Технические средства в работе секретаря

Для оперативной передачи сообщений может использоваться также пейджер.

Пейджер - это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном  для вывода принятых сообщений. Сообщение, адресованное пейджеру, он принимает  в память и звуковым сигналом информирует  об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сделать это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами. Необходимо знать, что кроме услуг информации о курсе валют, погоде, пробках на дорогах, абонент получает возможность передать сообщения не только на русском, но и на английском языках. Переданное сообщение на русском языке ваш иностранный партнер получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводчики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что если вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь поступившим. Зона действия пейджинговой связи - до 100 км. Можно также использовать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для передачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугородный номер. Некоторые пей-джинговые компании предлагают другой вариант междугородной связи: раутинг. В этом случае телефонный номер фирмы остается московским, а оператор сам посылает информацию в другой город.

Кроме того, пейджинговая связь позволяет отсылать сообщения  непосредственно с компьютера, не прибегая к помощи оператора, тем  самым обеспечивая конфиденциальность коммерческой информации.

Одной из лучших компаний, обеспечивающих качественную и надежную связь на большое расстояние, является Moscom Paging

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой  радиосвязью, разбивается на много  небольших зон радиусом в несколько  сотен метров до нескольких километров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравнению с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораздо меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиотелефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиотелефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, выход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном промышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесообразна.

Уже в ближайшем будущем  планируется внедрение новой  системы связи, передающей не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную Таким образом можно  соединить компьютеры абонентов  в единую информационную систему  не с помощью кабеля, а посредством радиоволн.

В настоящее время, с  учетом требований оперативности в  бизнесе, все чаще используется факсимильная связь. Если вы не в состоянии выслать  контракт немедленно, заказчик может  найти другого исполнителя. Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента. Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат - это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействует обычные телефонные каналы [11].

Недорогие и потому самые  распространенные модели телефаксов используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие  на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивается, что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих современных моделях факсов используется более плотная "супертермобумага", которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях

Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:

вывод документа на обычную  бумагу,

режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка),

отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже,

память на несколько  десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой, в эту же память можно загрузить документы для последующей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам,

отклонение ненужных вызовов - игнорирование вызовов, сделанных  с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора [3].

В качестве примера такого "супер телефакса" можно привести последние модели фирмы "XEROX" Эти аппараты с лазерным печатающим устройством, использующим обычную бумагу, имеют все описанные выше возможности, а также множество других Память вмещает 35 страниц с возможностью расширения до 180 Лоток на 250 листов практически исключает возможность израсходования всей бумаги даже при большом объеме поступивших факсов. Кроме того, можно заложить в память для отложенной рассылки до восьми различных документов, каждый со своим списком рассылки

При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и  принимающем аппарате должны быть идентификационные  коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной  информации. Если коды передающего  и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода.

Заслуживает внимания многофункциональное  устройство "MEDLEY", состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного  аппарата. Такой факс/сканер/принтер  сконструирован для подключения! к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных процедур (сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и передачу документов) осуществлять с помощью одного устройства. Интересными для пользователя могут быть мопиры (mopier) HP OfficeJet 590, сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений, копирования документов, их сканирования с возможностями цветного струйного принтера [6].

 

3.2 Копировальные устройства

 

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами

Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений Если аппарат  не включен, включите его и дайте  время на его прогрев В зависимости  от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1 - 2 минут. Затем необходимо:

- поднять крышку, положить  оригинал копируемого документа  лицевой стороной на стекло. Оригинал  формата А4 кладется, как правило,  в левый верхний угол стекла,

- проверить размер  копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1.1 или 100%;

- убедитесь, что в  аппарате есть бумага для копий;

- нажмите зеленую кнопку <|>,

- возьмите готовую  копию с выходного лотка и  не забудьте взять оригинал.

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки "СТОП".

Почти все ксероксы позволяют  изготовить копию увеличенного или  уменьшенного размера. Увеличение и  уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных  величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.

Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов  масштабирования, выберите его, нажимая  кнопку, расположенную под рядом  этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатиями кнопок "вниз" и "вверх", расположенных под индикатором масштабирования. При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата A3, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально [2].

Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные  копии. Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.

В сфере малого бизнеса  используются портативные копировальные  аппараты фирмы "CANON", которые отличаются высоким качеством и надежностью.

Копиры Canon FC 210 и FC 230 достаточно легкие (вес - 7, 6 кг) и очень компактные аппараты, имеющие специальную ручку для переноски. Они не требуют предварительного нагрева и имеют автоматическое отключение. Скорость работы - 4 копии в минуту. Оригиналами могут быть листы, книги, альбомы формата не более А4. Копии выполняются на бумаге плотностью до 128 г/м2, кальке, почтовой открытке, пленке для диапроекторов, предназначенной для презентации.

Аппарат FC 230 имеет не только ручную, но и автоматическую подачу бумаги из стопки до 50 листов, а также автоматическое управление насыщенностью копий.

Более мощные копиры модели FC 770 работают со скоростью 12 копий в  минуту. Автоматическая подача бумага производится из стопки до 250 листов. Возможно увеличение и уменьшение копии от 70% до 141%.

 

3.3 Устройство для уничтожения бумаг

 

Важное место в комплексе  мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг - шредеры.

Шредеры фирмы "ЕВА" сочетают современный подход к утилизации носителей и обеспечивают сохранение конфиденциальности информации. Такие устройства, как PERSONAL 1022 S, DINO, CENTRAL 8061 SP, SPECIAL 4032 С, TEAM 3139 С могут перерабатывать бумагу шириной от 220 мм до 610 мм с разовой загрузкой от 8 до 350 листов в зависимости от выбранной модели При этом степень измельчения носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что обеспечивает достаточный уровень секретности. 7.7. Основные правила техники безопасности [8].

При использовании любого оборудования необходимо соблюдать основные правила техники безопасности:

прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нужно прочитать инструкцию и  придерживаться ее;

выключать вилки из розеток  в случае длительных перерывов в  работе и обязательно при уходе из помещения;

проводить профилактический ремонт технических средств сервисной  службой;

устранять крупные неполадки  или повреждения оборудования только специалистами;

знать и уметь, где  и как можно отключить электропитание в случае чрезвычайных обстоятельств;

не использовать в  работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные  соединения электроприборов, незаземленное  оборудование.

Таким образом, секретарь  отвечает не только за создание, хранение и обработку информации, но и за дальнейшую утилизацию не нужной информации, различной документации. Для сохранения конфиденциальности и защиты организации от не санкционированного доступа. В этом секретарю поможет устройства для уничтожения бумаг «шредер», неотъемлемая часть в работе секретаря.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Важными факторами успеха работы секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре  Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы  знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

Стенографирование, печатание  стенограмм, составление писем и  т.д.