Текущее хранение документов. Подготовка к передаче на государствееное архивное хранение

Содержание 

1. Введение……………………………………………………………………….2

2. Текущее хранение документов………………………………………………3

2.1. Номенклатуры  дел………………………………………………………….3

3. Подготовка документов к архивному хранению…………………………..15

3.1 Экспертиза ценных документов ……………………………………………15

3.2 Составление номенклатуры дел ……………………………………………22

3.3 Формирование дела …………………………………………………………26

3.4 Оформление дела…………………………………………………………. 28

4. Заключение…………………………………………………………………….32

5. Список литературы……………………………………………………………34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение.

 

     Большой удельный вес в общем, комплексе  делопроизводственных процессов имеют  операции по текущему хранению документов. Это связано с тем, что документы  предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения;
• фиксация информации на различных носителях;
• оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

     Значение  и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры, должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно. 
 
 
 
 

2. Текущее хранение документов

 

 

  

2.1. Номенклатуры дел 

     В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают  большое количество документов. После  их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь  через определенное время, т.е. они  выступают в роли памяти учреждения.

     Быстрый поиск и использование таких  документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку". Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов, а дела служит номенклатура дел.

     Номенклатура  дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.   Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она  служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и  таким образом определяет систему  хранения документов в учреждении.

     Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

     Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный  номер документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована

как схема  построения справочной картотеки на исполненные документы.

— Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со 1 сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура  дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура  дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

     Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур  дел.

     Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и  охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или  индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

     Индивидуальная  номенклатура дел может быть для  организации в целом (сводная) или  отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и  в структурных подразделениях крупных  учреждений конкретная номенклатура дел  представляет собой систематизированный  список названий дел, заводимых в  них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений  объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная  номенклатура как классификационный  справочник имеет структурную схему  построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

     Широкое распространение получили типовые  и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с  указанием их индексов и носит рекомендательный характер".

     Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями  для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут  составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

     Каждая  организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур  дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

     Руководители  структурных подразделений обязаны  не только организовать составление  номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие  специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно  привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя  требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты  могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в  течение предстоящего года, и категории  документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки  дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных  категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов сделопроизводственными и архивными  работниками обеспечит составление  номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

     Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами "Государственной системой документационного обеспечения управления", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность как полученных из вне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

     При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных  архивов" предписывают: "Заголовок  каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и  может только конкретизироваться с  учетом специфики формирования дел  в данной организации"56.

     Из  примерной номенклатуры дел при  составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут быть разъединены  или объединены в конкретной, что  обусловливается или объемом  документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.

     "Сроки  хранения дел, предусматриваемые  типовой или примерной номенклатурой  дел, переносятся в конкретную  номенклатуру дел без изменений"57. Так как главным требованием  к номенклатуре дел является  охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены  документы и временно действующих  комиссий, творческих групп, других  временных образований, созданных  для решения или обсуждения  каких-либо задач. Обязательно  включение в номенклатуру дел  вычислительного центра, общественных  организаций. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков  дел. Требование к заголовку  дела - краткость, четкость, предельная  точность, т.к. именно по заголовку  дела идет поиск необходимого  документа. Начинается заголовок  с указания рода заводимого  дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы,  протоколы, планы, отчеты, акты  и т.п.). Затем содержание заголовка  уточняя данными об авторстве,  вопросе, корреспонденте, периоде,  за которой откладываются документы  и т.п. Понятие "дело" "Основные правила; (боты ведомственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу".

Например, "Личное дело Петрова Петра Петровича'' или

"Дело  о поджоге зернохранилища в  поселке Ивановское Петровского  района".