Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

Кроме того, допускается внесение в действующие  формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений.

     2. Первичные документы (о чем упоминалось ранее) для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные

подписи указанных лиц.

     Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов.

     3. Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания.

      4. В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов.

     5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

     6. Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

     За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).

     Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных, не разрешаются никакие подчистки, помарки и не оговоренные исправления.

     Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов. Составление их должно осуществляться на основании специальных правил.

     В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допущены ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить соответствующими штампами.

     Допущенные по различным причинам ошибки в документах (за исключением вышеперечисленных) исправляются в установленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено "Исправлено" и подтверждено росписью лиц, подписавших документ.

     За выпиской некоторых документов устанавливается специальный контроль. Например, при подготовке банковских чеков заполняется корешок чека. Многие документы, как правило, составляются под копирку. Копии остаются для последующего контроля или справок.

     Специальный порядок составления документов по финансово-расчетным операциям и специальный контроль за их составлением предполагают не допустить совершения неправильных и незаконных операций.

      Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу. 

2. Основные  виды документов по финансово-расчетным  операциям

 

     Денежный чек — распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.

     Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.

     Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка предприятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранятся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых книжек составляется по соответствующей форме.

     Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка. Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчетных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо перечислением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчиков в банке.

     Счет-фактура — это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

      Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование  и адрес поставщика.

2. Местонахождение  и номер расчетного счета поставщика.

3. Наименование  и адрес грузополучателя.

4. Местонахождение  и номер расчетного счета грузополучателя.

5. Порядковый  номер.

6. Дата.

7. Перечень  отпускаемых товаров.

8. Количество  товара.

9. Цена.

10. Сумма.

11. Способ  отправления.

12. Номер  квитанции (накладной).

13. Ссылка  на договор или заказ, на  основании которых произведена отгрузка.

     Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.

     Обязательство кассира. Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выдачи и хранения денег предусмотрены в соответствующих нормативных документах. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан ознакомить кассира с должностной инструкцией и руководящими и нормативными документами.

     Кассир выдает администрации предприятия, организации обязательство о материальной ответственности по соответствующей форме — обязательство кассира. Это обязательство хранится в личном деле кассира.

      Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию (организации) как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     Кассир не может передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам без письменного указания руководителя и без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необходимо временно заменить, то другой работник, временно замещающий кассира, также дает обязательство о материальной ответственности.

     Положение о ведении кассовых операций предусматривает проведение внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

     Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия (организации) назначается комиссия из числа работников предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.

     Если в организации имеется несколько касс, ревизию их необходимо проводить одновременно для предупреждения возможных злоупотреблений с денежными средствами. В том случае, если одна касса организации обслуживает несколько подразделений, то необходимо затребовать от бухгалтеров этих предприятий официальные справки об остатках денег на день инвентаризации для сравнения с ними наличных в кассе.

     При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем полного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, квитанций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек и бланков строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

     Акт ревизии. Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств.

Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы  и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.

     Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование  документа.

2. Точное  наименование ревизуемой организации.

3. Дата  составления акта.

4. Фамилии,  имена и отчества, а также должности  членов комиссии.

5. Номер  и дата приказа руководителя  организации, на основании которого назначены члены комиссии.

6. Фамилии,  имена и отчества, а также должности  лиц, в присутствии которых проводилась ревизия кассы.

7. Содержание  акта ревизии с обязательным  указанием остатка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи).

8. Объяснение  обстоятельств возникновения излишков  или недостачи (прилагается к акту).

9. Подписи  лиц, участвовавших в составлении  акта. Акт ревизии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземплярах, причем один экземпляр следует дать материально-ответственному лицу — кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материальноответственных лиц.

     Платежное поручение — это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках. Если плательщик перечисляет средства одновременно нескольким получателям, то можно использовать сводное платежное поручение. В одно поручение могут включаться либо только местные поручения, либо только иногородние.

     Платежное поручение имеет следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование  и адрес плательщика.

2. Местонахождение  и номера расчетных счетов  получателя и поставщика.

3. Сумма  платежа, которую перечисляет  плательщик.

4. Дата.

5. Основание.

6. Подписи  руководителя организации и главного  бухгалтера.

7. Печать.

     Платежными поручениями могут производиться:

• расчеты  за товарно-материальные ценности, выполненные

работы  и оказанные услуги;

• расчеты  по нетоварным операциям;