Министерство  сельского хозяйства  РФ

ФГОУ 

по дисциплине «Делопроизводство»   
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка

заочного  отделения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Воронеж 2012

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Унификация  и стандартизация управленческих

       документов.

     Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

     Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

     В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

     С 01.07.1998 года в Российской Федерации  введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший  существенные изменения в оформление управленческой документации в связи  с компьютеризацией делопроизводства.

Требования  к управленческой информации

     Учет - это вид деятельности, предметом которой является информация. Учет предполагает сбор, обработку, классификацию, систематизацию и отражение информации в специальных регистрах на каких-либо носителях. В экономической практике используются различные виды учета: финансовый (бухгалтерский), управленческий (оперативный), статистический, налоговый учет и др.

     Общая цель всех видов учета - упорядочение информационных потоков для эффективного использования в управленческих решениях и сохранение информации для  архива.

     Оперативная информация используется в целях принятия управленческих решений, составления и анализа финансовой отчетности предприятия, долгосрочного и текущего планирования, исполнения налоговых обязательств. Отличительной особенностью оперативной информации является ее конфиденциальность. Оперативная информация должна быть доступна только для специалистов предприятия. Управленческий (оперативный) учет - внутреннее дело каждой организации. Для ведения этого учета могут быть использованы любые формы и регистры, разработанные самой организацией.

     Все виды учета являются составной частью интегрированной управленческой информационной системы. При создании такой системы необходимо ответить на следующие вопросы:

• какая информация нужна;
• кому нужна эта информация;
• почему нужна эта информация;
• когда она необходима;
• где получить информацию;
• как должна собираться и обрабатываться информация;
• какие виды отчетов нужны и какой должна быть их регулярность?

     Проектирование  должно предусмотреть использование  информационных технологий и способы обмена информацией.

     Какая информация нужна? Информация различается по степени детализации и стилю представления. Степень детализации оперативной информации зависит от иерархии управления. Детализация и стиль представления оперативной информации зависят от получателя. Высшему управленческому персоналу требуется обобщенная оперативная информация. Она должна быть наиболее интегрированной и с более длительным периодом представления. Обобщенная оперативная информация может представляться ежемесячно.

     Кому  необходима информация? Оперативная информация предназначена для внутреннего пользования. Состав пользователей информации определяется структурой организации, которая зависит от вида деятельности. Пользователей информации можно разделить на две составляющие: управленческий персонал и непосредственно исполнители.

     Почему  необходима информация? Оперативная информация необходима:

1. для принятия оперативных управленческих решений управленческим персоналом;
2. реализации управленческих решений специалистами организации;
3. определения отклонений достигнутых результатов от прогнозируемых;
4. разработки мероприятий по выявленным отклонениям.

     Когда необходима информация? Информация должна быть достоверной и достаточной для принятия управленческих решений. Излишняя информация создает информационный шум, который может повлиять на эффективность принимаемых решений. Тому, кто представляет информацию, следует осторожно выбирать время доклада. Иногда лучше представлять промежуточную информацию, чем ждать появления окончательной.

     Где получить информацию? Информацию различают как первичную и вторичную. Источник информации, определяемый схемой документооборота, утвержденной руководством организации, можно отнести к вторичной информации. Внешними источниками информации могут быть поставщики и покупатели, конкуренты, реклама, государственные органы и др. Таким образом, наблюдение за внешней средой позволяет собрать первичную информацию, необходимую для бизнеса.

     Как должна собираться и  обрабатываться информация? Оперативная информация может собираться такими способами, как сводки, доклады, опросы, диспетчирование и др. Большие информационные массивы целесообразно обрабатывать с использованием компьютерных технологий. Затраты на сбор и обработку информации должны быть соизмеримы с прибылью от владения этой информацией.

     Какие виды отчетов нужны  и какой должна быть их регулярность? Отчеты могут быть регулярными и специальными. К регулярным отчетам относятся такие отчеты, как ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые, годовые. Специальные отчеты - это дополнение к регулярным отчетам. Специальные отчеты составляются на основе длительного наблюдения и контроля за отдельными хозяйственными ситуациями.

     Требования  к качеству информации. Основными принципами учета оперативной информации являются качественные характеристики этой информации и принципы ее учета. Основное требование к учетной информации - это ее полезность для принятия решений различными группами пользователей. Полезность информации определяется специальными характеристиками.

1. Ясность. Ясность информации вытекает из ее точности. Информация должна быть понятной для пользователя, обладающего определенным уровнем профессиональных знаний.
2. Уместность. Информация должна относиться к делу, влиять на экономические решения пользователя, помогать в оценке разновременных (прошлых, настоящих и будущих) экономических ситуаций.
3. Содержательность. Информация должна относиться к определенному экономическому явлению, быть необходимой и достаточной для восприятия этого явления. В ней не должно быть лишних сведений, которые могли бы привести к искажению экономической сущности.
4. Существенность. Информация считается существенной, если ее отсутствие или неправильная оценка могут повлиять на решение пользователя.
5. Своевременность. Значимая информация должна без задержки включаться в оперативный анализ и отчетность.
6. Полнота отражения. Информация должна отражать все экономические ситуации в организации.
7. Логичность. Информация должна строиться по законам логики. Закон тождества, в соответствии с которым предмет информации в пределах одного сообщения должен оставаться неизменным, чтобы не было подмены одного предмета другим. Этот закон противодействует неопределенности и не конкретности информации. Несоблюдение этого закона влечет за собой логическую ошибку, называемую «подменой тезиса». Закон противоречия, согласно которому не могут быть одновременно истинными два сообщения, одно из которых что-либо утверждает об экономическом явлении, а другое отрицает это в то же самое время. Закон исключенного третьего, смысл которого заключается в следующем: если имеются два противоречащих одно другому сообщения об экономическом явлении, то одно из них истинно, а другое ложно. Между ними не может быть ничего среднего. Закон достаточного основания, согласно которому, для того чтобы признать информацию достоверной, необходимы доказательства и обоснования, подтверждающие эту достоверность.
8. Достоверность. Информация является достоверной, если она не содержит существенных ошибок, правдиво отражает хозяйственную деятельность.

     Таким образом, качественные характеристики оперативной учетной информации предопределяют полезность оперативной отчетности для пользователей. В каждом конкретном случае та или иная характеристика информации становится более или менее важной. В нахождении оптимального сочетания всех характеристик проявляется профессионализм специалистов контроллинга и экономистов-аналитиков. Соблюдение всех вышеперечисленных требований к качеству информации должно сочетаться с ограничением затрат и выгоды, которое состоит в том, что выгода от информации должна быть больше, чем затраты на ее получение. Выполнение требований к качеству оперативной учетной информации должно дать в результате правдивую, полную, полезную оперативную отчетность о деятельности организации.

     Особенности оформления реквизита « Дата документа»

     Датой документа считается дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.

     Для обозначения дней месяца и месяцев  всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел  месяца с 1 по 9 и для месяцев с  января по сентябрь в датах добавляется 0, например: 01.09.2008.

     После написания даты цифровым способом не ставиться буква «г» с точкой или просто точка за исключением  тех случаев, когда точкой заканчивается предложение т. к. в конце предложения всегда ставится точка.

     При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором  после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово год, например: 11 марта 2000 г.

     При словестно-цифровом способе изображения дат обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например: 08 декабря 2004 г.

     При датировании служебных документов не допускается употребление римских  цифр.