Уніфікація і стандартизація документів

      підсистема, призначена для розв’язання завдань створення, реорганізації та ліквідації організацій,установ і підприємств;

      підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем, так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як традиційним способом, так і за допомогою комп’ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки, при цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів, у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги.особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік. Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні, від від локального до міжнародного, є однакове тлумачення понять і термінів. Ті з них,що використовуються в процесі уніфікації документів, можна умовно поділити на дві групи: перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів (уніфікація і стандартизація документів, документ, уніфікований документ, уніфікована форма документа, вид документа, уніфікована система документації,формуляр-зразок тощо), друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації (бланк документа, реквізит, текст, анкета, трафарет, таблиця, табулятор...) Перша група має теоретико-методично значення, а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

1.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язані з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. Такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу,мають здійснюватись на основі відповідної державної програми. Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стіндартизації управлінських документів:

      досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

      зменшення кількості видів документів;

      підвищення інформативності документів;

      системність;

      комплексність;

      стабільність вимог;

      економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих ьелементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймі для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких, інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна. Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчогих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті.ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. Оскільки організаційно-розпорядчі документи є преважно текстовими,в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональність, що виявляється як при документування основних функцій управління, так і в межах певного рывня управління, тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів, незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки. Основні правила і вимоги до створення, обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 “Державна уніфікована система документації  Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. Вимоги до оформлення документів ”.

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ, підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації. Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту. В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління: набагато більшого значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел, якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятий шлях розв’язання даної проблеми, який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягненням уникнення дублюванням інформації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Сиситемний піжхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обгрунтуванням. Загальня класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів, що складають державну систему красифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації, при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформленя документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано:вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів ,що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконання управлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередьо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

      вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

      вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

Даний принцип уніфікації форм документів у відповідності з вимогами сучасного менеджменту реалізовується шляхом доповнення і обробки більшості реквізитів за допомогою технічних пристроїв.Це зменшує витрати непродуктивності ручної праці і часу на підготовку та оформлення документованих управлінських рішень.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному виглядіпередбачає докальну і комплексну уніфікацію документів. Таким чином, попередній період уніфікації управлінських документів обмежився уніфікацією форм документів по визначених типових функціях управлінської діяльності типових органів державного управліня. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення.

РОЗДІЛ 2

Стандартизація управлінських документів

2.1. Стандартизація управлінських документів

Уніфікація управлінських документів полягає у встановленні єдиного складу й форм цих документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації на основі спільних функцій керування, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

З 07.01.1997 року введений у дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації й кодування техніко-економічної й соціальної інформації. ДКУД являє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД).

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова документація;

3) банківська документація;

4) фінансова документація;

5) звіїно-статистична документація;

6) планова документація;

7) ресурсна документація;

8) торговельна документація;

9) зовнішньоторговельна документація;

10) цінова документація;

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

14) документація з Пенсійного фонду;

15) словниково-довідкова документація.

Можна сказати, що ці 15 класів вичерпно класифікують управлінську документацію. Однак, у процесі викладання управлінського документознавства доцільніше використовувати простішу класифікацію управлінської документації. Згідною з нею, вона поділяється лише на три великі різновиди:

      організаційно-розпорядча документація,