Уніфікація і стандартизація документів

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимоглигово, з точки зору приктики сучасного менеджменту, формального підходу до уніфікації управлінських документів. Зокрема, були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації, встановлені основні формати документів на паперових носіях –А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забежпечується його гнучкістю, що вимагає негайного реагування всіх складових управління, включаючи адаптацію носіїв до нових іноваційних технологій. Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту ,знаків або інших символів.

Виходячи з цього, з точки зору формальної уніфікації структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів: лінійної, матричної, деревовидної і текстової.

Лінійною структурою називають таку, що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів.

Кожний реквізит документа має свій порядковий номер.

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі, при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.

Така структура більш відома як таблична. В таблицях рядок називають підметом, а стовпець-присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризує в таблиці, присудок - його ознаки. У графах таблиці вказують значення ознак, що є функціями двох аргументів: підмета і присудка. Часто матриця (таблиця) використовується для зведення техніко-економічних показників, розрахунків.

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому, і зв’язок між реквізитами відсутній. У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям, а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів, які, в свою чергу, поділяються на більш конкретизовані, і між реквізитами встановлюється складні зв’язки, що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури.

У графічному зображені деревовидної структури документа перший рівень включає реквізити, що належать безпосередньо документа, другий рівень - реквізити, пов’ занні з розкриттям інших реквізитів. Кількість рівнів може збільшуватись, а реквізити - ще більше диференціоватись.

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів, що обробляються за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Вони, як правило, подаються у вигляді таблиці або анкет. Анкета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв’язків. Зміст тексту в таких формах, предається за допомогою спрощених конструкцій, цифр або інших позначень.

Анкета - це форма представлення уніфікованого тексту, що містить характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками. До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак, до змінної-їх конкретні характеристики. Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовується горизонтально. В анкетах при поданні постійної інформації, вираженої словосполученнями,головне слово ставиться в називному відмінку.

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію щодо різноманітних показників за одним і тим самим переліком ознак. Зоголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак, а заголовки і підзаголовки рядків –найменування об’єктів.

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі вназивному відмінку.

У випадках, коли перелік об’єктів є постійним, їх найменування вносять у таблицю як постійну інформацію. Клітини, утворені на перетині рядків і стовпців, заповнюються змінною інформацією, що характеризує кокретний об’єкт за певною ознакою. Якщо найменування ознак у таблиці не вчерпує характеристику об’єкта, до неї включають графу “Примітки”.

Для створення кокретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придатну.Д оцільно використовувати максимально спрощені структури.

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою стуктурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією. Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої послідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який складається з двох частин: вступної, що містить обгрунтування проблеми, встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає посилання на нормативні акти основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наслідком уніфікації, прямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді.

Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів:

      типізація;

      трафаретизація.

В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадких документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні, а змінна – у процесі складання кокретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднується, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту вописовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів, що містять спільні формулювання і мають однакову структуру. Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом, які не мають змістового навантаження і тим самим ”забруднюють“ інформаційні мережі, перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

      типової структури реквізитів;

      типових зон для однорідних реквізитів;

      вимого до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі;

      порядку надання документам, що містяться в комп’ютерних системах і мережах, юридичної сили.

1.3.Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супроводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових. Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікаціїї за різними ознаками: використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації; встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов’язаних між собою систем, призначених для обслуговування управлінської сфери. Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

      введення обмежувальних переліків форм документів;

      створення взаємопов’язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів, однакових або близьких за призначенням;

      уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації;

Стандартизаціїї термінів.

Вид документа - це така сукупність окремих документів, один із якої основний документ - є універсальною основою для створення або оформлення документів, аналогічних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям. Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об’єднаних за якоюсь спільною ознакою.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об’єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт ,виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документовання управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі кокретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

      відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

      відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;

      роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційні проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено “Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19). Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або мають часту повторюваність, після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень, які є семизначними числами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем матиматичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію.

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм,що входять до тієї чи іншої сиситеми. Створення взаємопов’язаних комплексів документів, уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

      ДСТУ 3843-99 ”Державна уніфікована система документації.

Цими стандартами встановлено ,що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою визначається формат, корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості управлінських документів, що функціонують у сучасному менеджменті.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов’язані з необхідністю документування кількох функцій управління. Якщо всі системи документації мають три рівні, то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої форми організаційно-розпорядчого документа -0273110-наказ по особовому складу.

Уніфікована сиситема організаційно-розпорядчої документації, включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення, та деякі інші - всього 73 уніфіковані форми документів. Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту. Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління.УСОРД складається з таких підсистем: