Одночасна наявність усіх названих вище ознак  – підстави, мети, причини видання  наказу – у вступі не обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити посилання на нормативно-правові або організаційні документи: закони, постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих органів, положення, правила, інструкції тощо. Мета та причини видання наказу зумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких створено документ.

       Зв'язок між повідомлюваними подіями  у констатуючій частині здебільшого  виявляється усталеними прийменниковими  конструкціями, дієприслівниковими зворотами  тощо. Серед прийменникових конструкцій найуживанішими є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на впровадження тощо.

       Позиційне (на початку речення) розташування стандартних  дієприслівникових зворотів і дієприслівників, що також досить часто слугує для  зв'язку частин тексту розпорядчих документів, можемо проілюструвати такими прикладами: Виконуючи... Впроваджуючи... Вивчивши та узагальнивши... Заслухавши й обговоривши... Розглянувши... Виконуючи вимоги... Беручи до уваги... Враховуючи... Посилаючись... тощо.

       Наприклад:

       Розглянувши заяви та документи, подані до Державної  комісії з цінних паперів та фондового  ринку на видачу ліцензії на здійснення професійної  діяльності на ринку  цінних паперів відповідно до Ліцензійних умов провадження професійної  діяльності на ринку цінних паперів, затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики та підприємництва від 14 березня 2001 року № 49 та рішенням Комісії від 14 березня 2001 року № 60,

       НАКАЗУЮ:

       Більше  того, текстоутворювальна функція може реалізуватися графічно – розбиттям одного речення на абзаци, кожен із яких розпочинається дієприслівниковим зворотом та поєднанням цих двох мовних засобів.

       Заслуговує  на увагу організація тексту у  формі розповіді про події, явища, факти об'єктивної дійсності із збереженням причинно-наслідкових зв'язків.

       Організацію констатуючої частини як розповідь  обирають тоді, коли треба повідомити, зберігаючи хронологічний перебіг  подій, про певну складну управлінську ситуацію, подію, що сталася, встановити причинно-наслідкові зв'язки, що зумовили подію, факт, явище. У цьому разі сполучними елементами констатуючої та розпорядчої частин знову ж таки є прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду на викладене вище, зважаючи на викладене вище тощо, – які оформлюють з абзацного відступу (приклад див. Додаток 3).

       Розділовий  знак на межі констатуючої та розпорядчої  частин не проставляють, окрім випадків, коли це додатково зумовлюється правилами  пунктуації (скажімо, відокремлення  дієприслівникового звороту, що виступає єднальним елементом двох складових тексту).

       Виокремленні нами три змістових ключових аспекти констатуючої частини – підстава, мета, причини видання наказу, – що реалізуються знову ж таки трьома способами організації констатуючої частини – за допомогою прийменникових конструкцій, дієприслівникових зворотів, а також тексту, організованого як розповідь, поєднуються своєрідним структурно-логічним сполучним елементом двох складових тексту розпорядчих документів, заразом – найбільшим виразником їх директивності: ключовими словами. Їх змінюють залежно від номіналу та виду номіналу розпорядчого документа.

       Так, тексти наказів підприємств, які  діють на засадах одно осібності ухвалення рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини («НАКАЗУЮ:»).

       На  просторовому рівні ключові слова  відокремлюються двома міжрядковими інтервалами, окремим рядком (від  межі лівого берега), логічно ж є  продовженням мовленого в констатуючій частині та першопочатком розпорядчої  частини. Доказовим у цьому разі є аналіз пунктуації: немає жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова, двокрапка на межі ключове слово – розпорядча (основна) частина, що потребує додаткового пояснення (а саме? що?).

       Розпорядча  частина має бути чітко структурована.

       Рубрикація  тексту – неодмінна умова розпорядчих  документів. Кожний пункт наказу нумерується  арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується – назвою дії (в  інфінітиві) та строком виконання (за десятинною системою):

       І. Відділові стилістики та культури української мови провести атестацію співробітників до 17.10.2009 року.   

       Значна  за кількістю пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді  таблиці.

       Супроводжувана  подвійними чи й потрійними арабськими цифровими позначеннями, рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин висловлювання. І хоч на перший погляд кожен із пунктів розпорядчої частини здається авто семантичним, утім у такому членуванні чітко, як і має бути, простежується концепція укладача щодо підпорядкованості рубрик. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних повідомлень властиво вкласти якомога більше логічно структурованої інформації в найменшу кількість рядків.

       Пункти  розпорядчої частини можуть містити  конкретні доручення або положення організаційного характеру.

       Доручення формулюють у такий спосіб:

       – доручається (що зробити?);

       – термін виконання  доручення (коли?);

       – назва посади, прізвище, ініціали виконавця  або виконавців (хто  має виконати доручення?).

 

       НАКАЗУЮ:

       1. Провести документальну  планову перевірку  фінансово-господарської  діяльності підприємства  за період з  1 січня 2009 року по 31 грудня 2009 року (відповідальний – заступник директора департаменту Возій О. Л.).

       Відповіді на три ключових аспекти кожного пункту розпорядчої частини: зміст завдання (що зробити?), термін виконання (до якого часу, коли?), відповідальний виконавець (хто має зробити?) можуть реалізуватися за іншою структурно-логічною схемою.

       У такий спосіб організовують пункти розпорядчої частини, що містять конкретні доручення:

       • назва посади, прізвище, ініціали виконавця  або виконавців (хто має виконати доручення?);

       • доручення (що зробити?);

       • термін виконання доручення (коли?).

       НАКАЗУЮ:

       1. Керівникові проектного  відділу № 2 КОЛОМІЙЦЮ  М. І. у термін до 21 травня 2007 року забезпечити доопрацювання проектної документації відповідно до зауважень замовника і передати на узгодження.  

       Вибір граматичної та структурної схеми  залежить від характеру документованої інформації. Перевага зазвичай надається першій структурно-логічній формі – категорично-наказовій, що вмотивовується логічно наголошеним інфінітивом. Друга схема часом породжує двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для будь-яких документів, тим паче розпорядчих.

       Термін  виконання реалізують такими граматичними формами (з… до; з… по, до…; на час складання звіту; постійно тощо).

       Вказівку  про виконавця організовують  через:

• узаконений відступ від послідовного викладу, графічно оформлені дужки: (відповідальний – посада, прізвище ініціали посадової особи) – у такий спосіб зберігається послідовність викладу;
• давальний відмінок посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця або зазначення міністерства, структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках.

       Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого документа, що оформляють окремим пунктом:

       Наказ набирає чинності з 11 жовтня 2009 року.

       Виконавцем  може бути зазначено структурний  підрозділ. Тоді в дужках подають  прізвище його керівника, який для виконання цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців.

       Наприклад:

       НАКАЗУЮ:

       2. Юридичному управлінню (ЗАРУДНИЙ  О. Б.) подати Положення  про експертну  раду з питань  використання коштів  резерву та Інструкцію  про застосування Порядку формування та використання коштів резерву Пенсійного фонду на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.  

       До  такого способу вдаються лише в організаціях 1–2-ї категорії з великим обсягом  документообігу, а також, коли неможливо відразу визначити відповідального виконавця.

       Зауважимо, якщо проектом наказу (розпорядження) цілком або частково скасовуються раніше видані документи з того самого питання, то в передостанньому пункті проекту  документа слід їх перелічити, наприклад:

       НАКАЗУЮ:

       5. Уважати таким,  що втратив чинність, наказ Держкомархіву  України «Про затвердження цін на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні архівні установи на договірних засадах» від 12 червня 2002 року № 165.  

       До  наказу не слід записувати пункт «Наказ довести до відома...». Підрозділи (посадовців), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають в списку розсилань, який виконавець готує разом з проектом наказу.

       Логічної  та структурної завершеності розпорядчій  частині наказів надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

• Контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);
• Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

       Ця  форма інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на його вагомості та необхідності беззаперечного виконання. Конкретні, юридично владні приписи суб'єктів управління, так звані регулюючі рішення, зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

       Проникнути в прагматику членування тексту – завдання складне, зрозуміти ж написане, те, що приховано за словами, як зазначала М. Цвєтаєва, – своєрідна співтворчість. Саме тому слід переконатися, що проект наказу (розпорядження) написано чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Пам'ятайте, що варто дієприслівникових зворотів. Спеціальні (технічні) терміни слід уживати лише в разі потреби, і лише загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і скорочені назви організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосовувати неоднакові, хоча і рівнозначні, терміни для позначення одного й того самого поняття. Недоречно вживати в наказі (розпорядженні) побажання і вирази типу: «підняти рівень», «звернути увагу», «посилити контроль» тощо.

       Недотримання  зазначених норм спричиняє неадекватну  інтерпретацію повідомлення, неправильне  його тлумачення і, як наслідок – навіть невиконання наказу через неузгодженість дій.  

Висновки

 

       В даній курсовій роботі була розкрита тема: «Накази - основна форма документування розпорядчої діяльності на підприємствах»

     Було  розглянуто основні поняття документаційного забезпечення установи; надана характеристика розпорядчим документам; розглянуто поняття наказ, та наведена його класифікація; досліджено процес складання та оформлення наказів; розглянути моменти організування тексту наказів.

       З проведеного дослідження можна  зробити наступні висновки:

       Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції.

       Указаний  документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного  підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

       Накази  за змістом поділяються на такі види:

       - з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганiзацiї митного органу чи структурного пiдроздiлу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);