Учёт документов в архиве

Учет документов в  ведомственном архиве позволяет  своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки.

Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации.  Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм  сотрудников архива.

Учет документов в  ведомственном архиве – обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки.  Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но  избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.

3.3. Задачи ведомственного архива

Ведомственный архив  осуществляет:

• Комплектование документов постоянного и временного срока хранения, документами по личному составу.
• Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве.
• Подготовку и своевременную передачу документов на госхранение  соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой РФ.
• Контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.
• Ведомственный архив составляет и представляет в ГКУ КПОГА годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу после рассмотрения ЭК организации. 
  Организует использование документов:

— выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов во временное пользование в целях служебного использования для работы в помещении организации;

— исполняет запросы организаций и обращения граждан об установлении трудового стажа и о заработной плате, в установленном порядке выдает копии документов и справки.

— ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

В учреждении создается ЭК, которая работает на основе Положения об экспертной комиссии, утвержденной приказом руководителя.

Представляет на согласование в ГКУ КПОГА акты на дела временного срока хранения, выделенные к уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Ежегодно составляет номенклатуру дел и один раз в 5 лет представляет её на согласование в ГКУ КПОГА. В случае изменения структуры и функций составляется новая номенклатура дел.

Участвует в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников отвечающих за делопроизводство и архив.

Ежегодно представляет в ГКУ КПОГА сведения о составе и объеме документов, хранящихся в организации.

 

3.4.Функции архива

В соответствии с главными задачами определены основные функции  архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.

3.4.1.Функция комплектования архива.

Прием документов из структурных  подразделений и фондов личного  происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям

3.4.2.Функция обеспечения сохранности документов.

• Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
• Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
• Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
• Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
• Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

3.4.3.Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

• Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
• Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
• Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов
• в госархив.
• В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.

 

3.4.4.Функция использования документов.

Основная цель использования  документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

1) информирование руководителей  и работников организации о  составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;

2) исполнение запросов  учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;

3) организацию учета  использования документов архива.

3.4.5.Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

1. Архив организации  является основным каналом связи  между госархивом и учреждением - источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.

2. Заведующий архивом  как член ЭК проверяет качество  экспертизы ценности документов  и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

3. Заведующий архивом  участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

4. Заведующий архивом  или другие сотрудники участвуют  в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.

5. Архив контролирует  качество составления номенклатур  в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения.

6. Архив систематически  проверяет формирование и оформление  дел в соответствии с номенклатурой:  порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.

Проверки структурных  подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год Алексеева Е.В. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2004. С.79.

3.4.6.Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и  оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются пригодность  помещения для хранения документов  и физическое состояние документов, систематичность поступления дел  из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.

2. Совместно с работниками  делопроизводственной службы ведущей  организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.

3. Особое внимание  уделяется организации экспертизы  ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.

4. Работники архива  участвуют в разработке методических  пособий для учреждений системы.

5. Архив вышестоящего  учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.

3.5.Основные учётные документы

Государственный учет в  ведомственных архивах ведется  по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.

Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как правило,

вспомогательные учетные  документы целесообразно вести  в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).

Основными учетными документами  являются:

• книга учета поступлений документов (приложения № 1) — для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
• список фондов (приложение № 2) — для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;
• лист фонда (приложение № 3) — для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду, коллекции в целом, фиксации изменений в названии фонда;
• опись дел, документов (приложения № 4) — для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Разновидностью описи является книга учета и описания аудиовизуальных документов;
• реестр описей (приложение № 5) — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
• дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов дело организации сдатчика документов; (приложения № 6)
• лист-заверитель — для учета количества листов в деле (приложения № 7).
• паспорт архива (приложение № 8);
• карточка фонда (приложение № 9);
• формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и  долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют  ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.

Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается  валовой номер по листу фонда. Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения индекс "в".

Порядковый номер описи  структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86).

Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например, нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются с учета.