Технические средства в работе секретаря

Требуемая сила света  должна сочетаться с правильной подачей  его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться [8].

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены  на потолке) или местным (настольной лампы).

Температурный режим  в служебных помещениях

В соответствии с действующими нормами температура в служебных  помещениях должна быть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%. Улучшению  состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов.

Оптимальные климатические  условия в служебном помещении  является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении  вызывает сонливость, усталость, снижает  работоспособность. В холодном помещении  рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Шум в служебных помещениях.

Уровень посторонних  шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно.

Борьба с шумом в  помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным  в технических характеристиках  аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести  шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ в области высоких частот. Кроме того, для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев [9].

Однако следует знать, что в определённых дозах шум  не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная  музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности.

Цветовое оформление служебных помещений 

Применение определенного  цвета не только улучшает внешний  вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает  на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производиться с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики.

Определенные цветовые гаммы соответствуют функциям помещения. Используя разные тона, можно зрительно  разделить служебное помещение  на отдельные участки. В холодные тона следует окрашивать помещения  с высокой температурой (южные  районы страны), в тёплые тона целесообразно окрасить помещения с низкой температурой (северные районы страны). Таким же образом можно подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Следует учитывать, что светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает.

Значимым является использование  цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного  порядка на рабочем месте, для  обеспечения лучшей организации  труда. Для сотрудников служб  документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. В работе секретаря, например, используется цветовой “семафор” при раскладке документов в папки различных цветов.

Режим труда и отдыха

В зависимости от внутреннего  трудового распорядка регламентируется режим труда и отдыха. Сотрудники должны предусматривать установленное чередование периодов труда и отдыха.

При общей продолжительности  рабочей недели 36 часов в пятидневной  рабочей неделе рабочий день персонала должен составлять 7часов 15мин. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4часа после начала работы.

Проведение физкультурных  пауз в 5-10мин. за 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы благотворно  повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении [7].

Состав воздуха 

На состав воздуха  хорошо влияет озеленение служебных  помещений. Регулярное проветривание  в служебном помещении необходимо. Состав воздушной массы полностью  меняется, если хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут.

Организация рабочего места  руководителя

Снабжение всем необходимым  рабочего места руководителя, контроль за исправностью технических средств, поддержанием порядка и чистоты  в кабинете является обязанностью секретаря.

Ничего не изменять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не обсудив предварительно с ним  возможность перестановки средств  оргтехники, мебели, расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола - этим правилом следует руководствоваться секретарю. В его работу входит знать привычки своего начальника, особенности работы с документами и учитывать их; следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, чистый стакан, заточенные карандаши, свежая вода в графине.

Особые принципы имеет  планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол – тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.

Переговорное устройство, которое позволяет осуществлять обмен информацией, существенно облегчает работу руководителя и секретаря. При наличии такого устройства отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.

Организация работы заключается  в соблюдении должностных обязанностей, которые включают нормы поведения, обязанности секретаря и виды работ выполняемые им. Так же много зависит от организации рабочего места секретаря, правильности расположения технических средств для лучшей работы и минимально затрачивать время на выполнение различных типов работ. Соблюдение факторов трудового процесса позволит секретарю избежать профессиональных заболеваний, а также сохранить микроклимат в помещении.

 

 

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

 

2.1 Персональный и карманный компьютеры

 

Компьютер стал незаменимым  в практике секретаря и по праву  занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:

- составление и редактирование  документов;

- регистрация и контроль исполнения документов;

- хранение и поиск  документов, другой полезной информации;

- прием и передача  документов по каналам связи;

- архивное хранение  документов;

- организация своего  рабочего времени и времени  руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры  компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок  завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.

Клавиатура предназначена  для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:

- алфавитно-цифровые;

- функциональные;

- со стрелками;

- управляющие [7].

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут  выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.

Алфавитная клавиша  может воспроизводить либо букву  русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут  быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик, для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.

Принтер предназначен для  вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее  качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных  документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов. Сканеры позволяют переводить информацию с бумажных носителей в электронный формат, облегчая тем самым работу секретаря. После сканирования документа его распознают с помощью программы ABBYY FineReader для дальнейшей работы с ним. Распознавание позволяет редактировать, изменять и дополнять документ различной информацией.

FineReader позволяет ввести документ  одним нажатием на кнопку Scan&Read, не вдаваясь в подробности  работы программы. Распознанный  текст можно передать в текстовый  редактор или электронную таблицу, сохранить в форматах RTF, DOC, Word XML (при сохранении в Microsoft Office 2003), PDF и HTML с полным сохранением оформления документа или сохранить в базе данных.

Устройство архивации  осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с  большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры [3].

Возможности компьютера определяют:

- тип и тактовая  частота процессора;

- объем оперативной  памяти и жесткого диска;

- характеристики материнской  платы;

- характеристики видеокарты;

- наличие CD-ROM и звуковой  платы;

- возможность подключения  дополнительных устройств;

- возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта  должен иметь достаточные возможности  для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.

Программа Lotus Organizer предоставляет  множество возможностей для эффективной  организации рабочего времени секретаря и его руководителя: