Текстовое документирование, развитие, назначение и область применения

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются  количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших  в голосовании. 

Решение может содержать  один или несколько пунктов, они  располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 

Полные  протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

В практике может применяться  краткая форма протокола, когда  не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе  краткой формы указывается только список присутствующих, рассматриваемые  вопросы и принятые решения 
 
 
 
 
 
 

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

                             Герб РФ

 
 

           МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

 
 

        ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО  ТРАНСПОРТА

                           (РОСЖЕЛДОР)

 
 

                             ПРОТОКОЛ

 
 

   оперативного  совещания у руководителя Федерального  агентства

             железнодорожного транспорта И.О.  Фамилия

------------------------------------------------------------------

 
 

01 января 2007 г.             Москва                      N 01

 
 

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности                       И.О. Фамилия

Наименование должности                       И.О. Фамилия

Наименование должности                       И.О. Фамилия

Наименование должности                       И.О. Фамилия

                                    (фамилии в алфавитном порядке)

 
 

                   I. О (наименование вопроса)

__________________________________________________________________

     (И.О.  Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия,  И.О. Фамилия,

                           И.О. Фамилия)

 
 

1. Принять к  сведению...

2. Руководителям  структурных подразделений...

3. Начальнику управления... И.О. Фамилия...

 
 

                  II. Об (наименование вопроса)

__________________________________________________________________

     (И.О.  Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия,  И.О. Фамилия,

                           И.О. Фамилия)

 
 

1. Принять к  сведению...

2. Руководителям  структурных подразделений...

3. Начальнику управления... И.О. Фамилия...

 
 

Председательствующий                    Подпись       И.О. Фамилия

Секретарь                               Подпись       И.О. Фамилия 
 
 
 
 
 
 
 

Выписка из протокола совещания

Выписка из протокола представляет собой  точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят  выписку. Выписки используются для  доведения принятых на заседании  решений до заинтересованных лиц  или организаций.

Выписка воспроизводит все реквизиты  бланка, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится  выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и печатью.   

Выписка из протокола  содержит следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), место составления, заголовок к  тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»  и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии.     Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.