Текущее хранение документов. Подготовка к передаче на государствееное архивное хранение

     После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает  учреждению уничтожить документы с  временными сроками хранения. Уничтожение  документов оформляется актами. Акт  о выделении к уничтожению  документов и дел подписывают  председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

     3.2 Составление номенклатуры дел

     Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения  об учреждении и его структурных  подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

     Кроме того, очень важно знать и учитывать  требования, закрепленные в таких  нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная  система документационного обеспечения  управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных  архивов, Архивными учреждениями разработаны  и методические пособия по составлению  номенклатур дел.

     К процедуре составления номенклатур  дел необходимо привлекать руководителей  и ведущих специалистов организации  для помощи в определении состава  задач, которые будут решаться подразделениями  в течение года, а также состав документов. Негосударственными организациями  методическую помощь могут оказать  на договорных началах архивные учреждения.

     Номенклатура  дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего  года и после утверждения руководителем  вводится в действие с 1 января. Она  должна ежегодно пересматриваться и  уточняться, а не реже, чем раз  в пять лет, или при изменении  функций и структуры организации  – заново составляться и согласовываться.

     Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения  управления, номенклатур структурных  подразделений – на руководителях  структурных подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны  сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления  их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

     Разработку  номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под  непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего  ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости  корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или  раннее не учтенные документируемые  участки или вопросы деятельности.

     Готовую номенклатуру подразделения сначала  подписывает сотрудник, ответственный  за делопроизводство подразделения, далее  ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным  архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

     Номенклатуру  дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе  формата А4. Сначала ее подписывает  руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения  номенклатуры дел ЭК организации  ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную  комиссию (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения. Согласованная с ЭПК  архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные  подразделения направляют выписки  соответствующих разделов.

     Номенклатуры  печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится  на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

     В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации  и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

     Номенклатуру  пересогласовывают с ЭПК архивного  учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  номенклатуру пересоставляют и согласовывают  независимо от срока ее предыдущего  согласования.

     Номенклатура  дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное  дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

     В организациях, не передающих документы  на государственное хранение, разработанные  номенклатуры ежегодно рассматривают  на заседании ЭК организации. После  одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

     Составляют  номенклатуру по форме, установленной  «Основными правилами работы ведомственных  архивов» (рис. 1).

     Номенклатура  содержит в себе пять граф:

     - первая – индекс дела;

     - вторая – заголовок дела (тома, части);

     - третья – количество дел (томов,  частей);

     - четвертая – срок хранения  дела (тома, части) и номера статей  по «Перечню»;

     - пятая – примечание.

     Наименование  организации УТВЕРЖДАЮ

     НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ Наименование

     должности руководителя

     организации

     ____________ № ________ подпись Расшифровка

     подписи

     на _____________ год Дата

 
 

     Наименование  должности руководителя Подпись  Расшифровка

     службы  делопроизводства подписи

     Дата

     Виза  заведующего архивом

     (лица, ответственные за архив)

     ОДОБРЕНО  СОГЛАСОВАНО

     Протокол  ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

     учреждения

     от ______________ № ________ от ___________ № ________

     Формат  А4 (210Х297 мм)

     3.3 Формирование дела

     Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел.

     Методическое  руководство и контроль за правильным формированием дел в Министерстве осуществляется общим отделом Управления делами и центральным архивом.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные  документы в соответствии с заголовками  дел по одному вопросу; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих  дел; раздельно формировать в  дела документы постоянного и  временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов.

     Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N", дата, подпись  исполнителя или руководителя структурного подразделения.

     Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

     Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные  дела.

     Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о  командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются  в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные  дела, систематизируются по номерам  протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и  другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

     Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

     Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Министерства и  документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан  по личным вопросам.

     Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

     3.4 Оформление дела

     Оформление  дела — это подготовка дела к  хранению в соответствие с установленными правилами.

     Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными  правилами работы ведомственных  архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный  архив.

     Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки  дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса  и заголовка дела, даты дела и  др.

     Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

     Совсем  по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются  металлические скрепки, дела переплетаются  или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них  нумеруются, составляется заверительная  надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а  вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и  они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают  в дело.