Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

     Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

     Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны.

     В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

     В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами. Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

     Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации.

     Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ.

     Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

     Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации.

     Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.

     В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий недостаточно выемки копий документов и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном ст. 9 Налогового кодекса Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Таким образом, осуществление финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с финансовыми, хозяйственными документами и организацию документирования.

     Фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерией в соответствующих документах, в своей совокупности (вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия. Этой документацией в течение установленных сроков хранения также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, во-первых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным и, во-вторых, обеспечить ее сохранность.

     На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства. Организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства (в условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства, а, с другой, исходя из положений учетной политики предприятия. В рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются): формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации. При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными.

Список использованной литературы 

1. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практ. пособие / В. И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : КНОРУС, 2008. – 256 с.
2. Березина, Н. М. Современное делопроизводство / Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. - 3-е изд. – СПб. : Питер, 2007. – 224 с. : ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).
3. Кирсанова, М.М. Курс делопроизводства. Документационное   обеспечение управления: учеб. пособие / Кирсанова М.М., Аксенов Ю. М. – 6-е изд., испр. и доп. – М. : ИНФРА-М ; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2008. – 367 с. – (Высшее образование).
4. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справ. пособие / Кузнецов, И. Н. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Изд.-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 520 с.
5. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов / под ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ–ДАНА, 2000.
6. Экономика предприятия : учеб. для вузов / под ред. проф. В. Я. Горфинкеля, проф. В. А. Швандара. – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2000.
7. «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» // Приказ Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
8. Документирование управленческой деятельности : учеб. модуль / В. Н. Караульнов, Н. М. Гук; Кемеровский технол. ин-т пищевой промышленности. – Кемерово, 2002.

Оформление  открытия счетов предприятий 

     Для хранения денежных средств и осуществления расчетов банки открывают предприятиям (объединениям, организациям и учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и источников финансирования расчетные, текущие и другие счета.

     Организация — владелец счета — имеет право самостоятельно распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установленные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о списании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без согласия организации производятся только бесспорные платежи: взыскание просроченных платежей в Государственный бюджет, судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряжения вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.

Руководители  учреждений, получающие в свое распоряжение средства из бюджета для использования по целевому назначению, являются распорядителями кредитов. По широте предоставляемых им прав распорядители кредитов подразделяются на главных и нижестоящих.

     Основная масса платежей производится в порядке без наличных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Это дает возможность высвобождать из обращения значительные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно небольшим количеством их при значительных оборотах хозяйственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за договорной и финансовой дисциплиной предприятий.

     Для определенных видов платежей (выдача заработной платы, выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк вьщает наличные деньги, а платежи производит организация.

     Операции по расчетному (текущему) счету производятся учреждениями банка по документам специальной утвержденной формы, которые выписывают работники финансового отдела или бухгалтерии организации.

     Наиболее часто применяются следующие: платежное поручение, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из расчетных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на аккредитив, на выдачу ссуды и др.).

     Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджетных счетов организациям (учреждениям), а также правила совершения по ним операций определены соответствующими нормативными документами. Для оформления открытия представляются следующие документы: заявление об открытии счета; копия документа о создании организации; копия утвержденного устава (положения); карточка с образцами подписей и оттиском печати и др.

     Заявление об открытии счета представляется по утвержденной форме. При открытии счетов учреждения банка осуществляют контроль за соблюдением действующего законодательства при создании и реорганизации организаций.

Документом, подтверждающим законность создания или  реорганизации организации является приказ (распоряжение, постановление, решение) органа, который принял об этом решение в соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение банка представляется копия указанного документа, заверенная органом, его издавшим, либо в нотариальном порядке.

     Карточка с образцами подписей и оттиском печати представляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включаются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Карточка заверяется подписью руководителя (или его заместителем) вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.

     Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями (первой и второй). Право первой подписи принадлежит руководителю организации, которому открывается счет. Первую подпись могут ставить также и должностные лица, уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех случаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсутствие указанной оговорки означает право на передоверие.

     Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Он санкционирует законность производимых операций. При отсутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи может быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае владелец счета за подписью руководителя делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в штате отсутствует счетный работник.

     Руководители производственных подразделений, входящих в состав объединений, а также нехозрасчетных филиалов, мастерских подписывают денежно-расчетные документы единолично, если в штате нет счетного или другого работника, на которого можно возложить ведение бухгалтерского учета.

     В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) подписываются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

     Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии. В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.