Текстовое документирование, развитие, назначение и область применения

="justify">  Пункты  повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку  именно они и представляют собой  собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

  Формулировка  «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося  заседания, когда уже возможно точно  сформулировать все рассмотренные  вопросы.

  Даже  в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как  самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных  вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется  в дело вместе с протоколом как  отдельный информационный документ.

  Основную  часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится»  из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной  лексики и терминов делового стиля.

  Основная  часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

  Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется  от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются  в родительном падеже фамилия  и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ –  кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется  от третьего лица единственного числа  в прошедшем времени:

Пример 19 

  Если  текст основного доклада готовился  заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю  заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада  в соответствии с повесткой дня  и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20 

  При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован  автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

  Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы  левого поля прописными буквами и  заканчивается двоеточием. Фамилия  и инициалы каждого из выступающих  оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После  тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

  Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и  оформляются также с красной  строки. Фамилию лица, задавшего  вопрос, допускается не указывать. 

Пример 21 

  Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

  Это слово оформляется от границы  левого поля прописными буквами и  заканчивается двоеточием. С красной  строки по пунктам кратко и точно  формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы  в соответствии с номером вопроса  в повестке дня. Номер принятого  решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса  в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу  повестки дня принимается несколько  решений, поручений). См. Пример 22.

  Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой  модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

  Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым  моделям:

1. кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
2. что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).

Пример 22 

Пример 23 

  Если  решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются  решения о назначении, избрании или  утверждении кандидатур или о  персональном составе комиссий, комитетов  и т.п.

Оформляющая часть протокола

  Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24 

  Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.

  Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления  документа на исполнение, имеет право  удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь  коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о  заверении копии. Если копия или  выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как  и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола  предназначена для использования  вне стен родной организации, на нее  стоит поставить оттиск печати.

Пример 25  
Отметка о заверении копии протокола 

  Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем  предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний  экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

  Утверждение оформляется грифом, который располагается  в верхнем правом углу документа  и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности  руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия  указано в заголовочной части  документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и  даты утверждения.

Пример 26 

Пример 27  
Пример оформления протокола   

Виды  полных и кратких  протоколов

Существует два  вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.  Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Вводная часть оформляется  единообразно в полной и краткой  формах протокола. В ней указываются  фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с  указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с  указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно  действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". 

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через  два-три интервала от списка участников.

Основная часть  текста протокола по каждому вопросу  повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... 

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются  фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен  докладчиком в письменном виде, допускается  после указания темы выступления  делать отметку: "текст доклада  прилагается". 

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются  только фамилии лиц, выступивших  в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии  выступившего указывается его должность.