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Проблемы организации и совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом нашли отражение в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина,  Л. Досковой, Л.  Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой,  Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде,  О. Нельзиной,  Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Актуальность темы дипломного проекта определила ее цель, задачи и структуру исследования.

Целью дипломного проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Лолита».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретические основы системы документационного обеспечения управления персоналом и определить его место в системе управления персоналом.

2. Определить  роль системы кадрового делопроизводства  в системе управления персоналом.

3. Исследовать   методику оценки состояния и  совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом.

4. Провести анализ системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита».

5.  Дать  оценку состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации в ООО «Лолита».

6. Выявить актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом в организации.

7. Разработать  программу и план совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Лолита».

8. Дать экономическое  и правовое обоснование совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом в ООО «Лолита».

9. Спрогнозировать организационно-управленческую результативность совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Лолита».

Объект исследования – организация документационного обеспечения управления персоналом.

Предмет исследования - система документационного обеспечения управления персоналом.

База исследования – ООО «Лолита», коммерческая организация, занимающаяся производством хлебобулочных и кондитерских изделий.

Структура дипломного проекта состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений. Содержит 13 таблиц, 14 рисунков. Проект написан  на 81 странице.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования.

В первой главе  рассмотрены теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления персоналом; рассмотрена методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом.

Во второй главе дипломного проекта проведено исследование предпринимательской деятельности  ООО «Лолита» на самарском рынке, дана оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в организации и выявлены ее актуальные проблемы.

В третьей  главе дипломного проекта определено содержание и организация совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита»,  для этого разработаны программа и план совершенствования системы ДОУ, дано экономическое и правовое обоснование совершенствования системы, а также спрогнозирован результат от внедрения мероприятий по совершенствованию.

1.Теоретические  основы  совершенствования  системы документационного управления  персоналом

 

1.1.Система  документационного обеспечения  управления персоналом: понятие,  структура и место в системе  управления персоналом

 

Документационное обеспечение  управления является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно  влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:  получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления [3.7]. 

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [3.3].

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы [3.11].

Тем не менее между данными  терминами все-таки существуют некоторые  различия.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами [2.13].

По мнению Т.В. Кузнецовой [2.17, с. 24] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и  организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает  Л. Доскова,  документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 14].

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного  обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или  получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 15].

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

1)  документирование;

2) организация работы с документами (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [2.26].

С другой стороны, документационное обеспечение системы  управления персоналом организации  представляет собой обеспечение  кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с  требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление  документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами  организации [2.12]. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. ДОУ и его важнейшие составляющие

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. 

В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая  целостная система, и как всякая целостная система обладает известным  количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Схематично  место подсистемы документационного  обеспечения управления в системе  управления организацией представлено на рисунке 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Место  подсистемы документационного обеспечения  управления в системе управления организацией

 

Согласно  логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения управления  могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова и  Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом [2.24].

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам  системы документационного обеспечения  управления персонала относятся:

- наличие  большого количества составных  элементов, связанных между собой  информационными каналами передачи  данных;

- наличие  общей цели управления для  всей системы и частных целей  для системы любого уровня, подчиненных  общей цели;

- расчленение  системы любого уровня на отдельные  подсистемы, цели и задачи которых  подчинены целям и задачам  системы управления данного уровня;

- наличие  персонала в качестве элементов  управления и контроля на всех  уровнях иерархии большой системы  и в связи с этим необходимость  сочетания и постоянного взаимодействия  принципов и методов управления  им в процессе выполнения функций  ДОУ.